Manuel de la vérification de l'impôt sur le revenu

La direction générale des programmes d’observation (DGPO)

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Chapitre 16.0 Certificats de décharge

Table des matières

• 16.1.0 Programme des certificats de décharge
  • 16.1.1 Introduction
  • 16.1.2 Directives de traitement des certificats de décharge
  • 16.1.3 Certificat de décharge – Sociétés autorisées à abandonner leur charte
• Annexe 16.1.0 Lettres
  • A-16.1.1 Confirmation d’une demande de certificat de décharge
  • A-16.1.2 Confirmation de l’émission d’un certificat de décharge
• Annexe 16.2.0 Formulaires, listes de contrôle et modèles
  • A-16.2.1 Formes de testament
  • A-16.2.2 Contenu d'un testament
  • A-16.2.3 Glossaire – Succession des contribuables décédés
  • A-16.2.4 Autres textes législatifs – LIR

16.1.0 Programme des certificats de décharge

16.1.1 Introduction 

Le paragraphe 159(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR) exige que tout représentant légal, à l'exception d'un syndic de faillite, obtienne un certificat de décharge attestant que tous les impôts ont été payés ou qu'une garantie acceptable a été fournie avant de procéder à la répartition des biens sous sa garde.

Les représentants agissent en fait au nom de la personne décédée ou d'un autre contribuable pour toutes les questions qui se rapportent à l'impôt ou à la taxe de cette personne. Pour les responsabilités du représentant légal, allez au paragraphe 159(1) de la LIR. En règle générale, il existe deux types de représentants impliqués dans le compte d’un contribuable :

1.     Représentant autorisé

Un représentant autorisé est défini comme une personne ou une entreprise à laquelle un contribuable ou un représentant légal a donné la permission de traiter avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) au nom du contribuable.

2.     Représentant légal

Le paragraphe 248(1) de la LIR définit un représentant légal d’un contribuable ainsi : « Quant à un contribuable, syndic de faillite, cessionnaire, liquidateur, curateur, séquestre de tout genre, fiduciaire, héritier, administrateur du bien d’autrui, liquidateur de succession, exécuteur testamentaire, conseil ou autre personne semblable, qui administre ou liquide, en qualité de représentant ou de fiduciaire, les biens qui appartiennent ou appartenaient au contribuable ou à sa succession, ou qui sont ou étaient détenus pour leur compte, ou qui, en cette qualité, exerce une influence dominante sur ces biens ou s’en occupe autrement ». Les types communs de représentants légaux comprennent ce qui suit : procuration, curateur public, exécuteur et administrateur. Allez à l’Annexe A‑16.2.3, Glossaire - Succession des contribuables décédés, pour obtenir de plus amples renseignements sur ces types de représentants légaux.

Il y a des indicateurs dans le Cas T1/T3 sous le dossier « Données non financières sur le contribuable » dans l'écran « Aperçu du compte » ainsi que dans Intégras pour chacun des types de représentants. Les faits de chaque cas en particulier détermineront si une personne est un représentant légal.

Le contribuable décède sans testament (intestat) ou sans avoir nommé un exécuteur ou les deux

En général, lorsqu’un contribuable décède sans testament ou sans avoir nommé un exécuteur ou dans ces deux cas, l’ARC demande une lettre d’administration désignant un individu spécifique comme administrateur de la succession.

Habituellement, un tribunal accorde des lettres d’administration à un ou plusieurs individus pour qu’ils règlent la succession d’une personne décédée sans testament. Si l’administrateur remet une copie du document de la cour qui les nomme, cela suffit pour confirmer qu’il est le représentant légal pour clôturer la succession. Dans tous les cas, l’information sur les représentants dans le Cas T1/T3 devrait être mise à jour avant de produire le certificat de décharge. Les agents des certificats de décharge sont en mesure de mettre à jour l’information sur les représentants dans le Cas T1/T3.

