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ARCHIVÉ - Cadre de conformité : Définitions de termes liés à la conformité

De : Agence de la consommation en matière financière du Canada

Cette version n'est plus en vigueur

Le cadre de conformité est archivé. Le cadre de surveillance est entré en vigueur le 1er octobre 2018.

Cette section comprend les définitions des termes liés à la conformité les plus couramment associées aux différentes activités entreprisent afin de promouvoir ou d’exécuter la conformité sur l’industrie.

Définitions :

Appel à la Cour fédérale

Selon l’article 24 de la Loi sur l’ACFC, une institution financière qui a reçu un avis de décision peut, dans les 30 jours suivant sa réception ou pendant une période plus longue accordée par les tribunaux, interjeter appel de la décision auprès de la Cour fédérale.

Avis de décision

Un avis de décision est un outil d’exécution établi par le commissaire pour informer une EFF de sa décision concernant une violation et confirmant le montant de la sanction administrative pécuniaire, le cas échéant, comme le prévoit l’article 23 de la Loi sur l’ACFC.

L’avis de décision est établi après que le commissaire a examiné les faits d’une enquête en matière de conformité ainsi que les observations présentées par l’EFF à l’issue du procès-verbal de violation. Si l’EFF est réputée avoir commis la violation, le commissaire décide du montant de la sanction administrative pécuniaire à imposer et informe l’EFF de la décision au moyen d’un avis de décision.

En vertu de l’article 31 de la Loi sur l’ACFC, le commissaire peut procéder à la publication de la nature de la violation, du nom de son auteur et du montant de la sanction administrative pécuniaire imposée. L’avis de décision indique également que l’EFF peut en appeler de la décision devant la Cour fédérale, conformément à l’article 24 de la Loi sur l’ACFC.

Conformément à la législation, les sanctions administratives pécuniaires ne s’appliquent pas aux OETP.

Bulletin de conformité

Les bulletins de conformité décrivent les points de vue adoptés par la DCA à l’égard des exigences générales de la loi, des règlements, codes de conduite ou engagements publics ainsi que son interprétation des règles dans le contexte des travaux qu’elle mène avec les EFF en matière de conformité. Cette forme de communication n’est pas une interprétation officielle du commissaire.

Cas de conformité à signaler

Un cas de conformité à signaler consiste en un manque de conformité important ou un problème systémique qui est censé être signalé à la division de la conformité de l’EFF, ou qui a été décelé dans le cadre du processus de gestion de la conformité à la réglementation. Il pourrait notamment s’agir d’un manque de conformité important ou systémique à une disposition réglementaire, à un code de conduite volontaire ou à un engagement public au respect desquels veille l’ACFC.

Un cas de conformité à signaler devrait être communiqué à l’ACFC, même si :

Modèles de documents et délais

La DCA s'attend à ce que les EFF lui communiquent un Rapport récapitulatif des cas de conformité à signaler dans les 60 jours qui suivent le repérage, le signalement ou la réception de la question de conformité par leur groupe chargé de la conformité. L'ACFC consignera chaque cas de conformité à signaler dans son système de suivi.

Code de conduite volontaire

Code adopté par une entité financière et rendu public (par exemple dans son site Web), conçu pour protéger les intérêts de ses clients ou des membres de l’association sectorielle. L’ACFC surveille le respect des codes de conduite volontaires des EFF sous réglementation fédérale.

Décisions du commissaire (publiées sur le Web)

Les décisions du commissaire sont publiées sur le site Web de l’ACFC et elles visent à fournir à l’industrie une information détaillée et opportune sur les décisions prises par le commissaire de l’ACFC. Elles permettent aux membres de l’industrie d'évaluer leurs propres processus internes et leur conformité aux dispositions réglementaires, codes de conduite ou engagements publics pertinents et de prendre des mesures, s’il y a lieu, pour assurer leur conformité intégrale. Ceci-dit, l’affichage des décisions aide les entités financières à mener à bien leurs activités internes pour renforcer la conformité.

