Déterminer si vous devez vous inscrire
Vous devrez peut-être vous inscrire à un compte de retenues sur la paie si vous êtes :
- un employeur;
- un fiduciaire;
- un payeur d'autres revenus liés à l'emploi.
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Déterminer si vous êtes un employeur, un fiduciaire ou un payeur d'autres revenus liés à l'emploi
- Employeur
L'Agence du revenu du Canada (ARC) considère généralement que vous êtes un employeur si :
- vous versez des salaires ou traitements (y compris des avances), des primes, une paie de vacances ou des pourboires à vos employés;
- vous offrez à vos employés certains avantages imposables comme une automobile ou des allocations.
Une personne est un employé si elle et le payeur ont une relation employeur-employé. Cette relation est appelée emploi sous un contrat de services.
Bien que l'intention d'un contrat écrit puisse signifier qu'une personne travaille à son propre compte (donc, qu'elle a conclu un contrat de services), l'ARC ne peut considérer la personne comme un travailleur indépendant s'il est prouvé qu'une relation employeur-employé existe. Les faits relatifs à la relation de travail dans son ensemble déterminent le statut d'emploi.
- Fiduciaire
Emploi par un fiduciaire
Un fiduciaire est un liquidateur, un séquestre, un séquestre-gérant, un syndic de faillite, un cessionnaire, un exécuteur, un administrateur, un administrateur-séquestre ou toute autre personne accomplissant des fonctions semblables à celles d'un fiduciaire.
Un fiduciaire exécute les deux fonctions suivantes :
- Il autorise ou fait effectuer un paiement pour le compte d'une autre personne.
- Il administre, gère, distribue, liquide ou contrôle les biens, l'entreprise, la succession ou le revenu d'une autre personne.
Le fiduciaire est conjointement et solidairement responsable des retenues et des versements de l'impôt sur le revenu et des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l'assurance-emploi (AE) pour tout paiement qu'il effectue.
Syndic de faillite
Le syndic de faillite est l'agent d'un employeur en faillite en cas de liquidation, de cession ou de faillite. Si un employeur en faillite a retenu les cotisations au RPC et à l'AE ainsi que l'impôt sur le revenu sur les montants que les employés ont reçus avant la faillite, mais qu'il n'a pas versé ces retenues à l'ARC, le syndic doit détenir les montants en fiducie. Ces montants ne font pas partie de la masse de la faillite et devraient être conservés séparément.
Si le syndic continue d'exploiter l'entreprise de l'employeur en faillite, il doit obtenir un nouveau numéro d'entreprise. Le syndic doit continuer de retenir et de verser les montants requis des cotisations au RPC et à l'AE et de l'impôt sur le revenu selon le calendrier des versements de l'employeur en faillite. Le syndic doit préparer et produire les déclarations de renseignements T4 (feuillets) de la manière habituelle.
Tous les autres fiduciaires
Si le syndic continue d'exploiter l'entreprise de l'employeur, il doit obtenir un nouveau numéro d'entreprise. Le syndic doit continuer de retenir et de verser les montants requis des cotisations au RPC et à l'AE et de l'impôt sur le revenu selon le calendrier de versement de l'employeur. Les honoraires versés aux exécuteurs testamentaires, aux liquidateurs ou aux administrateurs sont soit des revenus provenant d'une charge de fonction ou d'un emploi, soit un revenu d'entreprise, selon que l'exécuteur testamentaire ou l'administrateur agit à ce titre dans le cours normal d'une entreprise.
- Payeur d'autres revenus liés à l'emploi
Un payeur d'autres revenus peut être un employeur, un fiduciaire, un exécuteur testamentaire, un liquidateur, un administrateur ou l'administrateur d'une société qui paie d'autres types de revenus se rapportant à un emploi. Ce revenu peut comprendre ce qui suit:
- prestations de retraite ou autres pensions;
- paiements forfaitaires;
- commissions d'un travailleur indépendant;
- rentes;
- allocations de retraite;
- allocations pour ristournes;
- paiements de revenu accumulé (PRA);
- paiements d'aide aux études (PAE);
- honoraires ou autres sommes pour services;
- autres revenus, notamment :
- des subventions de recherche;
- des paiements d'un régime enregistré d'épargne-invalidité (REEI);
- des prestations d'un régime d'assurance-salaire si vous ne devez pas retenir de cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l'assurance-emploi (AE);
- des prestations consécutives au décès;
- certains avantages accordés à :
Vos obligations en tant qu'employeur, fiduciaire ou payeur d'autres revenus liés à l'emploi
Vous devez vous inscrire à un compte de retenues sur la paie si vous êtes un employeur, un fiduciaire ou un payeur d'autres revenus liés à l'emploi.
