Guide de référence pour le Transfert de fichiers par Internet (TFI)
Ce guide de référence est conçu pour les utilisateurs de l'application Transfert de fichiers par Internet (TFI).
Accès à l'application de transfert de fichiers par Internet (TFI)
L'Agence du revenu du Canada (ARC) fournit deux applications pour produire des déclarations de renseignement électroniquement :
- Transfert de fichiers par Internet (TFI)
- Formulaires Web (jusqu'à 100 feuillets par transmission)
Vous pouvez accéder à ces applications en ouvrant une session dans :
- Mon dossier d'entreprise (MDE) – et en sélectionnant Produire une déclaration
- Représenter un client (RUC) – et en sélectionnant Produire une déclaration
Si vous n'avez pas accès à MDE ou RUC, vous pouvez vous connecter directement aux applications en utilisant un code d'accès Web (CAW) en utilisant les liens suivants :
Recommandations générales
Lorsque vous soumettez des déclarations de renseignements à l'aide de l'application de transfert de fichiers par Internet, assurez-vous d'utiliser les dernières versions des éléments suivants :
- T619, Dossier de transmission électronique
- Schéma XML (téléchargement disponible sur notre page Soyez prêt à produire)
- Spécifications XML pour tous les types de déclarations
Pour améliorer les délais de traitement :
- Réduisez le nombre de déclarations de renseignements par transmission. Cela augmentera l'efficacité du traitement, tout en diminuant la probabilité qu'une transmission soit rejetée en raison de la non-conformité au schéma et aux spécifications XML de l'ARC.
- Réduisez la taille du fichier XML. Vous ne pourrez téléverser qu'un fichier XML de 150 Mo ou moins. Les fichiers peuvent être téléversés dans un format non compressé ou compressé. Si le fichier dépasse 150 Mo lorsqu'il n'est pas compressé, il doit alors être compressé avant le téléversement. Si vous soumettez un fichier XML dans un format compressé, la taille du fichier non compressé ne doit pas dépasser 1 Go.
- Produire tôt. Il est recommandé de produire tôt pour laisser du temps pour les corrections.
Les transmissions seront rejetées si un numéro de compte de l'ARC du préparateur ou un ID Rep du préparateur incorrect est fourni sur le T619. Vous devez vous assurer que le numéro de compte ou ID rep utilisé pour accéder au portail de transmission concerné est inscrit dans le T619 :
- Mon dossier d'entreprise (MDE)
Pour accéder à produire une déclaration via MDE, vous devez sélectionner un compte programme pour le numéro d'entreprise de 15 caractères (NE15) (RP ou RZ). Cependant, le T619 acceptera autant la valeur NE15 que la valeur NE9 (9 numériques). Assurez-vous que le même NE15 (ou NE9) qui a été utilisé pour accéder à MDE est inscrit dans le T619. - Représenter un client (RUC)
Pour accéder à produire une déclaration via Représenter un client (RUC), votre identification représentant d'identifiant (IDRep) est requise. Assurez-vous que le même identifiant de représentant est inscrit dans le T619. - Code d'accès Web (CAW)
Pour utiliser les applications de production de déclarations à l'aide d'un CAW, seul un NE15, un compte en fiducie ou un numéro de compte non-résident (NR) est accepté. Assurez-vous que le même numéro de compte est inscrit dans le T619.
Pour éviter des problèmes, assurez-vous que le numéro de compte pour lequel vous déclarez est valide, approprié et actif :
- Numéros d'entreprise (NE)
- Certains types de formulaires nécessitent des types spécifiques de NE (par exemple, RP pour T4, RZ pour T5).
- Le NE inscrit dans le sommaire doit correspondre au NE sur les feuillets.
- Comptes des programmes de l'ARC
- Le compte du programme de l'ARC (par exemple, RP, RZ) de la déclaration que vous produisez doit être en statut actif pour être accepté. Cela s'applique à tous les types de déclarations. Si vous n'avez pas de compte de programme actif, vous pouvez en créer un en ligne sur la page Numéro d’entreprise – Comment s’inscrire?
Avant de soumettre – Liste de vérification
Avant de soumettre votre fichier, assurez-vous d’avoir :
- utilisé le schéma correct pour l’année d’imposition applicable
- examiné les spécifications pour l’année d’imposition applicable
- respecté la taille de fichier permise
- inclus un seul type de déclaration par fichier
- utilisé les mêmes identifiants de connexion dans le T619 que ceux utilisés pour accéder au portail de transmission
- évité d’inclure des balises facultatives vides dans le fichier XML
- utilisé un analyseur pour valider votre fichier
Définitions de schéma et spécifications XML
Il est fortement recommandé d'examiner en détail les spécifications pour votre type de déclaration spécifique. À condition que les spécifications soient respectées, la transmission ne devrait pas être rejetée.
Mises à jour annuelles
Assurez-vous que tous les champs sont remplis conformément aux spécifications du type de déclaration (par exemple, T4, T4A, T5, etc.). Pour chaque champ, les spécifications peuvent limiter :
- La taille et le contenu textuel (par exemple, 3 alphas, 10 alphanumériques, 9 numériques)
- Les valeurs permises (par exemple, codes de pays alphabétiques)
- Le formatage (par exemple, numéro de téléphone, numéro d'entreprise à 15 caractères (NE15)
Les modifications fonctionnelles des balises seront listées dans la section « Quoi de neuf » de la page des spécifications XML. Par exemple:
- Augmentation ou diminution de la taille des champs
- Le champ est passé de facultatif à obligatoire, ou vice versa
- Ajout d'un nouveau champ
Les modifications apportées aux instructions relatives à la production pour les balises individuelles non identifiées dans « Quoi de neuf » sont uniquement à des fins de clarification. Par exemple :
- Caractères ou valeurs acceptables pour la balise
- Taille maximale du champ
- Ce qui doit être inscrit si aucune valeur n'est disponible
Différences entre les définitions de schéma et les spécifications
Assurez-vous de la conformité aux spécifications XML lorsqu'une différence est identifiée entre le schéma et les spécifications. Les scénarios spécifiques sont détaillés ci-dessous.
Obligatoire ou facultatif
Une spécification peut indiquer que le champ est requis, mais le schéma l'identifie comme facultatif. Souvent, ces situations dépendent de la valeur saisie dans un autre champ.
Par exemple, sur le T4A :
- Si le feuillet est pour une personne, le nom du bénéficiaire <rcpnt_nm> est requis même s'il apparaît comme facultatif dans le schéma.
- Si le feuillet est pour une société, le nom du bénéficiaire <rcpnt_nm> doit être omis.
- Dans ces situations, les spécifications contiendront une remarque expliquant les exigences, telle que « Lorsque vous remplissez une déclaration T4A, ajoutez les renseignements de l'entreprise ou les renseignements relatifs au bénéficiaire, mais NON les deux. »
- Consultez l'annexe A-1 pour plus de détails sur l'exemple ci-dessus.
Différences de taille de champ dues aux caractères spéciaux
Une spécification peut indiquer la taille d'un champ, mais le schéma l'identifie comme une autre. Cela s'explique par le traitement de certains caractères particuliers, comme l'apostrophe ou l'esperluette. Dans les situations où la taille du champ diffère :
- Le schéma fournit le nombre maximal de caractères acceptés dans le fichier XML tandis que la spécification fournit le nombre maximal de caractères qui seront stockés par l'ARC une fois le traitement terminé.
- Si le nombre de caractères dépasse la taille du champ du schéma, le fichier XML sera rejeté dans son intégralité.
- Tout caractère dépassant la taille du champ de la spécification sera tronqué.
- Pour s'assurer que les renseignements importants sont conservées, nous recommandons de garder le nombre de caractères dans le XML dans les limites identifiées dans les spécifications XML.
Consultez l'annexe A-2 pour un exemple.
Caractères acceptables
Dans certains cas, le schéma acceptera une gamme plus large de caractères. Cependant, l'ARC ne conservera que les caractères acceptables détaillés dans les spécifications XML. Tous les autres caractères seront éliminés.
Type de caractère
Pour les champs où un caractère alpha majuscule est requis, si un caractère minuscule est fourni, l'ARC le convertira automatiquement en majuscules avant de le stocker.
Champs facultatifs et obligatoires dans les définitions de schéma
Champs facultatifs
- Les balises identifiées avec minOccurs="0" dans le schéma sont facultatives.
- Si une balise facultative est présente dans le fichier XML, elle doit contenir une valeur, et elle doit être formatée selon le schéma et la spécification. Un format incorrect entraînera une erreur de schéma.
- Les balises facultatives vides échoueront à la vérification du schéma et entraîneront le rejet complet du fichier XML. Les balises abrégées (par exemple, <init>) échoueront également à la vérification du schéma.
Champs obligatoires
- L'omission de minOccurs="0" dans le schéma identifie une balise comme obligatoire.
- Les balises obligatoires doivent contenir une valeur et être formatées selon le schéma et la spécification. Un format incorrect entraînera une erreur de schéma.