Autrefois, l’ACFC publiait sur son site Web des résumés des Motifs des décisions du commissaire. Depuis août 2008, l’Agence publie les décisions du commissaire dans leur forme intégrale, n’y retirant que quelques éléments pour assurer la confidentialité de l’information sur les parties en cause.

Et depuis mars 2011, l’Agence publie de façon anonyme sur son site Web des résumés de toutes les violations et de tous les cas de non-conformité établis.

Déclaration sur les responsabilités envers la collectivité

Déclaration que chaque institution financière dont les capitaux propres se chiffrent à 1 milliard de dollars ou plus est tenue de publier annuellement en vertu de la loi et dont elle doit remettre une copie au commissaire de l’ACFC. La déclaration fait état de la contribution de l’institution à l’économie et à la société canadiennes.

L’ACFC veille à ce que toutes les déclarations soient remises dans le délai prévu par la loi et confirme qu’elles sont à la disposition du public. Elle examine leur contenu pour s’assurer qu’il répond aux exigences.

Directives du commissaire

De temps à autre, le commissaire de l’ACFC publie des directives dans le but de clarifier, d’expliquer ou d’interpréter les exigences à satisfaire pour s’acquitter des obligations qui incombent au secteur financier. Les documents décrivent la position de l’ACFC à l’égard de questions et de sujets qui intéressent les entités financières. L’objectif est de promouvoir la sensibilisation des EFF à leur devoir de conformité aux règles et obligations applicables à leur régime de réglementation et de montrer les façons dont elles peuvent le faire.

Le commissaire publie des directives lorsqu’il le juge opportun. L’interprétation du commissaire qui paraît dans un document d’orientation peut apporter un éclairage, mais elle ne remplace pas la loi.

Disposition visant les consommateurs

Disposition d’une loi ou d’un règlement fédéral définie comme étant une disposition visant les consommateurs en vertu de l’article 2 de la Loi sur l’ACFC. Lorsqu’elle est prescrite par la loi ou par règlement, une infraction à une telle disposition constitue une violation.

Dossier

Un outil administratif, où un dossier est ouvert par la DCA relativement à une question de conformité comme une infraction présumée à une disposition règlementaire, un code de conduite ou un engagement public.

Engagement public

Engagement public pris par une entité financière ou un autre organisme (par exemple dans son site Web) pour protéger les intérêts de ses clients ou des membres de l’association sectorielle. L’ACFC surveille le respect des engagements publics des EFF.

Enquête et évaluation

L’enquête et l’évaluation sont un processus suivi par la DCA après qu’une éventuelle préoccupation en matière de conformité a été décelée. Habituellement, la DCA communique avec l’entité financière et lui demande de fournir des renseignements additionnels pour mener l’enquête (p. ex., des copies des documents ou des enregistrements des conversations).

Conformément à l’article 5 de la Loi sur l’ACFC, le commissaire peut recueillir les renseignements personnels qu’il estime nécessaire afin de déterminer si l’EFF est conforme aux différentes dispositions règlementaires. De plus, les EFF doivent faire parvenir cette information au commissaire dans les délais et formats lui permettant d’administrer la Loi sur l’ACFC et les dispositions règlementaires.

Sauf indication contraire, l’EFF dispose de 30 jours civils pour répondre à la première demande d’enquête.

Si l’enquête ne révèle aucune préoccupation sous-jacente en matière de conformité, le dossier est fermé, et l’EFF en est informée.

Par contre, si l’enquête révèle une préoccupation en matière de conformité, la DCA évalue la question compte tenu de nombreux facteurs, notamment ceux-ci :

Entente de conformité

Une entente de conformité est une entente conclue en bonne et due forme entre le commissaire et la haute direction de l’EFF. L’entente précise les mesures correctives à prendre pour renforcer la conformité aux dispositions réglementaires et indique le délai dans lequel elles doivent être mises en œuvre. La DCA travaille habituellement avec l’EFF pour établir les paramètres de l’entente ainsi que le délai dont l’EFF dispose pour donner suite aux principales mesures adoptées.