Quand vous inscrire
Vous devez vous inscrire à un compte de retenues sur la paie avant la date limite de votre premier versement. Le premier versement est dû au plus tard le 15 du mois qui suit le mois où vous avez commencé à effectuer les retenues sur la paie de vos employés, à moins que l'ARC vous informe d’une nouvelle fréquence de versements.
Exemple 1
Vous embauchez un employé le 11 mars et vous le payez toutes les deux semaines. La première paie a lieu le 25 mars, alors la date limite de votre premier versement serait le 15 avril.
Exemple 2
Vous embauchez un employé le 25 mars et vous le payez le 3 avril. La date limite de votre premier versement serait le 15 mai.
Que se passe-t-il si vous ne vous inscrivez pas
Si vous n'avez pas ouvert de compte avant d'embaucher des employés, vous devez quand même calculer les retenues et les verser au plus tard à la date limite. Si vous ne le faites pas, vous pourriez devoir payer une pénalité.
Que faire si vous avez une entreprise au Québec
Si vous avez un établissement au Québec, en plus de vous inscrire à un compte de retenues sur la paie auprès de l'ARC, vous devrez peut-être vous inscrire auprès de Revenu Québec.
Apprenez-en plus : Inscription au fichier des retenues à la source – Revenu Québec.
Que faire si vous ne connaissez pas le statut d'emploi du travailleur
Vous pouvez demander une décision aux fins du RPC/AE sur le statut d'emploi. Si vous, ou une personne qui travaille pour vous, n'êtes pas certain du statut d'emploi du travailleur (employé ou travailleur indépendant), l'un ou l'autre d'entre vous peut demander une décision aux fins du RPC/AE pour déterminer le statut et si l'emploi ouvre droit à pension, est assurable ou les deux. La décision peut également déterminer si les gains ouvrent droit à pension, sont assurables ou les deux.
Apprenez-en plus :
Références
Lois et mesures législatives
- LIR: 153(1)
- Obligation de déduire et de verser
- LIR: 227(9)(a)
- Versement tardif/Défaut de verser – pénalité de 10 %
- LIR: 227(9)(b)
- Versement tardif/Défaut de verser – pénalité de 20 % (négligence grave)
- LIR: 227(9.1)
- Versement tardif/Défaut de verser – exemption de 500 $
- LIR: 227(9.2)
- Versement tardif/Défaut de verser – intérêt
- LIR: 227(10)
- Versement tardif/Défaut de verser – pouvoir d'évaluation
- RPC: 21(1)
- Obligation de déduire et de verser
- RPC: 21(2)
- Responsabilité selon le RPC/AE en cas de défaut de déduction
- RPC: 21(6)
- Versement tardif/Défaut de verser – intérêt
- RPC: 21(7)(a)
- Versement tardif/Défaut de verser – pénalité de 10 %
- RPC: 21(7)(b)
- Versement tardif/Défaut de verser – pénalité de 20 % (négligence grave)
- RPC: 22(1)
- Versement tardif/Défaut de verser – pouvoir d'évaluation
- LAE: 82(1)
- Obligation de déduire et de verser
- LAE: 82(4)
- Responsabilité selon le RPC/AE en cas de défaut de déduction
- LAE: 82(8)
- Versement tardif/Défaut de verser – intérêt
- LAE: 82(9)(a)
- Versement tardif/Défaut de verser – pénalité de 10 %
- LAE: 82(9)(b)
- Versement tardif/Défaut de verser – pénalité de 20 % (négligence grave)
- LAE: 85(1)
- Versement tardif/Défaut de verser – pouvoir d'évaluation
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