Membres de la famille des personnes décédées

Le paragraphe 251(2) de la LIR définit les personnes liées comme « des particuliers unis par les liens du sang, du mariage, de l’union de fait ou de l’adoption ». Pour les besoins du présent chapitre, nous nous référerons à ces personnes comme membres de la famille.

Dans certain cas, un contribuable décède intestat (sans testament) et sa succession est assez modeste. Il serait trop coûteux et cela pourrait créer des difficultés financières pour un membre de la famille (époux survivant, conjoint de fait ou parent) d’obtenir des lettres d’administration. Ce genre de situation doit être examinée individuellement (en fonction de ses propres mérites) afin de déterminer si ce particulier devrait être mis à jour comme représentant du contribuable.

Les particuliers qui souhaitent agir à titre de représentant légal pour la clôture d’une succession où il n’y a pas de testament, devraient écrire à l’unité du Système d’identification du représentant du contribuable (SIRC) de leur centre fiscal (CF). Ne donnez pas d’autorisation si le statut du représentant légal n’est pas mis à jour dans la section représentant du Cas T1/T3.

Si vous avez besoin de l’aide, renvoyez le dossier au SIRC avant de produire le certificat de décharge. Voici une liste des adresses des boîtes aux lettres des SIRC :

•        Pour le CF de Sudbury :
Par courriel chiffré, envoyez le formulaire TX19, Demande d’un certificat de décharge, et les documents connexes à l’Unité du SIRC – DSPP – CF de Sudbury à Authorization Services-SUDTC / Services authorisation-CFSUD (CRA/ARC)

•        Pour le CF de l’Île-du-Prince-Édouard (Summerside) et le CF de Winnipeg :

Authorization Services-WinnipegTC / Services autorisation-CFWinnipeg (CRA/ARC)

•        Pour le CF de Jonquière :

Services d’autorisation - CF Jonquière / Authorization Services - Jonquière TC (CRA/ARC)

Objectif du certificat de décharge

Les certificats de décharge sont le plus souvent émis au moment de la distribution des biens d'un particulier décédé, de la succession de cette personne ou d'une fiducie testamentaire faisant suite à son décès. Des certificats de décharge doivent également être obtenus lorsqu'une société abandonne sa charte au moment de la liquidation de ses affaires.

Des certificats de décharge ne peuvent être émis que lorsque toutes les déclarations d'impôt sur le revenu et de taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) ont été produites, qu'elles ont fait l'objet d'une cotisation et que l'impôt sur le revenu et/ou la TPS/TVH à payer par le contribuable a été acquitté ou a fait l'objet d'une garantie.

Aux termes du paragraphe 159(3), les représentants qui n’obtiennent pas un certificat de décharge avant de distribuer le bien visé sont redevables de tous les impôts et les taxes impayés. Les montants comprennent tous les impôts sur le revenu et la TPS/TVH (y compris les impôts provinciaux et territoriaux administré par l’ARC), de même que les intérêts et les pénalités. Le certificat couvre aussi le paiement en souffrance des cotisations au Régime de pensions du Canada et des cotisations à l’assurance-emploi, y compris les intérêts et les pénalités connexes. La responsabilité du représentant est limitée à un montant qui n’est pas supérieur à la valeur des biens distribués.

L'obligation d'obtenir un certificat de décharge selon le paragraphe 159(2) ne s'applique pas à un syndic de faillite. Émettre un certificat de décharge à un syndic de faillite serait trompeur étant donné que le certificat ne couvrirait aucune responsabilité du syndic selon l'article 128.

Il importe de souligner que l'émission d’un certificat de décharge n'empêche pas le ministre de tenter de recouvrer tout impôts ou taxes impayés auprès d'une succession ou de ses bénéficiaires, mais elle dégage le représentant légal de toutes responsabilités personnelles liées à cet impôt ou à cette taxe.