Le non-respect des conditions de l’entente de conformité peut donner lieu à des mesures d’exécution, y compris des procès-verbaux de violation et l’établissement d’une sanction administrative pécuniaire.

Conformément à la législation, les sanctions administratives pécuniaires ne s’appliquent pas aux OETP.

Entités financières sous réglementation fédérale (EFF)

L’ACFC supervise trois types d’entités financières sous réglementation fédérale : les institutions financière sous réglementation fédérale, les exploitants de réseaux des cartes de paiements et les organismes externes de traitement des plaintes.

Examen de l’industrie

Un examen de l’industrie est un outil de conformité officiel qui sert à recueillir de l’information auprès des EFF sur une question de conformité en particulier. Il sert à établir des pratiques communes au sein de l’industrie à propos des renseignements prescrits par règlement et à fournir des recommandations ou des directives à l’industrie concernant les pratiques exemplaires.

Examen sur dossier

Un examen sur dossier est un outil de conformité officiel qui est utilisé lorsque plusieurs lacunes en matière de conformité sont décelées au sein de l’EFF. Un examen sur dossier suit la même procédure qu’un examen sur place, la différence étant que l’examen de l’information se déroule dans les bureaux de l’Agence.

Après l’examen, la DCA rédige un rapport d’examen qui fait état des lacunes en matière de conformité décelées au sein de l’organisation et énonce des recommandations précises concernant les mesures de conformité que l’EFF doit prendre pour assurer une conformité intégrale. L’ACFC travaillera avec l’EFF pour établir un délai convenable pour la mise à exécution de toutes les recommandations.

On s’attend à ce que l’EFF donne suite à toutes les recommandations et informe la DCA de la façon dont elle entend assurer la conformité. Si les recommandations découlant d’un examen sur dossier ne sont pas mises à exécution par l’EFF, l’affaire pourrait prendre de l'ampleur et des mesures d’exécution pourraient alors être prises (p. ex., un procès-verbal de violation).

Examen sur place

Un examen sur place est un outil de conformité formel. Il s’agit d’un examen complet et approfondi qui est mené lorsque la DCA a décelé à plus d’une reprise un manque de conformité de la part de l’EFF, ou un cas de non-conformité particulièrement flagrant dans un ou plusieurs domaines. Pour recueillir l’information essentielle pour mener ce type d’examen, la DCA peut demander des documents précis, y compris mais pas exclusivement des documents d’information, des politiques et des procédures, ainsi que des manuels de formation. La DCA peut aussi interviewer les employés de l’EFF sur les lieux de travail pour évaluer la mesure dans laquelle la procédure de conformité est connue à l’interne.

Après l’examen, un rapport est rédigé pour faire état des lacunes décelées en matière de conformité au sein de l’organisation et énoncer des recommandations spécifiques quant aux mesures de conformité que l’EFF doit prendre pour être pleinement conforme. L’ACFC travaillera avec l’EFF pour établir un délai convenable pour la mise à exécution de toutes les recommandations.

On s’attend à ce que l’EFF donne suite à toutes les recommandations et informe la DCA de la façon dont elle entend aller de l’avant pour assurer la conformité. Si les recommandations découlant d’un examen sur place ne sont pas mises à exécution par l’EFF, l’affaire pourrait prendre de l’ampleur et des mesures d’exécution pourraient alors être prises (p. ex., un procès-verbal de violation).

Exigences imposées par la loi en matière de dépôt de documents

Certaines dispositions réglementaires exigent que les EFF remettent les documents présentés ci-dessous à la commissaire de l’ACFC :

Certaines dispositions réglementaires exigent que les OETP remettent les documents présentés ci-dessous à la commissaire de l’ACFC :  

En outre, tous les cinq ans, les OETP doivent se soumettre à une évaluation de l’exercice de leurs fonctions et du rendement de leurs activités en tant qu’OETP qui doit être réalisée par un tiers conformément aux paramètres établis par la personne morale en consultation avec le commissaire.