- Le cas échéant, les spécifications XML indiqueront les données à saisir si la valeur d'une balise obligatoire n'est pas disponible. Par exemple, pour les feuillets T4, le numéro d'assurance sociale (NAS) est obligatoire. S'il n'est pas disponible, le champ doit être complété avec neuf zéros seulement (000000000).
Consultez l'annexe B-1 pour des exemples.
Meilleures pratiques
- Tous les éléments de données présentés au moyen d'une balise d'ouverture et d'une balise de fermeture doivent contenir une valeur. N'utilisez pas d'espaces vides ni d'entrées nulles pour indiquer qu'aucune donnée n'est déclarée.
- N'incluez pas de balises facultatives vides dans le fichier XML.
- Vérifiez que tous les champs obligatoires pour le type de déclaration sont présents et remplis dans le fichier XML.
- Si un champ obligatoire manque dans le XML, le fichier sera rejeté.
- Si un champ obligatoire est laissé vide, le fichier sera rejeté.
- Assurez-vous que tous les champs sont formatés conformément au schéma et aux spécifications du type de déclaration. Par exemple, une balise avec une valeur décimale doit inclure au moins un chiffre avant le point décimal, et exactement deux chiffres après le point décimal (par exemple, « 0,00 » est correct, tandis que « ,0 », « ,00 » ou « 0,0 » sont incorrects).
- Si un champ est mal formaté, le fichier sera rejeté.
Processus de validation
Les fichiers XML subissent un processus rigoureux de validation afin d'assurer leur conformité aux définitions de schéma et spécifications XML. Les étapes suivantes sont détaillées dans ce guide :
- Analyseurs de validation
- Vérification du fichier
- Vérification du schéma
- Vérification de la taille du fichier
- Validations de la transmission électronique (VTE) en ligne
- Validations de la transmission électronique (VTE) hors ligne
Un organigramme de ces étapes figure à l'annexe C-1. Les résultats correspondants figurent à l'annexe C-2.
Les étapes suivantes sont complétées après l'acceptation du fichier XML par l'ARC et sont omises de ce guide :
- Validations primaires
- Correction des erreurs
Il est fortement recommandé de corriger toutes les erreurs avant la transmission afin d'éviter les rejets et de garantir la conformité aux exigences de l'ARC.
1. Analyseur de validation
Nous recommandons fortement d'utiliser un analyseur de validation pour vérifier votre fichier XML selon les exigences de l'ARC avant de tenter de soumettre le fichier.
Un analyseur de validation :
- Compare vos fichiers XML aux définitions du schéma de l'ARC
- Vérifie que toutes les informations requises sont incluses
- Vérifie les formats de données (par exemple, les chiffres sont au bon format)
- S'assure que la structure de votre dossier correspond aux attentes de l'ARC
L'ARC n'endosse aucun analyseur spécifique. Les ressources suivantes sont fournies à titre informatif seulement. Tout éditeur ou analyseur XML produisant des fichiers XML valides et bien formés peut être utilisé. Ce sont strictement des exemples et ils sont uniquement disponibles en anglais :
- Altova XMLSpy XML Editor
- Apache Project Directory
- W3C XML Home Page
- W3C XML Schema Home Page
- xerces.apache.org
Notez qu'un analyseur ne confirmera pas si l'information passera les validations de la transmission électronique (VTE) de l'ARC.
2. Vérification du fichier
La vérification du fichier a lieu lorsque vous téléversez le fichier XML avec l'application de Transfert de fichiers par Internet (TFI).
La vérification des fichiers identifie les problèmes liés au fichier joint, tels que :
- Taille de fichier dépassant les limites
- Le fichier est vide
- Le fichier n'est pas au format XML
- Plusieurs types de déclarations dans un même fichier (par exemple, des déclarations T4 avec des déclarations T4A)
- T619 manquant, enregistrement électronique de transmission
- Balises obligatoires vides ou manquantes dans le T619
- Le NE sur le T619 ne correspond pas au NE de connexion
- L'ID Rep du préparateur ne correspond pas à l'identifiant du représentant utilisé lors de la connexion via Représenter un client (RUC)
- Le numéro de compte de l'ARC du préparateur inscrit sur le T619 n'est pas valide
- L'ID Rep inscrit sur le T619 n'est pas valide
Consultez l'annexe D-1 pour des exemples de messages d'erreur de vérification des fichiers. Les erreurs à ce stade sont affichées sur la page « Joindre votre déclaration » (consultez l'annexe C-2 – 2.1).
Vous ne pourrez pas soumettre le fichier tant que les corrections ne seront pas effectuées.
3. Vérification du schéma
Une fois que le fichier a passé la vérification du fichier et est soumis, la vérification du schéma est effectuée. La vérification du schéma se comporte comme un analyseur et confirme, entre autres, que :
- Toutes les balises obligatoires sont présentes
- Aucun champ facultatif vide n'est présent
- Toutes les balises facultatives et obligatoires sont correctement formatées
- Les balises contiennent des informations valides
- Les caractères spéciaux sont correctement encodés
- Seuls des caractères acceptables sont utilisés
- Aucune balise abréviée n'a été utilisée
La vérification du schéma peut prendre jusqu'à cinq minutes pour les fichiers plus volumineux. Ne quittez pas l'écran « Joindre votre déclaration » avant la fin de la vérification du schéma.
Les fichiers qui échouent à la vérification de schéma afficheront la page « Transmission illisible rejetée » (consultez l'annexe C-2 – 3.1) :
- Seule la première erreur rencontrée sera affichée.
- Le message contiendra le numéro de ligne et de colonne de l'erreur ainsi que des informations supplémentaires (par exemple, nom de l'élément ou de la balise).
- Les erreurs sur cette page doivent être corrigées, et l'ensemble du fichier doit être soumis à nouveau.
- Si des erreurs supplémentaires de vérification du schéma sont rencontrées, le processus se répétera pour chaque erreur.
Avec la page de Transmission illisible rejetée (3.1), une notification est envoyée au préparateur (consultez l‘annexe C-2 – 3.2 pour un exemple de courriel).
4. Vérification de la taille du fichier
Une fois le fichier a passé la vérification du schéma, une vérification de la taille du fichier est effectuée pour déterminer si la prochaine étape de validation est complétée en ligne ou hors ligne :
- Les fichiers de moins de 2 Mo sont traités via les validations de la transmission électronique (VTE) en ligne. Consultez 5. Validations de la transmission électronique (VTE) – en ligne.
- Les fichiers de plus de 2 Mo sont traités via les validations électroniques de la transmission (VTE) hors ligne. Consultez 6. Validations de la transmission électronique (VTE) – hors ligne.
5. Validations de la transmission électronique (VTE) – En ligne
Une fois le fichier a passé la vérification du schéma, la VTE vérifie certaines données. Parmi d'autres validations, la VTE va :
- Confirmer que le numéro de compte du déclarant est actif
- Valider le numéro de compte du déclarant
- Vérifier l'année fiscale déclarée
- Vérifier la cohérence entre les feuillets et le sommaire
Avertissements ou erreurs identifiés
Si des erreurs ou des avertissements sont identifiés, la page d'avertissement sera présentée (consultez l'annexe C-2 – 5.1). Cette page n'affichera que les avertissements. Les mêmes avertissements apparaîtront aussi dans le rapport d'erreur.
Vous devez sélectionner le bouton Afficher le rapport d'erreur pour examiner et accuser réception des informations contenues dans le rapport (consultez l‘annexe C-2 – 5.2 pour un exemple).
Le rapport d'erreur doit être examiné et accusé de réception pour pouvoir aller de l'avant.
- Les avertissements sont pour avertir du risque d'informations incorrectes, comme la déclaration d'imposition pour l'année fiscale 2026 produite en 2026. Ce n'est pas nécessairement un problème, mais cela a peut avoir été saisi par erreur.
- Les avertissements peuvent être contournés sans problème.
- Les erreurs servent à signaler des informations invalides dans une balise, comme un numéro de compte du déclarant invalide.
- Bien que les erreurs puissent être contournées, choisir de contourner les erreurs entraînera le rejet des déclarations affectées :
- Le rapport de production de la transmission signalera les erreurs (consultez l‘annexe C-2 – 5.4).
- Les erreurs contournées identifiées dans le Rapport de production de la transmission seront également visibles par les titulaires de la déclaration dans Mon dossier d'entreprise.
- Pour corriger les erreurs contournées, seules les déclarations affectées doivent être corrigées et soumises à nouveau. Ne resoumettez pas tout le fichier.
- Idéalement, les erreurs ne devraient pas être contournées et devraient être corrigées avant de soumettre à nouveau. La correction des erreurs et la resoumission de l'ensemble du dossier permettront d'éviter les rejets ultérieurs et les retards de traitement.
- Corriger les erreurs en sélectionnant Annuler et en soumettant à nouveau le fichier après avoir apporté les corrections nécessaires.
