Webinaire – Registres comptables

Transcription du webinaire

Diapositive 3 – Registres comptables

Kalina : Je vous souhaite la bienvenue au webinaire de l’Agence du revenu du Canada sur les registres comptables.

Merci de prendre le temps de vous joindre à nous aujourd’hui.

Je m’appelle Kalina et je serai votre animatrice pour notre discussion d’aujourd’hui.

Diapositive 4 - Objectif

Kalina : L’objectif de la présentation d’aujourd’hui est de vous renseigner sur la tenue des registres comptables de votre organisme de bienfaisance, ainsi que de faire ressortir d’autres considérations importantes.

Après la présentation, si vous avez des questions sur la tenue de registres comptables adéquats, vous pouvez vous adresser à nos représentants du service à la clientèle au 1-888-892-5667.

[Cahier de notes ouvert avec un crayon.]

Diapositive 5 - Aperçu

Kalina : La présentation commencera par un aperçu de la tenue de registres comptables adéquats.

Ensuite, nous discuterons des documents financiers, des ententes écrites conclues avec des donataires non reconnus, des reçus de dons et des périodes de conservation des registres comptables.

Diapositive 6 – Registres comptables adéquats (1/2)

Kalina : Que sont donc des registres comptables adéquats?

Premièrement, il faut souligner que les registres comptables doivent être conservés au Canada.

Ils doivent être conservés à l'adresse canadienne qui figure aux dossiers de l’ARC sur votre organisme de bienfaisance. Cette adresse ne peut être une case postale. Cela comprend tous les registres comptables concernant les activités effectuées à l'extérieur du Canada. Les registres comptables d'un organisme de bienfaisance ne peuvent pas se trouver à une adresse étrangère. Vous devez donc vous assurer que les dossiers qui se trouvent à l’étranger sont envoyés au Canada et y sont tenus.

Ces règles s’appliquent aux registres électroniques et aux registres électroniques conservés dans l’infonuage^{Note de bas de page 1} . Nous en parlerons brièvement plus tard.

En cas de conditions météorologiques défavorables, nous recommandons également de conserver des copies des registres comptables dans un lieu distinct, de préférence à l’extérieur du site, à des fins de sauvegarde.

[Carte du Canada avec drapeau canadien.]

Diapositive 7 – Registres comptables adéquats (2/2)

Kalina : Pour être considérés comme étant adéquats, les registres comptables doivent permettre à l’ARC de vérifier :

• les revenus de l’organisme de bienfaisance, y compris les dons de bienfaisance reçus;
• si les ressources sont consacrées à des programmes de bienfaisance;
• si les activités elles-mêmes relèvent toujours de la bienfaisance.

Nous vous recommandons de conserver toutes les pièces justificatives relatives à vos revenus, à vos dépenses et à vos activités de bienfaisance. Ces documents permettront à l’ARC de vérifier les points que nous venons de mentionner.

Il est aussi important de noter que vos registres comptables doivent être tenus dans l’une des langues officielles du Canada, c’est-à-dire en français, en anglais ou dans les deux langues. Sinon, vous devrez les faire traduire dans l’une des deux langues officielles.

Diapositive 8 – Comprendre les registres comptables (1/2)

Kalina : Regardons maintenant ce que comprennent les registres comptables à l’aide de quelques exemples.

Règle générale, les registres comptables comprennent tous les documents écrits relatifs aux activités et aux transactions financières de votre organisme de bienfaisance, et toutes les correspondances pertinentes.

Si vous avez des doutes au sujet de certains documents, nous vous recommandons de les conserver dans vos registres.

[Documents empilés.]