Gestion de la conformité à la réglementation (GCR)

Exigence existante du Bureau du surintendant des institutions financières, appelée Ligne directrice E‐13. Préconise un contrôle efficace du risque de réglementation en demandant aux institutions financières de contrôler leur propre niveau de conformité. La GCR aide l’ACFC à promouvoir l’adoption, par les institutions financières, de politiques et de procédures visant à mettre en œuvre les dispositions visant les consommateurs qui leur sont applicables.

Lettre de non-conformité

Une lettre de non-conformité est un outil de conformité administratif qui sert à informer l’EFF qu’elle pourrait avoir enfreint un code de conduite ou un engagement public assujetti à la surveillance de la DCA. La lettre est signée par le directeur de la conformité et de l’application, et elle informe l’EFF que l’Agence est consciente du fait qu’un code ou un engagement pourrait ne pas avoir été respecté et qu’elle fermera le dossier en précisant qu'il s’agit d’un cas de non-conformité.

Dans certains cas, la DCA demandera à l’EFF de prendre les mesures qui s’imposent pour assurer la conformité totale au code de conduite ou à l’engagement public. L’EFF a le droit de présenter des observations au commissaire pour contester la lettre de non-conformité si elle le juge nécessaire.

Lettre faisant état de préoccupations

Lettre administrative officielle adressée aux EFF pour les sensibiliser davantage à une question de conformité éventuelle. L’Agence peut adresser une lettre de sensibilisation dans un cas de contravention apparente aux exigences législatives. Une lettre de sensibilisation peut aussi être adressée à une EFF, même si elle n’a peut-être pas enfreint la loi, un code de conduite ou un engagement public, mais lorsque l’Agence est d’avis que le processus de divulgation, les procédures ou les pratiques de l’EFF pourraient ne pas être acceptables ou induire les consommateurs en erreur.

Ce type de lettre informe l’EFF des préoccupations de la DCA concernant les résultats de son enquête et lui indique que des mesures réglementaires plus strictes pourraient être prises lors de la prochaine contravention. En outre, la DCA continue de suivre la question de près pour déterminer les tendances qui pourraient se dessiner. On s’attend à ce que l’EFF examine la question constatée, évalue la pratique utilisée pour assurer la conformité et rende compte à l’ACFC des changements qui ont été apportés.

Lettre faisant état d’une préoccupation qui s’accompagne de mesures recommandées

Une lettre faisant état d’une préoccupation qui s’accompagne de mesures recommandées (p. ex., un plan d’action) est un outil de conformité administratif qui sert à s’assurer que l’EFF améliore son niveau de conformité à une disposition réglementaire, un code de conduite ou un engagement public dans un délai fixé. La lettre indique également à l’EFF qu’une mesure réglementaire plus stricte pourrait être prise lors d’une prochaine contravention du même genre. La DCA continue de suivre la question de près pour déterminer les tendances qui pourraient se dessiner.

Un plan d’action oblige l’EFF à fournir des renseignements sur la cause de son manque de conformité ainsi que les mesures qu’elle prévoit prendre pour éviter que la situation se reproduise. On s’attend à ce que l’EFF examine les questions constatées, évalue la pratique pour assurer la conformité et rende compte à la DCA, dans un délai établi, de la façon dont elle s’y prend pour régler la question.

Lettre portant la mention « non substantiel »

Une lettre portant la mention « non substantiel » est un outil de conformité administratif qui sert à informer une EFF d’une éventuelle infraction d’une disposition réglementaire, d’un code de conduite ou d’un engagement public. La lettre est signée par l’'agent principal de la conformité et de l’application, et envoyée à l’EFF pour l’informer que l’Agence est consciente quvune violation a pu être commise, mais a décidé de ne pas poursuivre l’affaire dans l’immédiat.

La DCA continue de suivre la question de près pour déterminer les tendances qui pourraient se dessiner. On s’attend à ce que l’EFF examine la question constatée et évalue la pratique pour assurer la conformité.