Un certificat de décharge couvre uniquement la propriété sous le contrôle du représentant légal jusqu’à la date à laquelle le certificat est délivré. Les propriétés découvertes plus tard qui ont une incidence sur l’impôt sur le revenu déclaré par le contribuable devraient être comptabilisées dans le cadre d’un nouveau certificat de décharge.

Où la demande de certificat de décharge est-elle traitée?

Représentants résidents

Si le représentant légal est un résident du Canada, le formulaire TX19, Demande d’un certificat de décharge, sera envoyé au bureau des services fiscaux (BSF) régional servant le secteur où réside le représentant légal.

S’il y a plus qu’un représentant légal, ils doivent tous s’entendre sur le représentant qui sera responsable des affaires fiscales de la personne décédée et de la succession, y compris la demande d’un certificat de décharge.

Si le représentant légal veut que nous communiquions avec une autre personne, il est important de s’assurer qu’il y a une autorisation appropriée au dossier. Si ce n’est pas le cas, nous devrions demander une lettre d’autorisation signée par le représentant légal.

Si les biens du contribuable sont situés dans un secteur qui relève d’un BSF autre que le BSF du secteur où réside le représentant légal, le BSF qui traite la demande peut communiquer avec l’autre BSF (s’il y a lieu) afin de s’assurer que tout renseignement ou indice supplémentaire est pris en compte avant la production du certificat de décharge. Exceptionnellement, le représentant légal, en collaboration avec le représentant autorisé, peut former le vœu que la demande de certificat de décharge soit traitée par le BSF qui dessert le secteur où la personne décédée a résidé et le représentant autorisé est situé, auquel cas, les autorisations de tous les représentants légaux à cet effet revêtent une importance particulière.

Représentants de personnes non résidentes

Si le représentant légal est une personne non résidente du Canada :

•        Si le défunt était une personne non résidente du Canada - acheminer le formulaire TX19 au directeur adjoint de la Division de la vérification du BSF qui dessert le secteur où réside le représentant légal.

•        Si le représentant légal est une personne non résidente du Canada – acheminer le formulaire TX19 au directeur adjoint de la Division de la vérification du BSF qui dessert le secteur où se trouve le bien canadien imposable (BCI) (le bien immobilier).

•        Si le représentant légal est un non-résident et le BCI (bien immobilier) est un bien incorporel (c.-à-d. les actions d’une société privée sous contrôle canadien (SPCC)), acheminer le formulaire TX19 au directeur adjoint de la Division de la vérification du BSF qui dessert le secteur où l’esprit et la gestion de la société ou de la société de personnes sont situés. Pour déterminer où réside une société, consultez les paragraphes 15 et 16 du Bulletin d’interprétation IT391R, Statut des corporations.

Loi sur la taxe d’accise (taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée)

L’article 270, partie IX de la Loi sur la taxe d’accise (taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée) comprend des dispositions semblables exigeant qu’un représentant légal obtienne un certificat de décharge en remplissant le formulaire GST352 (TPS352), Demande de certificat d’attestation du paiement de la taxe, avant la distribution de biens ou de fonds sous leur contrôle.

Renvoyez le dossier à la section de l’Élaboration de la charge de travail de la TPS/TVH aux fins d’examen afin de déterminer si, oui ou non, un certificat de décharge devrait être émis au représentant de l’inscrit. 

Types de certificats de décharge

Les types de certificats de décharge de base pouvant être délivrés sont les suivants :

Particuliers

• Certificat de décharge à la date du décès - délivré au représentant légal d’une succession (jusqu’à et incluant la date du décès). Dans de nombreux cas, il s’agit du seul certificat de décharge demandé. 
• Certificat de décharge pour la distribution partielle - délivré au représentant légal d’une succession pour distribution partielle des actifs de la succession.
• Certificat de décharge pour la distribution (finale) – délivré au représentant légal d’une succession ou d’une fiducie avant le transfert définitif des actifs aux bénéficiaires. 
• Un certificat de décharge peut également être délivré au représentant d’un inscrit aux fins de la TPS/TVH. 