Aucun avertissement ni erreur identifiée
Si aucune erreur ni aucun avertissement n'est détecté, une fois le fichier soumis, le préparateur recevra l'écran de Confirmation de Réception (consultez l'annexe C-2 – 5.3 pour un exemple, et les Définitions pour plus de détails sur les différents champs présentés dans la Confirmation de Réception).
L'écran de confirmation de réception contient un lien vers le Rapport de production de la transmission. Le Rapport de production de la transmission contient une liste des déclarations soumises ainsi que le statut de chaque déclaration (consultez l'annexe C-2 – 5.4 pour un exemple).
! Remarque importante!
L'écran de confirmation de réception est le seul endroit où le rapport de production de la transmission est disponible. Vous devez ouvrir le rapport pour l'imprimer ou l'enregistrer avant de quitter cet écran.
Propriétaire de la déclaration
Un courriel de confirmation de réception est également envoyé au propriétaire de la déclaration (consultez l'annexe C-2 – 5.6). Il existe trois versions possibles :
- Déclaration reçue
- Déclaration reçue – toujours en cours
- Déclaration reçue – problèmes avec la déclaration
Le courriel ne contient pas le rapport de production de la transmission.
Lorsqu'une déclaration est rejetée, les propriétaires de la déclaration reçoivent les résultats des informations relatives aux déclarations rejetées dans le portail Mon dossier d'entreprise (consultez l'annexe C-2 – 5.5).
6. Validations de la transmission électronique (VTE) – hors ligne
Les dossiers traités hors ligne recevront une page de confirmation de réception en ligne avec le numéro de transmission. Cependant, les informations dans les champs « calculé », « en cours » et « rejeté » seront définies comme « indisponibles » (consultez l'annexe C-2 – 4.1), car les validations nécessaires ne sont effectuées qu'après que l'ARC ait reçu le fichier.
Un courriel de confirmation de réception est envoyé à la fois au préparateur et au propriétaire de la déclaration une fois les validations terminées. Le préparateur recevra un courriel concernant la transmission et le propriétaire de la déclaration recevra un courriel l'informant que quelqu'un a produit une déclaration en son nom (consultez l'annexe C-2 –5.6).
Aucune page d'avertissement, rapport d'erreur ou rapport de production de la transmission n'est produite. L'ARC contactera les préparateurs s'il y a des problèmes avec le fichier.
Si l'ARC rejette le fichier ou les déclarations, le rapport d'erreur de la déclaration sera disponible pour le propriétaire de la déclaration pour la plupart des types de déclarations (consultez l'annexe C-2 – 8.1). Le rapport d'erreur n'est pas fourni au préparateur.
Caractères spéciaux
Pour éviter toute ambiguïté lors de l'intégration des caractères spéciaux suivants dans le contenu textuel (c'est-à-dire le contenu que vous fournissez entre les balises obligatoires ou facultatives), utilisez le codage fourni dans le tableau ci-dessous.
| Caractère spécial | Utilisation | Obligatoire |
|---|---|---|
| " | " | - |
| ' | ' | - |
| < | < | * |
| > | > | - |
| & | & | * |
L'encodage fourni ci-dessus est obligatoire pour « < » et « & ». Vous devez utiliser < et & respectivement dans chaque situation. Ne pas le faire entraînera un échec de la vérification du schéma. L'encodage des trois autres caractères spéciaux est facultatif.
Bien que les caractères spéciaux du tableau ci-dessus soient inscrits comme 4 caractères ou plus, ils sont considérés comme n'ayant qu'un seul caractère lorsqu'ils sont présents dans le contenu textuel.
Exemple
« John Smith & Fils » doit être inscrit sous le nom « John Smith & Fils » dans le fichier XML.
Caractères acceptables
Les spécifications XML listent les caractères acceptables pour chaque balise, lorsque cela est applicable. Il y a un nombre limité de listes de caractères acceptables :
- Caractères clavier acceptés
- Caractères acceptés spécifiques au nom
- Caractères acceptés spécifiques à l'adresse
- Caractères acceptés spécifiques à la personne-ressource
- Partie XVIII – Caractères spécifiques à l'adresse
Fournir un caractère en dehors de ceux listés pour une balise entraînera un échec de la vérification du schéma, avec des exceptions indiquées dans la section ci-dessous.
Différences entre les définitions du schéma et les spécifications
Dans certains cas, les définitions du schéma accepteront une gamme plus large de caractères que celles listées dans les spécifications XML. Cependant, l'ARC ne conservera que les caractères acceptables détaillés dans les spécifications XML. Tous les autres caractères seront abandonnés.
Cette divergence entre les définitions et les spécifications des schémas est intentionnelle. Cette conception permet d'accepter une plus grande variété de caractères à l'avance pour certains champs et réduit le risque d'échec de la validation du schéma en raison de petits problèmes de formatage. Si un caractère réussit la vérification du schéma, cela ne causera pas de rejet ultérieur dans le processus de validation.
Consultez l'annexe E-1 pour un exemple de la façon dont les caractères acceptables sont identifiés dans les spécifications.
Limites de taille de fichier
Vous ne pourrez téléverser qu'un fichier XML de 150 Mo ou moins. Les fichiers peuvent être téléversés dans un format non compressé ou compressé.
Si vous soumettez un fichier XML dans un format compressé, la taille du fichier non compressé ne doit pas dépasser 1 Go.
Vous ne pourrez pas soumettre de fichiers dépassant 1 Go une fois non compressés. Les fichiers qui dépassent 1 Go lorsqu'ils ne sont pas compressés généreront une erreur de vérification des fichiers.
Références supplémentaires
- Soyez prêt à produire– informations générales sur la transmission électronique des déclarations de renseignements ainsi que des liens vers les portails de la transmission, schémas et spécifications.
- Comment produire– quelles méthodes sont disponibles pour produire les déclarations de renseignements électroniquement ainsi que des liens vers le schéma et les spécifications.
- Faire des corrections après avoir produit– ce que vous devez faire si vous voulez modifier ou annuler des feuillets ou des déclarations.
- Contactez-nous– fourni des numéros de contact si vous rencontrez des difficultés à produire vos déclarations de renseignements. Pour obtenir de l'information ou de l'aide pour produire une déclaration de renseignements électroniquement, appelez l'Unité de traitement sur support électronique (UTSE) à :
- Appelez au Canada : 1-800-665-5164, entre 7 h et 17 h (HNE)
- Appelez de l'extérieur du Canada : 613-940-8599
- Restez à jour – assurez-vous d'être inscrit à notre liste d'envois électronique (LDE) - nous envoyons des courriels via cette liste pour vous informer des mises à jour du schéma et des spécifications, ainsi que des informations importantes sur la transmission des déclarations de renseignements.