Modèle d’évaluation des risques

Le Modèle d’évaluation des risques (MER) est un outil de conformité interne qui aide l’ACFC à établir les niveaux de risque relatifs que présentent les entités financières individuellement, d’après des éléments comme la présence sur le marché, la structure organisationnelle, les données pertinentes sur les pratiques de l’industrie et les contrôles. La DCA utilise l’information versée dans ce modèle pour définir, évaluer et peser les risques concernant les diverses activités commerciales et les types de comportement des entités financières.

Le MER contribue à identifier les EFF qui présentent un risque plus élevé de non-conformité aux dispositions réglementaires, aux codes de conduite et/ou aux engagements publics. Le MER prend en compte l’information qualitative et quantitative de chaque entité assujettie à la surveillance de l’ACFC, pour exprimer un résultat respectif en une cote unique du risque résiduel net.

Les cotes de risque associées à chaque entité permettent à l’Agence de mettre davantage l’accent sur les questions à incidence élevée intéressant l’industrie et contribuent à établir les activités de conformité que mènera l’ACFC.

Niveau désigné

Le niveau désigné de l’institution financière est le niveau supérieur à celui qui s’occupe normalement de la question en cause et prend les décisions d’ordre opérationnel. Ce niveau peut varier en fonction du profil opérationnel de l’EFF.

Pour les OETP, le niveau désigné est leur agent de conformité (responsable de la liaison).

Ordonnance restrictive

Une ordonnance restrictive est un outil d’exécution. Si une institution financière ou un administrateur, dirigeant, employé ou mandataire d’une institution financière ne se conforme pas à l’une ou l’autre des dispositions règlementaire, le commissaire ou un plaignant peut, en plus de tout autre droit que peut exercer une personne, présenter à la Cour une demande d’ordonnance enjoignant à l’institution financière, à l’administrateur, au dirigeant, à l’agent, à l’employé ou au mandataire de se conformer — ou de ne pas contrevenir — aux dispositions règlementaire et, à la réception de la demande, la cour peu rendre l’ordonnance ainsi que toute autre ordonnance qu’elle juge indiquée.

Conformément à la législation, les ordonnances restrictives ne s’appliquent pas aux OETP.

Plainte

Expression verbale ou écrite d’insatisfaction de la part d’un consommateur, qui se rapporte à toute activité de l’entité financière.

Plainte à signaler

Une plainte à signaler est une plainte qui se rapporte à une disposition réglementaire à un code de conduite volontaire ou à un engagement public, qui a été reçue ou transmise au niveau désigné, ou à un échelon supérieur, du processus de traitement des plaintes de lvinstitution financière.

Une plainte à signaler doit être communiquée à l’ACFC, même si :

Modèles de documents et délais

Pour les EFF qui communiquent les plaintes dans une forme détaillée (description complète de la plainte fournie) :

La DCA s’attend à ce que les EFF lui communiquent les plaintes à signaler une fois par trimestre, au moyen des documents suivants : le Rapport récapitulatif des plaintes à signaler pour les dispositions visant les consommateurs et le Rapport des plaintes à signaler pour les codes de conduite volontaires et les engagements publics.

Si l’EFF n’a aucune plainte à signaler (se rapportant aux dispositions visant les consommateurs ou aux codes/engagements), la DCA s’attend à ce que l’EFF l’en informe une fois par trimestre, au moyen d’un Rapport néant des plaintes à signaler.

Pour les EFF autorisées à communiquer les plaintes au moyen d’un rapport consolidé :

La DCA s’attend à ce que les EFF lui communiquent toutes les plaintes à signaler une fois par trimestre au moyen du document suivant : le Rapport consolidé des plaintes à signaler. Le rapport consolidé des plaintes à signaler contient une section pour les rapports néants, à utiliser s’il y a lieu.

Exception :

Les compagnies d’assurance ne sont pas tenues de soumettre des rapports néants dans la forme détaillée ou au moyen d’un rapport consolidé. Ce type de plaintes sera adressé lors de l’examen annuel.