Sociétés

• Un certificat de décharge peut être délivré aux liquidateurs des sociétés et des sociétés de personnes avant le transfert des biens aux actionnaires ou aux partenaires.
• Un certificat de décharge peut également être délivré au représentant d’un inscrit à la TPS/TVH. 

Les certificats de décharge pour les personnes décédées, les fiducies et les sociétés sont délivrés sur le formulaire TX21, Certificat de décharge. Les certificats de décharge en vertu de la Loi sur la taxe d’accise sont délivrés sur un formulaire TPS158.

Si le représentant présente une demande de certificat de décharge pour la répartition (finale), il n’est pas nécessaire de recevoir une date de décès ou un certificat partiel.

Demande de certificats de décharge

La circulaire d'information IC82-6R12, Certificat de décharge, explique :

• pourquoi un certificat de décharge est nécessaire;
• comment un représentant doit procéder pour demander un certificat de décharge et les renseignements et documents qui doivent accompagner la demande (formulaire TX19, Demande d’un certificat de décharge);
• quelles mesures le représentant doit prendre en ce qui touche la répartition des biens qui sont sous sa garde;
• les conditions qui doivent être remplies avant que l'ARC n'émette un certificat de décharge.

Le paiement ou l'attribution d'un revenu de fiducie à un bénéficiaire n'équivaut pas à une répartition de biens. Il n'est donc pas nécessaire, dans ce cas, de demander un certificat de décharge.

Les procédures à suivre pour obtenir un certificat de décharge sont aussi disponibles dans les guides d’impôt sur le revenu :

• T4011, Déclarations de revenus de personnes décédées;
• T4013, T3 Guide des fiducies.

Le BSF régional qui dessert le secteur où le représentant est situé, traitera la demande, même si c'est un BSF différent qui s'occupait du dossier du contribuable décédé. Les demandes de certificats de décharge sont traitées par un groupe distinct des Successions et des fiducies ou par d’autres agents désignés du BSF.

T1 générale – Déclaration finale de revenus et de prestations d'un particulier décédé

Le représentant dispose d'un délai d'au moins six mois pour produire la déclaration T1 finale d'une personne décédée. Les dates limites de production de la déclaration T1 finale sont :

Si la personne décédée ou l’époux ou le conjoint de fait de la personne décédée gagnait un revenu d'entreprise pendant l'année du décès, des règles particulières s'appliquent. Pour en savoir plus, consultez le guide de l’impôt sur le revenu T4011, Déclarations de revenus de personnes décédées.

T3 Déclaration de renseignements et de revenus des fiducies

Année d’imposition

• Fiducie non testamentaire

La fin de l’année d’imposition d’une fiducie non testamentaire est le 31 décembre, sauf pour une fiducie de fonds commun de placement qui choisit le 15 décembre comme fin d’année. Une fiducie de fonds commun de placement qui a auparavant choisi le 15 décembre comme fin d’année peut révoquer ce choix. 

• Fiducie testamentaire 

La fin de l’année d’imposition d’une fiducie testamentaire peut être, mais n’est pas obligée d’être, le 31 décembre. La première période d’imposition de la fiducie commence le jour suivant le décès de la personne et se termine à une date choisi dans les prochains 12 mois. La fin de l’année de la fiducie détermine les taux d’imposition applicables et l’année d’imposition des feuillets envoyés aux bénéficiaires.

Remarque

À compter de 2015, les fiducies testamentaires (autres que les successions assujetties à l’imposition à taux progressifs) seront obligées d’utiliser une fin d’année d’imposition qui correspond à la fin de l’année civile, et leurs exercices prendront fin dans la même année civile au cours de laquelle ils ont commencé. Les fiducies testamentaires qui ont actuellement une fin d’année d’imposition qui ne correspond pas à la fin d’année civile, la fin d’année d’imposition sera réputée être le 31 décembre 2015, à moins que la fiducie est une succession en existence à la fin de 2015 et qui est une succession assujettie à l’imposition à taux progressifs pour son année d’imposition 2016.