Acronymes
| Acronyme | Définition |
|---|---|
| ARC | Agence du revenu du Canada |
| CAW | Code d'accès Web |
| GO | Gigaoctet |
| IDRep | Identification des représentants |
| LDE | Liste d'envois électronique |
| MDE | Mon dossier d'entreprise |
| MO | Mégaoctets |
| NAS | Numéro d'assurance sociale |
| NE | Numéro d'entreprise |
| NR | Non-résident |
| PPT | Pénalités pour production tardive |
| RAD | Remplir automatiquement ma déclaration |
| RUC | Représenter un client |
| TFI | Transfert de fichiers par Internet |
| UTSE | Unité de traitement sur support électronique |
| VTE | Validations de la transmission électronique |
| XML | Langage de balisage extensible |
Définitions
| Terme | Définition |
|---|---|
| Actif | Dans le contexte du numéro d'entreprise (NE), un NE « actif » inclut les statuts suivants :
|
| Analyseur ou analyseur de validation | Un analyseur lit le fichier XML, analyse sa structure selon les règles XML et identifie où il y a des erreurs. Un analyseur peut aussi valider des fichiers XML par rapport à leurs schémas. |
| Avertissement | Avertit d'une éventuelle divergence ou d'un problème dans l'information fournie. Les avertissements doivent être révisés et corrigés au besoin. Les avertissements peuvent être contournés sans problème. |
| Calculé | Présenté dans la confirmation de réception. C'est le nombre de sommaires dans la transmission, tel que calculé par l'ARC. Notez que ce champ contiendra la valeur « indisponible » si un fichier est traité hors ligne. |
| Compte RP ou RZ | Un compte de programme de l'ARC qui comprend :
Un numéro de compte du programme RP peut être nécessaire si vous êtes employeur, fiduciaire ou autre payeur de montants liés à l'emploi. Un compte « RP » est nécessaire pour produire les déclarations de renseignements T4 et T4A, entre autres. Déclarations de renseignements (RZ) Obligatoire pour produire certaines déclarations de renseignements. Un numéro de compte de programme RZ peut correspondre à l'un des éléments suivants (selon le type de déclaration pour lequel il a été initialement enregistré) :
|
| Déclaration | Un fichier qui comprend des feuillets et un sommaire. |
| Définitions du schéma, schéma ou schéma XML | Un schéma XML décrit la structure d'un fichier XML et définit les blocs de construction juridiques d'un fichier XML :
Le schéma XML de l'ARC pour les déclarations de renseignements est publié au format XSD. |
| En cours | Présenté dans la Confirmation de réception. Il s'agit du nombre de déclarations qui ont passé l'étape des validations de la transmission électronique et qui sont en cours de validations supplémentaires. Notez que ce champ contiendra la valeur « indisponible » si un fichier est traité hors ligne. |
| En ligne | Le traitement qui se fait en temps réel pendant le processus de production. Les avertissements et erreurs sont présentés via l'écran d'avertissement. |
| Erreur | Une erreur entraînera le rejet d'une déclaration si elle n'est pas corrigée. |
| Facultatif | Les balises facultatives peuvent être omises du fichier XML. Si une balise facultative est présente dans le fichier XML, elle doit contenir une valeur, et elle doit être formatée selon le schéma et la spécification. |
| Feuillets | Une déclaration de renseignements associée à un seul bénéficiaire (par exemple, un individu ou une entreprise). Un feuillet doit être d'un type particulier (par exemple, T4, T5, T5007, etc.). |
| Hors ligne | Traitement effectué après qu'un fichier a été soumis avec succès à l'ARC. Les résultats ne sont pas fournis en temps réel. |
| minOccurs="0" | Une partie des définitions de schéma qui identifie quand un champ est facultatif. |
| NE15 | La combinaison d'un numéro d'entreprise, d'un identifiant de programme et d'un numéro de référence. Représenté par 9 chiffres, 2 alphas et 4 chiffres (par exemple, 000000000RP0000). |
| Numéro de compte en fiducie | Un type spécifique de numéro de compte associé aux fiducies. |
| Numéro de compte Non-Résident (NR) | Un type spécifique de numéro de compte associé aux non-résidents. |
| Obligatoire | Les balises obligatoires doivent être incluses dans le fichier XML, doivent contenir une valeur et être formatées selon le schéma et la spécification. |
| Préparateur | Le représentant ou l'organisation qui produit la déclaration de renseignements. Le préparateur peut le faire en leur nom ou au nom d'une autre organisation ou entreprise. |
| Propriétaire de déclaration | Le propriétaire associé au numéro de compte du déclarant dans la déclaration soumise. |
| Rapporté | Présenté dans la Confirmation de réception. Il s'agit du « compte sommaire » saisi par le déclarant dans le T619, qui représente le nombre de déclarations dans la transmission. |
| Rejeté | Présenté dans la Confirmation de réception. C'est le nombre de déclarations qui ont été effectuées par les validations électroniques en ligne et qui ont été rejetées après leur transmission. Cela se produirait lorsqu'une erreur est contournée sur la page d'avertissement.
Notez que ce champ contiendra la valeur « indisponible » si un fichier est traité hors ligne. Les déclarations rejetées doivent être corrigées et soumises de nouveau dès que possible afin d'éviter les pénalités de production tardive (PPT). |
| Transmission | Un fichier contenant une ou plusieurs déclarations de renseignements pour un seul type de déclaration. |
| Spécifications ou spécifications XML | Les spécifications XML de l'ARC pour les déclarations de renseignements fournissent un contexte, des détails et des règles supplémentaires, afin de créer un fichier XML bien formé. |
| Type de déclaration | Indique le type de feuillets soumis (par exemple, T4, T4A, T5, etc.). |
| T619 | Le dossier de transmission doit être inclus avec toutes les transmissions électroniques de déclarations de renseignements. Il vise à fournir de l'information sur le préparateur. |
| Validations de la transmission électronique | Étape de validation qui vérifie les informations par rapport aux dossiers de l'ARC (par exemple, numéro d'entreprise actif, numéro de compte de déclarant valide, etc.) et valide certaines données (par exemple, codes de type de rapport sur les feuillets et correspondance du sommaire). |
| Vérification du fichier | Étape de validation qui s'assure que le fichier téléversé respecte les paramètres acceptables (par exemple, le fichier n'est pas trop volumineux et est du bon type). |
| Vérification du schéma | Étape de validation qui se comporte comme un analyseur. Cependant, une seule erreur est identifiée à la fois. L'erreur identifiée doit être corrigée et le fichier doit être soumis à nouveau avant de poursuivre la vérification du schéma. |
Soutien de l'ARC
L'Unité de traitement sur support électronique (UTSE) est disponible au 1-800-665-5164 pour vous aider avec les demandes de production de votre déclaration électronique.
Annexes
Annexe A-1 – Balise Conditionnel « requis si applicable »
Le nom du bénéficiaire <RCPNT_NM> et le nom de la société bénéficiaire <RCPNT_CORP_NM> apparaissent comme facultatifs dans le schéma de la déclaration T4A.
Cependant, selon les spécifications XML (copiées ci-dessous) :
- Le nom du bénéficiaire <RCPNT_NM> est requis si le feuillet est pour une personne.
- Le nom de la société bénéficiaire <RCPNT_CORP_NM> est requis si le feuillet correspond à une société ou une société de personnes.
Si l'un est fourni, l'autre doit être omis.
<T4ASlip>
Note : Lors de la compilation de la déclaration T4A, incluez soit les renseignements sur la société, soit les renseignements du bénéficiaire, mais PAS les deux.
<RCPNT_NM>
<snm></snm>
Nom de famille du bénéficiaire
– Obligatoire, jusqu'à 20 alphanumériques
– les 20 premières lettres du nom de famille du bénéficiaire
– omettre les titres comme M., Mme, etc. – n'incluent pas le prénom ni les initiales
– caractères acceptés
<gvn_nm></gvn_nm>
Prénom du bénéficiaire
– jusqu'à 12 alphanumériques
– les 12 premières lettres du prénom du bénéficiaire
– caractères acceptés
Remarque : Si seules les initiales sont disponibles, fournissez l'initiale du bénéficiaire.
<init></init>
Initiale du bénéficiaire
- 1 alpha
- initiale du deuxième prénom du bénéficiaire
</RCPNT_NM>
<RCPNT_CORP_NM>
<l1_nm></l1_nm>
Nom de la société, de l'organisme, de l'association ou de l'établissement - ligne 1
- Obligatoire, jusqu'à 30 alphanumériques
- la première ligne du nom du bénéficiaire
- caractères acceptés
- si « & » est utilisé dans la zone du nom, entrez « & »
<l2_nm></l2_nm>
Nom de la société, de l'organisme, de l'association ou de l'établissement - ligne 2
- jusqu'à 30 alphanumériques - la deuxième ligne du nom du bénéficiaire
- caractères acceptés
</RCPNT_CORP_NM>
Annexe A-2 – Écart de taille des champs
Dans les spécifications XML, l'adresse de l'employé – ligne 1 <addr_l1_txt> champ est identifié comme acceptant « jusqu'à 30 alphanumériques ». Dans le schéma, il est identifié comme un char100Type, avec une longueur maximale de 100 caractères.
Spécifications XML
<EMPE_ADDR>
<addr_l1_txt></addr_l1_txt>
Adresse de l'employé - ligne 1
- jusqu'à 30 caractères alphanumériques
- la première ligne de l'adresse de l'employé
- caractères acceptés
Schéma
<xsd:element name="addr_l1_txt" type="char100Type" minOccurs="0"/>
<xsd:simpleType name="char100Type">
<xsd:restriction base="xsd:string">
<xsd:minLength value="1"/>
<xsd:maxLength value="100"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
Exemple de traitement
- Supposons qu'une entreprise est nommée Hollywood North & Eastern Provinces Inc. (40 caractères avec espaces).
- Elle est saisie dans le fichier XML sous le nom de Hollywood North & Eastern Provinces Inc. car l'esperluette est un caractère spécial qui doit être encodé (44 caractères avec espaces). Comme le schéma permet jusqu'à 100 caractères, le nom passera la vérification du schéma.
- Pendant le traitement, l'encodage & sera converti en &. Comme les spécifications limitent le champ à 30 caractères, les caractères excédentaires seront tronqués. La valeur finale sera stockée comme Hollywood North & Eastern Prov (30 caractères avec cases).