Plainte de consommateur

Une plainte de consommateur est une plainte que l’ACFC reçoit directement d’un consommateur et qui se rapporte à une disposition réglementaire, à un code de conduite ou à un engagement public. Le centre des services aux consommateurs de l’ACFC reçoit les plaintes par courriel, par la poste et par téléphone. Il consigne tous les détails pertinents concernant la plainte du consommateur et répond en temps opportun à toutes les plaintes déposées par écrit.

Toute plainte reçue par l’ACFC qui se rapporte à une disposition réglementaire, à un code ou à un engagement est envoyée à la Direction de la conformité et de l’application à des fins de tri.

Outre les plaintes susmentionnées, l’ACFC reçoit un vaste éventail de plaintes d’ordre général (soit des plaintes qui ne se rapportent pas à une disposition visant les consommateurs). Lorsqu’il reçoit ce type de plainte, le centre des services aux consommateurs explique la procédure de traitement des plaintes de l’entité financière en cause et fournit de l’information sur le processus de règlement par une tierce partie, s’il y a lieu. Si la procédure de traitement des plaintes de l’entité financière n’a pas été suivie, l’ACFC dirige l’auteur de la plainte vers le bon palier de la procédure. Au besoin, elle dirige les consommateurs vers d’autres organisations (p. ex., un organisme de réglementation provincial ou un autre ministère ou organisme du gouvernement).

Poursuites

Une poursuite est un outil d’exécution. Quiconque contrevient, sans motif raisonnable, à une disposition règlementaire prévue dans la Loi sur les banques, la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt, la Loi sur les sociétés d'assurances, la Loi sur les associations coopératives de crédit, la Loi sur les réseaux de cartes de paiement ou leurs règlements d’application, est coupable d’une infraction punissable sur déclaration sommaire de culpabilité ou par mise en accusation, et est passible d’une amende, d’une peine d’emprisonnement ou des deux.

Lorsqu’il convient d’intenter des poursuites en cas d’infraction, l’affaire est renvoyée au procureur général du Canada.

Préavis de fermeture de succursale

Les EFF doivent satisfaire à cette exigences qui consiste à informer l’ACFC de leur intention de fermer une succursale qui ouvre des comptes de dépôt de détail et procède à des sorties de fonds, ou de cesser l’une de ces activités.

L’ACFC s’assure que les préavis de fermeture de succursale satisfont aux exigences de la loi applicable du point de vue du contenu et du choix du moment. Si l’institution satisfait aux exigences de la loi concernant le dépôt de documents, l’ACFC accuse réception de cette information. Si par contre des questions de conformité sont soulevées, la DCA suit le processus exposé dans le cadre de conformité.

Problème systémique

Un problème systémique est une question de conformité pouvant avoir une incidence sur plusieurs consommateurs ou ayant potentiellement des implications sur l’industrie en général. Habituellement, ces questions de conformité ne sont pas considérées de nature isolées (c.-à-d. erreur d’un seul employé) et elles sont souvent issues de problèmes liés au niveau procédural ou à des problèmes de documentation au sein de l’entité règlementée.

En plus de signaler leurs propres problèmes systémiques les OETP sont également tenus de signaler tous les problèmes systémiques découverts au cours de leurs enquêtes (plainte) relatives à ses membres.  

Procédures de traitement des plaintes

En vertu de la loi, les EFF sont tenues de mettre en place une procédure de traitement des plaintes pour traiter les plaintes qui leur sont présentées par des consommateurs. La procédure doit être mise à la disposition des consommateurs dans les succursales, sur les sites Web où des produits ou des services sont offerts, et à la demande des clients. Les institutions financières doivent remettre une copie de leurs procédures de traitement des plaintes à l’ACFC. L’Agence les verse dans une base de données, à laquelle on peut accéder au moyen de l’Outil de recherche — Procédures de traitement des plaintes, sur le site Web de l’ACFC.

Procès-verbal de violation

Un procès-verbal de violation est un outil d’exécution prévu par l’article 22 de la Loi sur l’ACFC. Il sert à informer l’EFF qu'il existe des motifs raisonnables de croire qu’elle a enfreint une disposition réglementaire.