Diapositive 9 - Comprendre les registres comptables (2/2)

Kalina : Les registres comptables peuvent comprendre de nombreux articles. La liste présentée ici n’est pas complète, mais elle comprend les types de documents que vous trouverez souvent dans des registres comptables. Bien entendu, puisque chaque organisme de bienfaisance est différent, certains des exemples pourraient ne pas s’appliquer à votre organisme :

• Les documents constitutifs, comme les lettres patentes, les actes constitutifs, les règlements administratifs et les documents de fiducie
• Les documents financiers, les documents sources et les accords écrits – nous y reviendrons un peu plus tard
• Les copies des reçus de dons
• Les procès-verbaux des réunions du conseil administratif - ils peuvent nous aider à déterminer si le conseil dirige les activités et les décisions financières de l’organisme de bienfaisance
• Les factures
• Les contrats
• Les dossiers électroniques
• Les rapports annuels
• Les inventaires

Diapositive 10 – Documents financiers (1/2)

Kalina : Regardons maintenant quelques exemples de documents financiers. Ceux-ci peuvent comprendre :

• Des énoncés financiers
• Le grand livre général
• Les comptes de dépenses
• Les états de rapprochement bancaire
• Les comptes débiteurs et les comptes créditeurs
• Les registres de paie
• La taxe de vente provinciale, la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée
• Et des copies de vos déclarations de renseignements annuelles, qu’on appelle formulaire T3010

Diapositive 11 - Documents financiers (2/2)

Kalina : Souvenez-vous que les dossiers financiers peuvent aussi comprendre des notes préparées, comme :

• Les politiques comptables – par exemple, les taux d’amortissement
• Les détails des investissements – comme les dates d’échéance et les taux d’intérêt
• Les sources de revenus – comme les subventions gouvernementales et le type de subvention
• Les transactions avec des parties ayant un lien de dépendance
• Des informations sur des fonds qu’un donateur vous a demandé de conserver pour au moins 10 ans
• Et toute obligation future

En plus de conserver ces documents dans vos registres comptables, vous pouvez aussi remettre les notes préparées avec votre formulaire T3010.

Diapositive 12 – Pièces justificatives

Kalina : Nous avons aussi mentionné les pièces justificatives. Encore une fois, il s’agit de tout document que l’ARC peut utiliser pour aider à vérifier le contenu de vos autres registres comptables. En voici quelques exemples :

• Des factures de vente
• Des factures d’achat
• Des reçus de caisse
• Des contrats officiels
• Des enveloppes de dons – on trouve ces enveloppes le plus souvent auprès des organismes de bienfaisance religieux
• Des bons de livraison
• Des bordereaux de dépôt
• Des chèques
• Des relevés bancaires
• Et toute correspondance à l’appui de ces transactions – cela comprend toute correspondance, écrite ou sous une autre forme

Diapositive 13 – Accords écrits avec des donataires non reconnus (1/5)

Kalina : Accords écrits.

Ces accords sont recommandés aux organismes de bienfaisance qui travaillent avec des donataires non reconnus, au Canada comme à l’étranger, à titre d’intermédiaires ou, selon la nouvelle option, à titre d’organismes bénéficiaires.

Dans les deux cas, les accords écrits ne sont pas requis aux termes de la loi, mais sont fortement recommandés. Un accord écrit décrit la nature de la relation entre l’organisme de bienfaisance et le donataire non reconnu.

[Stylo plume traçant des lignes.]

Diapositive 14 - Accords écrits avec des donataires non reconnus (2/5)

Kalina : Dans le cas des intermédiaires, les accords écrits servent à assurer la direction et le contrôle de vos activités, ainsi qu’une excellente façon de démontrer à l’ARC que vous avez conservé la direction et le contrôle. Ils servent aussi à démontrer que l’intermédiaire réalise les activités de l’organisme de bienfaisance et utilise les fonds de manière appropriée.

Dans le cas des organismes bénéficiaires, les accords écrits servent à répondre aux exigences législatives relatives à la tenue de documents sur la tenue des documents de subvention et à faire en sorte que les ressources servent exclusivement à des activités de bienfaisance afin de réaliser les fins de bienfaisance de l’organisme. 

Diapositive 15 - Accords écrits avec des donataires non reconnus (3/5)

Kalina : Dans le cas des activités ponctuelles, où le nombre de ressources investies est faible, un accord écrit ne serait peut-être pas utile ni nécessaire, mais il constitue un outil important pour les relations continues et les activités répétées.

Nous recommandons aussi que vous revoyez et mettiez à jour vos accords écrits régulièrement pour veiller à ce qu’ils soient à jour.