Annexe B-1 – Balises facultatifs et obligatoires
Exemple 1 – Schéma T4
<xsd:element name="EMPE_NM" type="NameType"/> OBLIGATOIRE
<xsd:complexType name="NameType">
<xsd:all>
<xsd:element name="snm" type="char100Type"/> OBLIGATOIRE
<xsd:element name="gvn_nm" type="char100Type" minOccurs="0"/> FACULTATIF
<xsd:element name="init" type="char1Type" minOccurs="0"/> FACULTATIF
</xsd:all>
</xsd:complexType>
<xsd:element name="EMPE_ADDR" type="CanadaAddressType" minOccurs="0"/> FACULTATIF
<xsd:complexType name="CanadaAddressType">
<xsd:all>
<xsd:element name="addr_l1_txt" type="char100Type" minOccurs="0"/> FACULTATIF
<xsd:element name="addr_l2_txt" type="char100Type" minOccurs="0"/> FACULTATIF
<xsd:element name="cty_nm" type="char100Type" minOccurs="0"/> FACULTATIF
<xsd:element name="prov_cd" type="provinceStateType" minOccurs="0"/> FACULTATIF
<xsd:element name="cntry_cd" type="countryType" minOccurs="0"/> FACULTATIF
<xsd:element name="pstl_cd" type="pcType" minOccurs="0"/> FACULTATIF
</xsd:all>
</xsd:complexType>
Exemple 2 – Numéro d'assurance sociale (NAS)
Le schéma T4 définit le numéro d'assurance sociale de l'employé (NAS) comme obligatoire pour chaque feuillet. Les balises <sin></sin> doivent donc être présentes dans le fichier XML pour chaque feuillet T4. Les spécifications XML fournissent les exigences de formatage suivantes :
<SIN></SIN>
Numéro d'assurance sociale de l'employé (NAS)
- Obligatoire, 9 caractères numériques
- case 12 du feuillet T4
- si l’employé n’a pas indiqué son NAS, inscrivez des zéros dans toute la zone
Remarque : L’omission d’un NAS valide a pour résultat d’empêcher l’enregistrement des contributions au Régime de pension du Canada.
Le champ est requis et doit être 9 numériques. Lorsque le NAS n'est pas disponible pour le déclarant, le champ doit être rempli de 9 zéros (« 000000000 »).
Exemple 3 – Numéro de compte de retenues
Le schéma T4 définit le numéro de compte de retenues comme obligatoire sur le sommaire T4. Les balises <bn></bn> doivent donc être présentes dans le fichier XML pour chaque sommaire T4. Les spécifications XML fournissent les exigences de mise en forme suivantes :
<Bn></Bn>
Numéro de compte de retenues
- Obligatoire, 15 alphanumériques : 9 chiffres, RP (doit être en majuscules), 4 chiffres, exemple : 000000000RP0000
- Feuillet T4, case 54- doit correspondre au « Numéro d'entreprise (NE) » sur le sommaire T4 associé
Remarque : Pour traiter une déclaration, le NE15 complet est requis
Le champ est obligatoire et doit être formaté selon les spécifications. Un NE complet et valide, associé au type de déclaration (par exemple, RP pour T4, RZ pour T5), est requis pour qu'une déclaration soit traitée.
Exemple 4 – Numéro de téléphone de la personne-ressource
Le schéma T4 définit le numéro de téléphone de la personne-ressource comme obligatoire sur le sommaire T4. Les balises <cntc_phn_nbr></cntc_phn_nbr> doivent donc être présentes dans le fichier XML pour chaque sommaire T4. Les spécifications XML fournissent les exigences de formatage suivantes :
<cntc_phn_nbr></cntc_phn_nbr>
Numéro de téléphone de la personne-ressource
- Obligatoire, 3 chiffres avec un (-), suivi de 4 chiffres.
- Numéro de téléphone de la personne-ressource
Le champ est requis et doit être 3 numériques, suivi d'un trait d'union (-), suivi de 4 numériques. Si un numéro de téléphone ne peut pas être fourni, le champ doit quand même être rempli. Contrairement au NAS, le champ ne peut pas être rempli exclusivement avec des zéros. Le numéro fourni doit respecter le format « ###-#### ».
Annexe C-1 – Organigramme du processus de validation
Illustration de l’organigramme du processus de validation (à venir)
Annexe C-2 – Résultats du diagramme de flux du processus de validation (écrans, courriels et rapports)
Ce qui suit est le résultat référencé dans le diagramme de flux du processus de validation à l'annexe C-1. Chaque résultat est associé à son numéro correspondant dans le diagramme de flux.
[2.1] Erreurs de téléchargement de fichiers invalides (Écran joindre votre déclaration)
Description de l'image
La capture d’écran présente une page Web de l’application de Transfert de fichiers par Internet – Joindre votre déclaration, affichant un exemple d’écran qui apparaît lorsqu’une erreur survient lors de la tentative de joindre une déclaration qui n’est pas dans le format requis, ainsi que les instructions connexes.
Un lien est offert si l’utilisateur a besoin d’aide, ainsi qu’un bouton pour se déconnecter.
Le message contient d’abord des renseignements généraux :
- Votre logiciel enregistrera le fichier dans un format XML (p. ex. : nomdefichier.XML).
- Ce service vous permet également de soumettre un fichier compressé contenant un seul fichier XML (p. ex. : nomdefichier.ZIP).
- Les modifications aux champs suivants ne sont pas acceptées :
- Numéro de compte d’entreprise
- Année d’imposition
- Renseignements sur le déclarant (p. ex. : nom de l’entreprise)
- Si la déclaration est modifiée pour changer seulement les champs ci‑dessus, le service rejettera la transmission.
Section de téléversement de fichiers
- Remarque : Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
- Le champ Joindre un fichier est marqué d’un astérisque.
- Le message d’erreur affiché dans l’exemple est :
- « Erreur : Nous ne pouvons pas traiter votre fichier, car il ne respecte pas nos spécifications de format pour les fichiers XML. Contactez votre développeur de logiciel pour régler le problème. »
- Instruction : Joignez votre ou vos déclarations originales ou modifiées en format XML/ZIP. Le fichier doit avoir une taille maximale de 150 Mo.
- Un bouton « Sélectionner un fichier »; ou
- Une zone de dépôt « Ou déposer un fichier ».
- Fichier téléversé :
- Un fichier nommé PF01 TC01.docx est affiché, d’une taille de 139 Ko.
- Une icône circulaire rouge avec un « X » apparaît à côté du fichier, indiquant l’option de le supprimer.
- Le message d’erreur affiché dans l’exemple est :
Sous cette section, un bouton bleu « Suivant » permet à l’utilisateur de poursuivre une fois qu’il a retiré le fichier non valide et téléversé un fichier au format XML/ZIP accepté.
Explication de l’erreur (exemple)
L’erreur indique que le fichier téléversé (PF01 TC01.docx) n’est pas valide, car seuls les fichiers XML ou les fichiers XML compressés sont acceptés. L’utilisateur doit retirer le fichier ajouté initialement et téléverser un fichier au format XML/ZIP pour continuer.
[3.1] Transmission illisible rejetée (erreur de schéma)
Écran
Description de l'image
La capture d’écran montre une page Web de l’application de transmission de fichiers par Internet – Transmission rejetée, car illisible – affichant un exemple de l’écran lorsqu’une erreur survient lors du processus de vérification du schéma. Cette page inclut l’erreur spécifique rencontrée dans le fichier XML ainsi que des instructions.
Un lien est offert si l’utilisateur souhaite imprimer ou enregistrer la page, ainsi qu’un bouton de se déconnecter.
Le message contient d’abord des renseignements sur la déclaration rejetée, notamment le numéro de transmission ainsi que la date et l’heure de la transmission.
Une déclaration générale est ensuite fournie :
- Les fichiers XML qui ne respectent pas notre schéma et nos spécifications sont illisibles et ne peuvent pas être traités.
L’erreur réelle est ensuite présentée en langage XML — un exemple est fourni :
- lineNumber: 36; columnNumber: 16; cvc-type.3.1.3: The value “ of element ‘sin’ is not valid.
Des renseignements généraux supplémentaires et des instructions sont ensuite donnés :
- Veuillez corriger ce problème et transmettre de nouveau le fichier dès que possible afin d’éviter une pénalité pour production tardive.
- Il est recommandé d’utiliser un analyseur XML pour valider le fichier XML. Des analyseurs de validation sont disponibles sur Internet.
Une note précise que seule la première erreur est affichée. Une fois l’erreur corrigée et le fichier transmis de nouveau, d’autres erreurs peuvent être détectées.
Un lien vers Canada.ca/déclarations-renseignements est offert, où l’on peut trouver des renseignements supplémentaires sur le schéma et les spécifications XML.
Un lien Contactez-nous est également fourni si vous avez des questions au sujet de votre déclaration produite par voie électronique. Vous devrez fournir le numéro de transmission indiqué sur cette page.
Sous cette section, un bouton gris « Précédent » permet à l’utilisateur de revenir à l’écran Joindre votre déclaration, de corriger l’erreur identifiée et de transmettre de nouveau le fichier.
Explication de l’erreur (exemple)
L’erreur indique l’endroit dans le fichier XML où la première erreur a été détectée. Dans cet exemple, l’erreur se trouve à la ligne 36, colonne 16, dans l’élément « sin ».
Une examen du fichier XML par rapport au schéma et aux spécifications est nécessaire pour déterminer comment corriger l’erreur.
Fichier XML
Description de l'image
L’image présente un exemple normalisé de portion de feuillet T4 au format XML, contenant :
- le nom de l’employé
- l’adresse de l’employé
- le numéro d’entreprise
- le champ du NAS
- les codes provinciaux et les codes liés aux exigences fiscales.