Une succession assujettie à l’imposition à taux progressifs d’un particulier, à n’importe quel moment, est la succession qui a été établie au décès du particulier ou par suite du décès, si toutes les conditions suivantes sont respectées :

•        ce moment suit le décès du particulier pour pas plus de 36 mois

•        la succession est, à ce moment, une fiducie testamentaire

•        le numéro d’assurance sociale du particulier est fourni dans la déclaration de revenus de la succession de l’année d’imposition qui inclut ce moment et pour chacune de ses années d’imposition précédentes qui finissaient après 2015 (pour une période de 36 mois suivant le décès du particulier)

•        la succession se désigne elle-même comme succession assujettie à l’imposition à taux progressifs du particulier dans sa déclaration de revenus

•        aucune autre succession ne doit se désigner comme succession assujettie à l’imposition à taux progressifs du particulier dans une déclaration de revenus pour une année d’imposition se terminant après 2015

Une succession peut être une « succession assujettie à l’imposition à taux progressifs » jusqu’a 36 mois suivant le décès d’un particulier. Une succession cessera d’être une succession assujettie à l’imposition à taux progressifs si elle est toujours en existence à la fin de la période de 36 mois.

Il se peut qu'il ne soit pas nécessaire de produire le formulaire T3RET, T3 Déclaration de renseignements et de revenus des fiducies, si la succession est répartie immédiatement après le décès de la personne ou si la succession n'a généré aucun revenu avant sa répartition. Si la production d'une déclaration T3 est requise, la date limite de production dépend du genre de fiducie. Pour plus d’informations, consultez le guide de l’impôt sur le revenu T4013, T3 Guide des fiducies.

Références

Loi de l’impôt sur le revenu

• Article 159

Circulaire d'information

• IC82-6R12, Certificat de décharge

Guides d’impôt sur le revenu

• T4011, Déclarations de revenus de personnes décédées
• T4013, T3 Guide des fiducies

Formulaire de demande

• Formulaire TX19, Demande d’un certificat de décharge

Répertoire des produits d’apprentissage

• produit d’apprentissage FP1160-000, Successions et fiducies – Vérification des déclarations de revenus de personnes décédées
• produit d’apprentissage FP1161-000, Successions et fiducies – Vérification des fiducies

16.1.2 Directives de traitement des certificats de décharge

Délais de traitement – normes de service

Afin de veiller à ce que le représentant autorisé ou légal d’un contribuable obtienne un certificat de décharge de l’ARC relativement à des années d’imposition précises autorisés de ce particulier, il faut s’assurer que les demandes dûment remplies et soumises sont saisies dans la base de données du Système des certificats de décharge (SCD) en temps opportun et qu’elles sont traitées d’une façon exacte.

La norme de service de l’ARC consiste à traiter 90 % des demandes dans un délai de 120 jours suivant la date de réception par l’ARC. La norme sera examinée et consignée chaque année.

Enregistrement du temps et du taux de production

Type d’activité 628

Consignez le temps consacré à toutes les activités liées à l’examen des demandes de certificat de décharge :

•        documentation du reçu de la demande

•        obtention et examen de documents et de renseignements

•        examen de divers comptes afin de veiller à ce qu’il n’y ait aucune dette due

•        traitement des demandes de renseignements liées aux demandes

•        préparation des formulaires pertinents, des indices, etc.

•        traitement du certificat de décharge

Production : Ne pas enregistrer d’unité de production pour cette activité.

Type d’activité 490

Consignez le temps consacré au traitement des redressements liées aux demandes de certificat de décharge :

•        obtention du cas Integras du chef d’équipe

•        téléchargement des documents obtenus précédemment

•        création des feuilles de travail (si nécessaire)

•        finalisation du cas Integras afin de traiter le redressement

Traitement des demandes de certificats de décharge, le formulaire TX19 – 8 Étapes

Réception des demandes 

Étape 1

La première étape consiste à déterminer quel BSF devrait traiter la demande en vérifiant l’adresse du représentant légal.