Diapositive 16 - Accords écrits avec des donataires non reconnus (4/5)

Kalina : Voici quelques informations qu’un bon accord écrit doit comprendre afin de vous donner un exemple de ce à quoi il pourrait ressembler :

• La description des activités et la façon dont elles réalisent la fin de bienfaisance de l’organisme
• Le lieu des activités
• Toutes les périodes et échéances
• Les exigences en matière de rapports d’étape et de rapports financiers

Particulièrement pour les relations avec des intermédiaires :

• Un énoncé sur le droit d’inspecter l’activité et les registres comptables connexes
• Une clause sur l’émission de directives permanentes

Pour en savoir plus sur les accords écrits, vous pouvez consulter nos lignes directrices sur l’utilisation d’intermédiaires.

Diapositive 17 - Accords écrits avec des donataires non reconnus (5/5)

Kalina : Pour en savoir plus sur l’utilisation d’intermédiaires, vous pouvez consulter les liens présentés ici. L’un concerne l’utilisation d’intermédiaires au Canada et l’autre, l’utilisation d’intermédiaires à l’étranger.

Vous trouverez également un lien vers nos lignes directrices sur les subventions accordées aux donataires non reconnus.

(Sommaire des lien sur la diapositive :

Utilisation d'un intermédiaire afin de mener les activités d'un organisme de bienfaisance au Canada

Les organismes de bienfaisance canadiens enregistrés qui mènent des activités à l’extérieur du Canada

Organismes de bienfaisance enregistrés accordant des subventions à des donataires non reconnus)

Diapositive 18 – Reçus de dons (1/2)

Kalina : Voici un dernier exemple de documents que vous devez inclure dans vos registres comptables : les reçus de dons, qui sont évidemment très importants à conserver. Même si votre organisme de bienfaisance a le choix d’en remettre ou non, ceux que vous remettez doivent être conservés dans vos registres comptables.

Pour ce qui est des dons en espèces, vous pouvez remettre un reçu cumulatif à la fin de l’année ou remettre des reçus individuels chaque fois que vous recevez un don. Vous avez le choix, mais vous ne pouvez pas faire les deux. Pour les dons autres qu’en espèces, par exemple lorsqu’une personne donne un article à votre organisme, un reçu individuel doit être remis pour chaque don.

Puisque la plupart des donataires ont des attentes particulières par rapport aux reçus, il est important de vous assurer que vos donataires connaissent vos politiques en matière de reçus. Par exemple, si vous remettez des reçus officiels pour des dons supérieurs à un montant particulier, assurez-vous que vos donataires potentiels sont au courant.

[Reçu de don.]

Diapositive 19 - Reçus de dons (2/2)

Kalina : Voici un exemple de reçu remis pour un don en espèces.

Ces reçus doivent comprendre les renseignements suivant :

• Un énoncé qu’il s’agit d’un reçu officiel aux fins d’impôts
• Le nom et l’adresse de l’organisme de bienfaisance tels qu’ils apparaissent dans les dossiers de l’Agence du revenu du Canada
• Un numéro de série unique
• Le numéro d’enregistrement remis par l’ARC
• L’endroit où le reçu a été remis — ville, municipalité
• La date ou l’année où le don a été reçu
• La date de remise du reçu
• Le nom au complet, y compris l’initiale du deuxième prénom, et l’adresse du donataire
• Le montant du don
• Le montant et la description de tout avantage dont bénéficie le donataire
• Le montant admissible du don
• La signature d’une personne autorisée par l’organisme de bienfaisance à reconnaître les dons
• Le titre et l’adresse Web de l’ARC

Les reçus pour les dons autres qu’en espèces doivent aussi comprendre :

• La date à laquelle le don a été reçu, si elle n’est pas déjà indiquée
• Une courte description du don reçu
• Le nom et l’adresse de l’évaluateur, si le don a été évalué

Des exemples de reçus officiels de dons sont disponibles dans les pages Web Organismes de bienfaisance et dons, sur Canada.ca.

Veuillez noter qu’afin de simplifier la délivrance de reçus officiels de dons et d'adapter le processus de délivrance aux pratiques modernes des organismes de bienfaisance, le budget de 2024 propose des modifications qui entreraient en vigueur si la sanction royale est reçue. Ces modifications seraient alors communiquées sur notre site Web dès leur mise en œuvre. La meilleure façon de vous informer est de vous inscrire à notre liste d'envois électroniques.