La structure est conforme aux exigences de production XML de l’ARC pour les feuillets T4 et indique une erreur dans le champ du NAS à la ligne 36.
[3.2] Courriel envoyé au préparateur
Description de l'image
La capture d’écran présente un exemple d’un courriel bilingue envoyé au transmetteur lorsque le fichier transmis a été rejeté en raison d’erreurs liées au schéma.
Le courriel informe le déclarant du rejet de la transmission, y compris le numéro de transmission ainsi que la date et l’heure de la soumission.
Une déclaration générale est également fournie :
- Les fichiers XML qui ne respectent pas notre schéma et nos spécifications sont illisibles et ne peuvent pas être traités.
L’erreur précise n’est pas indiquée dans le courriel.
Le courriel identifie également les étapes suivantes et les informations :
- Veuillez corriger ce problème et transmettre de nouveau le fichier dès que possible afin d’éviter une pénalité pour production tardive.
- Il est recommandé d’utiliser un analyseur XML pour valider le fichier XML. Des analyseurs de validation sont disponibles sur Internet.
Une note précise que le système détecte uniquement la première erreur et ne peut pas poursuivre la validation tant que l’erreur n’est pas corrigée. Une fois l’erreur corrigée et le fichier transmis de nouveau, d’autres erreurs pourraient être détectées.
Un lien vers Canada.ca/déclarations-renseignements est fourni, où l’on peut trouver davantage de renseignements sur le schéma et les spécifications XML.
Un lien contactez-nous est également offert si vous avez des questions concernant votre déclaration produite par voie électronique. Vous devrez fournir le numéro de transmission indiqué dans ce courriel.
La version anglaise du courriel suit la version française.
[4.1] Confirmation de réception – Traitement hors ligne
Description de l'image
La capture d’écran présente une page Web de l’application de Transfert de fichiers par Internet – Confirmation de réception – indiquant que l’Agence du revenu du Canada a bien reçu la transmission. Elle indique également qu’en raison de la taille du fichier, l’ARC effectuera les validations ultérieurement. Une fois les validations terminées, un avis sera envoyé à l’adresse courriel indiquée dans le formulaire T619.
Un lien est offert si l’utilisateur souhaite imprimer ou sauvegarder la page, ainsi qu’un bouton pour se déconnecter.
Le message contient aussi des renseignements sur la transmission, notamment le numéro de transmission, la date et l’heure de la transmission, ainsi que le nombre de déclarations produites. Les champs Calculé, En cours et Rejeté afficheront tous « information non disponible ».
Sous cette section, un bouton gris « Produire une autre déclaration » permet à l’utilisateur de retourner à l’écran Joindre votre déclaration pour transmettre une autre déclaration.
Des notes importantes sont également fournies :
- Conservez cette confirmation de réception pour vos dossiers.
- Ne nous envoyez pas une copie papier de votre déclaration de renseignements.
- L’ARC pourrait communiquer avec vous si d’autres renseignements sont requis.
- Un lien vers la circulaire d’information Conservation et destruction des registres comptables est fourni pour obtenir plus de renseignements sur les exigences de conservation.
- Une invitation à répondre à un sondage en ligne entre janvier et mars est incluse.
- Un lien contactez-nous est aussi offert.
De plus, des renseignements sur Mon dossier d’entreprise sont fournis, incluant un lien pour vous inscrire à Mon dossier d’entreprise ou Représenter un client, ainsi que les avantages de l’inscription, notamment :
- Vérifier l’état de votre déclaration.
- Télécharger des rapports d’erreurs.
- Soumettre une déclaration originale ou modifiée.
Si vous êtes déjà inscrit, un lien est fourni pour ouvrir une session dans ces services.
[5.1] Écran d'avertissement avec rapport d'erreur
Description de l'image
La capture d’écran présente une page Web de l’application de Transfert de fichiers par Internet – Avertissement – indiquant que l’Agence du revenu du Canada a relevé certaines incohérences qui nécessitent une attention particulière.
Un lien est offert si l’utilisateur souhaite imprimer ou sauvegarder la page, ainsi qu’un bouton pour se déconnecter.
Certaines incohérences faisant l’objet d’un avertissement sont énumérées sur la page. Deux exemples sont fournis :
- Vous avez soumis une ou plusieurs déclarations dont le nombre de feuillets déclarés diffère du nombre de feuillets que nous avons calculé. Si vous confirmez que vous voulez continuer, nous corrigerons.
- Vous avez soumis une ou plusieurs déclarations qui contiennent des erreurs.
Remarque : Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
Sous cette section, un bouton bleu « Voir le rapport d’erreurs » est présenté. Ce bouton doit être sélectionné pour continuer la transmission. En le sélectionnant, le rapport d’erreurs sera généré. Vous ne pourrez pas sélectionner le bouton Soumettre au bas de la page tant que vous n’aurez pas consulté le rapport d’erreurs.
Des instructions supplémentaires sont fournies :
- Pour corriger votre fichier, annulez votre transmission en cliquant sur le bouton gris Annuler ci‑dessous. Veuillez transmettre de nouveau le fichier dès que possible afin d’éviter une pénalité pour production tardive.
D’autres renseignements sont également fournis :
- Si vous choisissez de soumettre sans corriger les erreurs indiquées dans le rapport d’erreurs, l’ARC pourrait rejeter la ou les déclarations concernées.
Après avoir examiné le rapport d’erreurs, une section identifiée par un astérisque est présentée avec des cases à cocher :
- Je suis au courant que l’Agence corrigera automatiquement mes déclarations pour qu’elles correspondent au nombre de feuillets qu’elle a calculé.
- Je souhaite continuer sans corriger les erreurs.
Les deux doivent être sélectionnés pour continuer.
Sous cette section, un bouton gris « Annuler » et un bouton bleu « Soumettre » sont présentés. Si les deux cases ont été cochées, il sera possible de sélectionner le bouton Soumettre.
[5.2] Rapport d'erreur
Description de l'image
La capture d’écran présente un exemple de rapport d’erreurs d’avertissement contenant trois exemples d’erreurs.
Un lien est offert si l’utilisateur souhaite imprimer ou enregistrer sous forme de fichier .csv.
Des renseignements sont fournis concernant le type de déclaration, la date du rapport, ainsi que le nombre d’erreurs/avertissements. L’affichage est configuré pour présenter jusqu’à 10 entrées par page.
Un tableau est présenté avec les en‑têtes suivants et les détails correspondants :
- Numéro de séquence du sommaire – valeur numérique
- Numéro de compte déclaré – numéro d’entreprise de 15 chiffres
- Année de déclaration – année d’imposition
- Numéro de séquence du feuillet – contient soit une valeur numérique, soit S.O.
- Balise XML – contient soit la balise relative à une erreur de feuillet, soit une description de l’ensemble de balises pour une erreur de sommaire (p. ex., Summary‑SlipCountOutofBalance_0)
- Description – fournit une description de la balise XML correspondante (p. ex., Nombre de feuillets ayant un problème de concordance.)
Sous le tableau, un bouton bleu « Fermer » est présenté. Ce bouton doit être sélectionné pour quitter l’écran et retourner à l’écran d’erreurs précédent.
[5.3] Confirmation de réception – Traitement en ligne
Description de l'image
La capture d’écran présente une page Web de l’application de Transfert de fichiers par Internet – Confirmation de réception – indiquant que l’Agence du revenu du Canada a bien reçu la transmission.
Un lien est offert si l’utilisateur souhaite imprimer ou sauvegarder la page, ainsi qu’un bouton pour se déconnecter.
L’écran contient le numéro de transmission ainsi que la date et l’heure de la transmission. Les champs suivants sont également présents et remplis avec des valeurs d’exemple :
- Envoyée(s) : 1
- Calculée : 1
- En cours de traitement : 1
- Rejeté(s) : 0
Un lien vers le Rapport de production de la soumission est fourni. Ce rapport présente la liste des déclarations reçues dans la transmission. Il s’agit du seul endroit où ce rapport peut être consulté. Si vous quittez cet écran sans avoir consulté et enregistré le Rapport de production de la soumission, vous ne pourrez plus y accéder.
Sous cette section, un bouton gris « Produire une autre déclaration » permet à l’utilisateur de retourner à l’écran Joindre votre déclaration et de transmettre une autre déclaration.
Des notes importantes sont également fournies :
- Conservez cette confirmation de réception pour vos dossiers.
- Ne nous envoyez pas une copie papier de votre déclaration de renseignements.
- L’ARC pourrait communiquer avec vous si d’autres renseignements sont requis.
- Un lien vers la circulaire d’information Conservation et destruction des registres comptables est fourni pour obtenir plus de renseignements sur les exigences de conservation.
- Une invitation à répondre à un sondage en ligne entre janvier et mars est incluse.
- Un lien contactez-nous est aussi offert.