Confirmez la juridiction du BSF du demandeur en vérifiant l’ordinateur central. Si le représentant légal a autorisé une autre personne ou une entreprise à agir en son nom auprès de l’ARC, assurez-vous que cette autorisation a été mise à jour à la section représentant du Cas T1/T3. Le représentant autorisé ou légal peut demander un certificat de décharge au BSF qui a servi le contribuable. Lorsque plus d’un représentant légal est nommé ou désigné, un représentant légal (le demandeur) peut avoir assumé la responsabilité de communiquer avec l’ARC, ce qui peut être vérifié en communiquant avec le demandeur.

Étape 2

Afin d’assister dans l’approbation de certificats de décharge à risque faible, nous avons introduit un outil de décision du certificat de décharge (ODCD) T1. L’outil assistera à déterminer si la demande devrait être acceptée ou refusée.

Saisissez le NAS dans la Visionneuse du profil de risques d’observation (VPRO) :

•        Si l’ODCD retourne comme réponse « Non », envoyez une lettre d’accusé de réception et préparez le dossier aux fins d’examen approfondi.

•        Si l’ODCD retourne comme réponse « Oui », préparez à émettre le certificat de décharge sans examen approfondi.

Étape 3

Examinez l’intégralité de la demande de certificat de décharge afin de vous assurer que la demande est complète et qu’elle comprend les personnes qui demandent le certificat en fournissant le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le titre (par exemple, l’exécuteur, le fiduciaire, le liquidateur et l’administrateur).

Pour une personne décédée, la demande doit comprendre :

•        le nom de la personne décédée

•        le numéro d’assurance sociale de la personne décédée

•        la date de décès du contribuable

Pour une fiducie, la demande doit comprendre :

•        le nom de la fiducie

•        le nom et l’adresse des fiduciaires

•        le numéro de compte de la fiducie

•        la date de liquidation

Pour une société, la demande doit comprendre :

•        le nom complet de la société

•        le numéro d’entreprise (NE)

•        la date de liquidation

Pour un inscrit à la TPS/TVH, la demande doit comprendre :

•        le nom complet de l’inscrit

•        le numéro d’entreprise (NE)

•        la date de liquidation ou la date de décès s’il s’agit d’un propriétaire unique

Formulaire TX19 reçu sans la totalité des documents

Lorsque vous recevez un formulaire TX19, Demande d’un certificat de décharge, vous devez simplement refuser et renvoyer la demande aux exécuteurs ou aux représentants quand la déclaration finale n’a pas été produite ou n’a pas fait l’objet d’une cotisation. Autrement, la demande devrait être acceptée et saisie dans le Système des certificats de décharge (SCD).

S’il manque des documents, vous devrez envoyer une lettre aux exécuteurs ou aux représentants pour leur demander d’envoyer les renseignements manquants en leur accordant un délai de 30 jours pour les fournir. Si vous n’avez obtenu aucune réponse dans les 30 jours, rejetez la demande. Plutôt que d’envoyer une lettre, vous pouvez également envisager de téléphoner au représentant pour lui demander les documents manquants et, dans ce cas, ajoutez une note dans le SCD.

Étape 4

Saisissez la demande dans le SCD, puis produisez une feuille de demande de renseignements. Pour en savoir plus, allez à Système des certificats de décharge (SCD).

Mettre à jour le BLOC-NOTES en y indiquant qu’une demande a été reçue et en précisant le BSF visé. La « date de réception de la demande » est la date à laquelle la demande a été reçue par l’ARC, peu importe le BSF ou le CF qui a initialement reçu la demande. Le SCD vous permettra de saisir une autre date de réception lorsque la demande est reçue par le BSF responsable du traitement.