(lien sur la diapositive menant à la page Exemples de reçus officiels de dons)

[Reçu de don.]

Diapositive 20 – Registres comptables électroniques

Kalina : Registres électroniques

Les registres électroniques sont assujettis aux mêmes règles et aux mêmes périodes de conservation que celles dont nous discuterons bientôt.

Les registres comptables créés et tenus en format électronique doivent être conservés dans un format lisible par voie électronique, même s'il existe des imprimés papier des registres électroniques.

Qu’entend-on par format lisible par voie électronique? Un format lisible par voie électronique signifie des renseignements appuyés par un système ayant la capacité de produire une copie accessible et utilisable pouvant permettre aux vérificateurs de traiter et d'analyser les registres électroniques à l'aide du matériel de l'ARC – autrement dit, ils doivent être conservés dans un format qu’on peut raisonnablement supposer que l’ARC sera capable d’ouvrir et de lire.

Si des documents sources sont d’abord créés, transmis ou reçus en format électronique, ils doivent être conservés dans un format lisible par voie électronique.

Les documents et registres comptables en format papier transférés sur images balayées par scanneur et conservés en format électronique sont acceptables si des pratiques d’imagerie appropriées sont suivies et documentées.

Et maintenant, le stockage infonuagique. Nous savons qu’il est très utile, mais il comporte aussi son lot de risques. Nous sommes d’avis que si les registres comptables sont stockés et accessibles dans un serveur situé au Canada, le stockage infonuagique est permis de façon temporaire. Les registres comptables qui sont conservés à l’extérieur du Canada, mais qui sont accessibles par voie électronique au Canada ne sont pas considérés comme tenus au Canada.

Pour en savoir plus sur la tenue de registres comptables en format électronique, consultez la publication IC05-1R1 – Tenue de registres électroniques.

(lien sur la diapositive menant à la publication IC05-1R1 – Tenue de registres électroniques)

[Registres électroniques.]

Diapositive 21 – Conservation des registres comptables (1/3)

Kalina : Nous sommes maintenant au dernier sujet de la journée : les périodes de conservation. Combien de temps devez-vous conserver vos registres comptables?

Il y a trois types de périodes de conservation, en fonction du type de registres. À noter qu’il s’agit là des exigences de conservation de l’ARC et les organismes de bienfaisance enregistrés doivent vérifier auprès de leur bureau d’enregistrement pour s’assurer de respecter aussi ses exigences.

Le premier des trois types de périodes de rétention est « aussi longtemps que l’organisme de bienfaisance est enregistré, et deux ans après la révocation de son enregistrement ».

Cette période s’applique :

• aux documents constitutifs et aux règlements administratifs
• aux procès-verbaux des réunions des administrateurs, des fiduciaires et des cadres
• dans le cas d’une société, les procès-verbaux sont conservés jusqu’à deux ans après la dissolution de la société
• les procès-verbaux des réunions des membres
• les registres des dons à conserver pendant 10 ans

Donc, tous ses documents doivent être conservés aussi longtemps que l'organisme de bienfaisance est enregistré et au moins deux ans après la date de révocation de son enregistrement.

À titre d’information, un don à conserver pendant 10 ans est un don particulier fait à un organisme de bienfaisance enregistré, qui est assujetti par écrit à une fiducie ou à une stipulation du donateur portant conservation du bien pendant au moins dix ans à partir de la date à laquelle le don a été fait. Une telle restriction s'applique au bien donné, ou à tout bien qui lui est substitué par l'organisme de bienfaisance qui reçoit le don, ou par un autre organisme de bienfaisance enregistré (si le don lui est transféré).

[Classeur ouvert montrant des fiches.]

Diapositive 22 - Conservation des registres comptables (2/3)

Kalina : Le deuxième type de période est de « six ans après le dernier jour de l'année d'imposition à laquelle les documents se rapportent, et deux ans après la date de révocation de l'enregistrement »

Cette période s’applique :

• aux grands livres généraux ou à tout autre livre d’inscription définitive renfermant le sommaire des transactions reportées d'une année à l'autre et les comptes nécessaires à la vérification des entrées
• aux états financiers, aux pièces justificatives et aux copies des déclarations de renseignements annuelles

Encore une fois, pour une société dissolue, les registres ne doivent être conservés que pendant deux ans après la date de la dissolution plutôt que six ans.