La Loi sur l’ACFC exige que le procès-verbal de violation indique le nom de l’entité qui a commis la violation, la nature de la violation et le montant proposé de la sanction administrative pécuniaire que l’ACFC impose à l’institution.

L’EFF peut, dans un délai de 30 jours suivant la signification de l’avis, verser la sanction administrative pécuniaire (s’il y a lieu) ou présenter des observations au commissaire concernant la violation et la sanction administrative pécuniaire proposée.

Si une EFF ne présente pas d’observations ou ne verse pas la sanction administrative pécuniaire conformément au procès-verbal de violation, elle est réputée avoir commis la violation.

Les procès-verbaux de violation sont d’ordinaire établis par le commissaire adjoint auquel le commissaire de l’ACFC a délégué le pouvoir requis pour le faire.

Conformément à la législation, les sanctions administratives pécuniaires​ ne s’appliquent pas aux OETP.

Questionnaire pour l’évaluation de la conformité

Pour surveiller le niveau de conformité au sein du secteur, la DCA peut effectuer des évaluations directes des EFF au regard des dispositions réglementaires, des codes de conduite ou des engagements publics. Ces évaluations peuvent comporter des éléments portant sur des processus internes ou des fonctions de conformité.

Le questionnaire et le suivi qui en résulte comprennent un examen complet et systémique de la conformité globale d’une institution. Le processus permet à la DCA de déceler les domaines dans lesquels l’institution peut apporter des améliorations à sa conformité globale.

Rapport de conformité ou proposition

La DCA prépare un rapport ou une proposition en matière de conformité, lorsqu’elle est arrivée à la conclusion d’une forte probabilité qu’une EFF ait enfreint une exigence législative et considère que la situation révèle une question de fond. 

Le rapport définit la ou les principales questions de conformité décelées, indique les principales dispositions législatives dont il est question, fait état de tous les éléments de preuve, contient une analyse de la préoccupation en matière de conformité et présente une recommandation concernant le règlement de la question de conformité (p. ex., une entente de conformité, un examen sur place, une violation, etc.).

Une ébauche peut être envoyée à l’EFF aux fins de commentaires lorsqu’il est jugé nécessaire de vérifier des faits précis entourant la préoccupation en matière de conformité. Habituellement, l’entité financière dispose de 30 jours civils pour faire des commentaires à propos des faits énoncés dans l’ébauche de rapport.

Le rapport contient l’information dont le commissaire de l’ACFC a besoin pour se prononcer à l’égard d'une préoccupation donnée en matière de conformité.

Responsable de la liaison en matière de conformité

Employé de niveau supérieur de l’EFF à qui il incombe de mener à bien et de contrôler les activités visant à assurer la conformité de l’institution en cause.

Responsable de la liaison en matière de plaintes

Employé de niveau supérieur de l’EFF à qui il incombe d’examiner les questions de conformité qui sont renvoyées à l’institution par l’ACFC et d’assurer la liaison avec l’ACFC au sujet des plaintes à signaler de l’EFF.

Sanction administrative pécuniaire

Une sanction administrative pécuniaire est une pénalité que le commissaire peut imposer, selon les articles 19 et 20 de la Loi sur l’ACFC. La pénalité maximale est de 50 000 $ pour un particulier et de 500 000 $ pour une EFF. La pénalité est payable au Receveur général du Canada et le montant est fixé en fonction de trois critères : la nature de l’intention ou de la négligence de l’auteur; la gravité du tort causé; et les antécédents de l’auteur.

Conformément à la législation, les sanctions administratives pécuniaires ne s’appliquent pas aux OETP.

Tri de conformité

Le tri de conformité est un processus administratif suivi par la DCA pour classer les divers types d’information sur l’industrie recueillis par l’Agence. L’objectif du tri de conformité est de déterminer si l’information analysée par la DCA pourrait faire ressortir une éventuelle préoccupation en matière de conformité touchant une disposition réglementaire, un code de conduite ou un engagement public sous la surveillance de l’ACFC.

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