De plus, des renseignements sur Mon dossier d’entreprise sont fournis, incluant un lien pour vous inscrire à Mon dossier d’entreprise ou Représenter un client, ainsi que les avantages de l’inscription, notamment :
- Voir l’état de votre déclaration.
- Télécharger des rapports d’erreurs.
- Soumettre une déclaration originale ou modifiée.
Si vous êtes déjà inscrit, un lien est fourni pour ouvrir une session dans ces services.
[5.4] Rapport de production de la transmission
Description de l'image
La capture d’écran montre un exemple de rapport de transmission contenant trois déclarations qui ont été rejetées en raison d’erreurs.
Un lien est offert si l’utilisateur doit imprimer ou enregistrer sous forme de fichier .csv.
Une déclaration indique que les renseignements figurant dans le rapport doivent être utilisés uniquement par le déclarant pour se conformer à ses obligations de production en matière d’impôt sur le revenu. Toute utilisation des renseignements non liée à ces obligations de production est illégale.
Des renseignements supplémentaires concernant Mon dossier d’entreprise sont fournis, avec un lien pour s’inscrire à Mon dossier d’entreprise ou à Représenter un client, ainsi qu’un aperçu des avantages de l’inscription, notamment :
- Vérifier l’état de votre déclaration
- Télécharger les rapports d’erreurs
- Soumettre une déclaration originale ou modifiée
Si vous êtes déjà inscrit, un lien est offert pour ouvrir une session dans ces services.
Des informations sont indiquées concernant le numéro de transmission, le type de déclaration et la date du rapport, ainsi que le nombre d’éléments affichés, avec un paramètre permettant d’afficher jusqu’à 10 entrées par page.
Un tableau est présenté avec les en‑têtes suivants et leurs détails respectifs :
- Numéro de séquence du sommaire – valeur numérique
- Numéro de compte déclaré – numéro d’entreprise de 15 chiffres
- Année de déclaration – année d’imposition
- Statut – acceptée ou rejetée
- Numéro de séquence du feuillet – contient une valeur numérique ou S.O.
- Balise XML – contient soit la balise liée à une erreur de feuillet, soit une description de l’ensemble de balises pour une erreur de sommaire (p. ex. : Summary‑SlipCountOutofBalance_0)
- Description – donne une description de la balise XML correspondante (p. ex. : Nombre de feuillets ayant un problème de concordance.)
Sous le tableau, un bouton bleu intitulé « Fermer » est affiché.
Ce bouton doit être utilisé pour quitter l’écran et retourner à l’écran précédent de Confirmation de réception.
[5.5] Rapport d'erreur d'une déclaration de renseignements rejetée
Description de l'image
La capture d’écran montre un exemple de rapport d’erreurs pour une déclaration de renseignements rejetée, qui contient un tableau affichant trois erreurs liées au numéro de compte déclaré.
Un lien est offert si l’utilisateur doit imprimer ou sauvegarder le rapport.
Des renseignements sont fournis concernant le numéro de compte déclaré, le type de déclaration, l’année de déclaration et le numéro de séquence du sommaire.
Une déclaration indique que les renseignements figurant dans le rapport doivent être utilisés uniquement par le déclarant pour se conformer à ses obligations de production en matière d’impôt sur le revenu. Toute utilisation des renseignements non liée à ces obligations de production est illégale.
Un tableau est présenté avec les en‑têtes suivants et leurs détails respectifs :
- Numéro de séquence du feuillet — contient une valeur numérique
- Description — fournit une description des erreurs ayant entraîné le rejet de la déclaration (p. ex. : Les montants totaux des transactions calculés par le système ne correspondent pas aux montants totaux des transactions déclarés sur le feuillet.)
Sous le tableau, un bouton bleu intitulé « Fermer » est affiché. Ce bouton doit être sélectionné pour quitter l’écran et revenir à l’écran précédent de Confirmation de réception.
[5.6] Courriel de confirmation de réception envoyé au propriétaire de la déclaration
Déclaration reçue
Description de l'image
La capture d’écran montre un exemple de courriel bilingue envoyé lorsque le fichier transmis a été reçu par l’Agence du revenu du Canada, indiquant qu’une déclaration de renseignements a été reçue pour le compte du destinataire.
Le courriel contient également des renseignements sur la transmission, notamment le numéro de transmission ainsi que la date et l’heure de la transmission.
Une déclaration d’action possible est fournie :
- Si cette déclaration a été produite sans votre consentement, veuillez appeler l’Agence du revenu du Canada au 1‑800‑959‑7775 dès que possible. Si vous êtes à l’extérieur du Canada, composez le 613‑940‑8498.
La version anglaise du courriel suit la version française.
Déclaration reçue – En cours de traitement
Description de l'image
La capture d’écran montre un exemple de courriel bilingue envoyé lorsque le fichier transmis a été reçu par l’Agence du revenu du Canada et qu’il est toujours en traitement.
Le courriel informe le déclarant qu’il doit se rendre dans Mon dossier d’entreprise pour connaître l’état le plus à jour de la déclaration.
Le courriel fourni également l’avertissement suivant :
- Si cette déclaration a été produite sans votre consentement, veuillez communiquer avec l’Agence du revenu du Canada au 1‑800‑959‑7775 dès que possible. Si vous êtes à l’extérieur du Canada, composez le 613‑940‑8498.
La version anglaise du courriel suit la version française.
Déclaration reçue – Problèmes avec la déclaration
Description de l'image
La capture d’écran montre un exemple de courriel bilingue envoyé au transmetteur pour un fichier soumis à l’Agence du revenu du Canada qui a été rejeté pour une ou plusieurs des raisons suivantes :
- le numéro du déclarant n’est pas valide pour le type de déclaration produite
- l’année d’imposition est manquante
- l’année d’imposition n’est pas valide pour le type de déclaration et le type de rapport (originale ou modifié) produits;
- le code de type de rapport sur le sommaire ne correspond pas au code de type de rapport qui figure sur un ou plusieurs feuillets;
- des renseignements obligatoires sont manquants (sauf le numéro de déclarant);
- le format des renseignements obligatoires (sauf le numéro de déclarant) n’est pas valide;
- les identificateurs de champs facultatifs sont manquants (balises);
- le format des renseignements facultatifs n’est pas valide;
- les erreurs de format dépassent le seuil de tolérance;
- les champs financiers de tous les feuillets et sommaires contiennent des zéros (déclaration vide).
- Autre
Le courriel contient également des renseignements sur la transmission, y compris le numéro de transmission et la date et l’heure de la transmission. Il conseille également :
- Assurez-vous de corriger votre déclaration et de la transmettre de nouveau dès que possible afin d’éviter une pénalité pour production tardive.
Le courriel indique également qu’un rapport d’erreurs est accessible pour plusieurs comptes de programmes dans Mon dossier d’entreprise, et qu’une copie du rapport d’erreurs se trouve dans l’onglet Déclarations de la page aperçu du compte.
Le courriel fournit également l’avertissement suivant :
- Si cette déclaration a été produite sans votre consentement, veuillez appeler l’Agence du revenu du Canada au 1‑800‑959‑7775 dès que possible. Si vous êtes à l’extérieur du Canada, composez le 613‑940‑8498.
La version anglaise du courriel suit la version française.
[7.1] Informations disponibles sur mon compte
Description de l'image
La capture d’écran montre un exemple du feuillet T4 de 2024 – État de la rémunération payée, tel qu’il apparaît dans Mon dossier.
Un lien est offert si l’utilisateur a besoin d’aide ou souhaite imprimer ou sauvegarder le document.
Au-dessus du tableau, une brève description du tableau est affichée. Dans cet exemple, on indique qu’il s’agit d’un feuillet T4 de 2024 (original) provenant de l’Entreprise T4 no 1.
Un tableau contenant trois colonnes est présenté, indiquant : numéro de la case, nom de la case, valeur de la case. Les renseignements dans le tableau d'exemple comprennent les cases d'exemple suivantes, les noms des cases et les valeurs qui pourraient se trouver sur le feuillet T4 (y compris, mais sans s'y limiter) :
- Case 10 : Province d’emploi – Ontario
- Case 14 : Revenus d’emploi – 99 999,99
- Case 16 : Cotisations de l’employé au RPC – 3 867,50
- Case 16A : Deuxièmes cotisations de l’employé au RPC – 188,00
- Case 17 : Cotisations de l’employé au RRQ – 0,00
- Case 17A : Deuxièmes cotisations de l’employé au RPC – 0,00
- Case 18 : Cotisations de l’employé à l’AE – 1 049,12
- Case 20 : Cotisations à un RPA – 12 438,78
- Case 22 : Impôt sur le revenu retenu – 19 999,99
- Case 24 : Gains assurables d’AE – 63 200,00
- Case 26 : Gains ouvrant droit à pension – RPC/RRQ – 73 200,00
- Case 28 : Exemption RPC/RRQ – aucune valeur
- Case 28 : Exemption AE – aucune valeur
- Case 28 : Exemption RPAP – aucune valeur
- Case 44 : Cotisations syndicales – 0,00
- Case 45 : Prestations dentaires offertes par l’employeur – 1
- Case 46 : Dons de bienfaisance – 500,00
- Case 52 : Facteur d’équivalence – 15 999,99
- Case 55 : Cotisations de l’employé RPAP – 0,00
- Case 56 : Gains assurables du RPAP – 0,00
Il y a un hyperlien pour la plupart des noms de cases, dirigeant les individus vers des renseignements détaillés concernant les cases respectives, tels que présentés dans la publication de l'ARC Feuillet T4 : État de la rémunération payée.