Diapositive 23 - Conservation des registres comptables (3/3)

Kalina : Le dernier type de période de conservation s’applique particulièrement aux reçus de dons. Les reçus « doivent être conservés au moins deux ans après la fin de l'année civile où les dons ont été faits ».

Cela s’applique aux copies de reçus officiels de dons, à l’exception des dons à conserver pendant 10 ans, qui font partie d’un autre type de période de conservation, comme on l’a vu un peu plus tôt.

Cette période de conservation s’applique également aux enveloppes de dons, qui, comme on l’a vu plus tôt, sont considérées comme des pièces justificatives. Ces dernières doivent aussi être conservées pendant deux ans.

Diapositive 24 – Autres considérations

Kalina : Pour terminer la présentation, voici quelques autres points à prendre en considération en ce qui concerne les registres comptables.

Votre organisme de bienfaisance demeure responsable des registres conservés par des tiers. Ces registres doivent aussi être facilement accessibles, au même titre que tous vos registres comptables.

Nous vous recommandons de conserver vos registres comptables au même endroit, facile d’accès. Nous vous recommandons aussi de conserver une copie de sauvegarde à un autre endroit afin de vous prémunir contre la possibilité de perdre ou d’endommager vos registres.

Il est très important que vous puissiez rendre les registres disponibles aux représentants de l’ARC si on vous en fait la demande.

Diapositive 25 – Où trouver ces renseignements (1/2)

Kalina : Si vous avez manqué des informations, voulez en savoir plus ou voulez revoir les informations plus tard, voici comment nous trouver dans notre site Web.

Notre page Organismes de bienfaisance et dons – Index A à Z est accessible depuis notre page d’accueil, à canada.ca/organismes-bienfaisance-dons. Vous pouvez y chercher plus de 400 sujets liés aux organismes de bienfaisance grâce à un simple mot-clé. Dans l’index, vous n’avez qu’à taper ce que vous cherchez. Par exemple, nous avons tapé le mot « registres » et nous avons obtenu quatre possibilités.

(lien sur la diapositive menant à canada.ca/organismes-bienfaisance-dons)

Diapositive 26 - Où trouver ces renseignements (2/2)

Kalina : Vous trouverez aussi facilement de l’information en utilisant un moteur de recherche. Voici comment :

Tapez d’abord « ARC organismes de bienfaisance » suivi du sujet sur lequel vous voulez de l’information.

Vous trouverez la plupart des informations dont nous avons parlé aujourd’hui dans la page sur les registres comptables. Cette page contient aussi quelques infographies qui résument l’information sur les registres comptables.

Diapositive 27 – Communiquez avec nous

Kalina : Pour terminer, voici le numéro où rejoindre nos agents du service à la clientèle qui ne s’occupent que des organismes de bienfaisance : 1-888-892-5667. Vous pourrez parler directement à un de nos représentants. Vous pouvez les joindre du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, heure locale.

Merci d’avoir participé au webinaire aujourd’hui. Nous espérons que nous avons pu répondre à vos questions.

Nous vous enverrons un lien vers un sondage en ligne sur le webinaire. Veuillez prendre quelques minutes pour y répondre.

Vos commentaires sont très importants pour nous. Ils nous aident à évaluer l’efficacité de nos webinaires et à planifier d’autres activités de visibilité.

Si vous voulez recevoir des nouvelles et des mises à jour de l’ARC, nous vous recommandons de vous inscrire à notre liste d’envois électroniques, à canada.ca/organismes-quoi-de-neuf.

Et si ce n’est pas déjà fait, inscrivez-vous à Mon dossier d’entreprise de l’ARC en suivant le lien fourni. Mon dossier d’entreprise est une méthode rapide, sécurisée et facile d’accéder à votre compte de l’ARC et de remplir votre déclaration de renseignements annuelle.

Merci.

(Sommaire des liens sur la diapositive :

canada.ca/organismes-bienfaisance-dons

canada.ca/organismes-quoi-de-neuf

Accédez à nos services en ligne pour les organismes de bienfaisance)