[8.1] Rapport d'erreur fourni au propriétaire de la déclaration sur mon compte d'entreprise
Description de l'image
La capture d’écran montre un exemple de rapport d’erreurs de déclaration de renseignements rejetée qui contient un tableau avec trois erreurs pour le numéro de compte déclaré.
Un lien est offert si l’utilisateur doit imprimer ou sauvegarder le rapport.
Des renseignements sont fournis concernant le numéro de compte déclaré, le type de déclaration, l’année de déclaration et le numéro de séquence du sommaire.
Une déclaration précise que les renseignements figurant dans le rapport doivent être utilisés uniquement par le déclarant pour se conformer à ses obligations de production en matière d’impôt sur le revenu. Toute utilisation des renseignements non liée à ces obligations est illégale.
Un tableau est présenté avec les en‑têtes suivants et leurs détails respectifs :
- Numéro de séquence du feuillet — valeur numérique
- Description — fournit une description des erreurs ayant entraîné le rejet de la déclaration (p. ex. : Les montants totaux des transactions calculés par le système ne correspondent pas aux montants totaux des transactions déclarés sur le feuillet.)
Sous le tableau, un bouton bleu intitulé « Fermer » est affiché. Ce bouton doit être sélectionné pour quitter l’écran et revenir à l’écran précédent de Confirmation de réception.
Annexe D-1 – Messages d'erreur de vérification de fichiers (erreurs de téléchargement de fichiers invalides)
Les messages d'erreur qui apparaîtront à l'écran Joindre votre déclaration sont listés ci-dessous. Dans tous les cas, l'erreur doit être corrigée pour passer à l'étape suivante.
| Message | Action requise |
|---|---|
| Veuillez sélectionner un fichier. | Le bouton « suivant » était pressé avant qu'un fichier ne soit sélectionné. Sélectionnez un fichier (.xml) et appuyez sur « suivant ». |
| Nous ne pouvons pas traiter votre transmission, car le fichier ne contient aucune donnée ou dépasse la limite de taille de 150 Mo (maximum de 1 Go non compressé). | Le fichier que vous essayez de soumettre dépasse la taille maximale autorisée. Divisez le fichier en fichiers plus petits qui respectent les limites de taille du fichier. |
| Nous ne pouvons pas traiter votre transmission, car le format de fichier n'est pas valide. Seuls les fichiers XML et XML compressés sont valides. | Le fichier que vous tentez de soumettre n'est pas au format XML (.xml) ni dans un format de compression supporté (.zip). Assurez-vous que le fichier soumis est au format XML (.xml), et s'il est compressé, soumis en fichier .zip. |
| Nous ne pouvons pas traiter votre transmission, car vous avez soumis un fichier compressé contenant plus d'un fichier XML. Lorsque vous soumettez un fichier compressé, assurez-vous qu'il ne contient qu'un seul fichier XML. | Le fichier compressé joint contient plus d'un .xml. Assurez-vous qu'un seul fichier .xml est inclus dans un fichier compressé en cours de transmission. Notez qu'un .xml fichier peut contenir plusieurs déclarations. |
| Nous ne pouvons pas traiter votre transmission, car elle contient plus d'un type de déclaration. Votre transmission ne doit contenir qu'un seul type de déclaration. | Une transmission ne peut pas contenir plus d'un type de déclaration (par exemple, T4, T4A, T5, etc.). Bien qu'une transmission puisse contenir plusieurs déclarations, toutes les déclarations d'une transmission doivent être du même type. Examinez la transmission et soumettez chaque type de déclaration séparément. |
| Nous ne pouvons pas traiter votre transmission, car nous n'avons détecté aucun formulaire T619, Transmission électronique. | Chaque transmission de transfert de fichiers par Internet (TFI) doit contenir un T619, Enregistrement de transmission électronique. Mettez à jour votre fichier XML pour inclure l'enregistrement électronique de transmission T619. |
| Nous ne pouvons pas traiter votre transmission, car le numéro de compte de l'ARC du préparateur indiqué dans le formulaire T619, Transmission électronique, ci-joint ne correspond pas au numéro de compte que vous avez utilisé pour ouvrir votre session. | Vous devez vous assurer que le numéro de compte du préparateur entré dans le T619 correspond à celui utilisé pour ouvrir votre session. S'il ne correspond pas, modifiez le T619 en conséquence. |
| Nous ne pouvons pas traiter votre transmission, car l'ID Rep indiqué dans le formulaire T619, Transmission électronique, ci-joint ne correspond pas au numéro de compte que vous avez utilisé pour ouvrir votre session. | Vous devez vous assurer que l'ID du représentant entré dans le T619 correspond à celui utilisé pour ouvrir votre session. S'il ne correspond pas, modifiez le T619 en conséquence. |
| L'ID Rep que vous avez entrée dans le formulaire T619, Transmission électronique, n'est pas valide. Veuillez la corriger et la soumettre de nouveau. | Vérifiez l'identifiant du représentant entré sur le T619 et mettez-le à jour en conséquence. |
| Le numéro de compte de l'ARC du préparateur que vous avez entré dans le formulaire T619, Transmission électronique, n'est pas valide. Veuillez le corriger et le soumettre de nouveau. | Vérifiez le numéro de compte de l'ARC du préparateur entré sur le T619 et mettez-le à jour en conséquence. |
| Nous ne pouvons pas traiter votre transmission, car le formulaire T619, Transmission électronique, contient des balises vides ou des balises obligatoires manquantes. | Supprimez les balises facultatives vides et assurez-vous que des valeurs sont fournies pour toutes les balises obligatoires. Examinez le T619 et assurez-vous qu'il n'y a pas de balises vides. |
| Nous ne pouvons pas traiter votre fichier, car il ne respecte pas nos spécifications de format pour les fichiers XML. Contactez votre développeur de logiciel pour régler le problème. | La structure du fichier ne peut probablement pas être analysée. Vérifiez que le fichier XML a été généré correctement. |
Annexe E-1 – Caractères acceptables
Les caractères acceptables sont identifiés dans les spécifications lorsque pertinent :
Exemple 1
<snm></snm>
Nom de famille de l'employé
- Obligatoire, jusqu'à 20 caractères alphanumériques
- les 20 premières lettres du nom de famille de l'employé
- ne pas tenir compte des titres tels M., Mme, etc.
- ne pas tenir compte des prénoms ou initiales
- caractères acceptés
Lors de la sélection du lien hypertexte « caractères acceptables », la fenêtre suivante apparaît. Notez que chaque lien est spécifique à la balise. Dans cet exemple, les caractères acceptables spécifiques au nom seront affichés.
Description de l'image
Le tableau est présenté lorsqu’un hyperlien identifié comme « caractères acceptables » dans les différentes spécifications est sélectionné.
Le tableau indique à quel type de champ les caractères permis sont associés. Dans l’exemple d’écran fourni, il s’agit des « Caractères acceptés spécifiques au nom ».
Le tableau comporte trois colonnes :
- Caractère spécial – identifie le caractère réel du clavier qui est visé, tel que ABCDE, 012345, &, -, ‘, etc.
- Définition – décrit le caractère spécial tel que majuscule, numérique, esperluette, trait d’union, point, etc.
- Comment l’inscrire dans XML – indique ce qui doit être saisi pour le caractère défini dans le XML, tel que « ABC… », « 0123… », « & », « . », etc.
Une note sous le tableau précise que notre système ne conservera que les caractères permis indiqués dans ce tableau. Tous les autres caractères seront rejetés.
Un bouton bleu intitulé « Fermer » au bas de la fenêtre, ou un « X » dans le coin supérieur droit, permet de fermer la fenêtre.
Exemple 2
<FHSAContractNumber></FHSAContractNumber>
Numéro de contrat du CELIAPP
- Obligatoire, jusqu'à 30 caractères alphanumériques
- caractères acceptés : alphabétique, numérique, point (.), tiret (-), espace, esperluette (&), apostrophe (‘), guillemets ("), dièse (#) et barre oblique (/)
Remarque : Si l'indicateur de titulaire est « O », le numéro de contrat FHSA, inscrivez des zéros.
Annexe F-1 – Liste des erreurs et avertissements de validation de la transmission électronique
Référez-vous aux Erreurs et avertissements de validation de la transmission électronique pour plus de détails.