Étape 5

Si les représentants légaux et autorisés ont été mis à jour à la section représentant du Cas T1/T3, cherchez à obtenir les déclarations ou les documents permanents nécessaires pour faciliter l’examen de la demande (une copie de tout document pertinent devrait déjà avoir été fournie et se trouver dans les documents permanents).

Si une copie du testament, de la désignation d’un représentant légal ou d’une autorisation d’un tiers accompagnent la demande, mettre à jour le représentant autorisé à la section représentant du Cas T1/T3.

Si le contribuable est décédé sans testament (intestat) ou sans avoir nommé d’exécuteur, ou les deux, renvoyez le dossier au SIRC ou demandez au client d’écrire à l’unité du SIRC de son CF. Si nécessaire, le personnel du SIRC examinera le cas et mettra à jour la section représentant du Cas T1/T3. N’envoyez aucun certificat de décharge tant que l’option représentant du Cas T1/T3 n’a pas été mise à jour.

Si les documents nécessaires n’accompagnent pas la demande et qu’aucun représentant légal ou autorisé n’a été mis à jour à la section représentant du Cas T1/T3, une copie du testament, des lettres d’homologation ou d’administration, la liste des biens et toute autorisation d’un tiers doivent être obtenues auprès du demandeur avant de poursuivre. Pour plus d’information, consultez les lettres du BSF que doit utiliser le personnel du Programme des certificats de décharge.

Voici les plus courant documents nécessaires pour traiter une demande de certificat de décharge :

•        Une copie intégrale du testament, y compris tous les codicilles, renonciations ou désistements et tous les documents d’homologation.

•        Si le particulier est décédé sans testament, une copie du document nommant un administrateur (p. ex., lettres d’administration ou lettres de vérification produites par un tribunal successoral). Si la succession est modeste et que la personne décédée ne possédait aucun bien immobilier à part entière, le « plus proche parent » peut avoir assumé les responsabilités de l’administrateur. Dans ce cas, demandez l’aide du chef d’équipe.

•        Une copie de l’acte de la fiducie pour les fiducies entre vifs ou du testament connexe s’il s’agit d’une fiducie testamentaire.

•        Un relevé présentant la liste des biens et du plan de leur répartition, y compris une description de chaque bien, de son prix de base rajusté et de sa juste valeur marchande à la date du décès ou à la date de la répartition, si différent. Pour obtenir de l’aide à cet égard, consultez la « liste des biens » dans les lettres du BSF qui peuvent être envoyées au représentant légal afin d’être remplies.

•        Si une déclaration de patrimoine a été préparée pour un tribunal successoral, l’ARC en acceptera habituellement une copie intégrale, ainsi qu’une liste de tous les biens (p. ex., biens immobiliers détenus en copropriété, cotisations au régime enregistré d’épargne‑retraite (REÉR) avec bénéficiaires désignés, etc.) que la personne décédée possédait avant son décès et qui ont été transmis directement aux bénéficiaires.

Tout autre document nécessaire pour prouver l’identité du représentant légal et la répartition de la succession de la personne décédée. 

1) Déclarations exigées

Un certificat de décharge ne sera délivré que si toutes les déclarations de revenus « exigées » ont été produites et ont fait l’objet d’une cotisation. Utilisez le tableau suivant pour déterminer, selon le type de demande en cours de traitement, quelles déclarations sont exigées et si elles sont disponibles pour être empruntés. 

* Remarque 1 : Si les déclarations n’ont pas fait l’objet d’une cotisation, consultez la personne-ressource ou le chef d’équipe. La demande pourrait être acceptée si les déclarations ne sont pas « exigées » en vertu de la LIR.

Pour vérifier le statut des nouvelles cotisations établies à l’égard des déclarations T1 :

•        consultez le Cas T1/T3 – Pour les PNC en attente et les appels en suspens (code de suspension des Appels dans le Cas T1/T3)

•        vérifiez le Cas des appels (CSAPP)

Nouveau modèle d’entreposage des documents

L’ARC a adopté un Nouveau modèle d’entreposage des documents (NMED) en réponse au besoin de conserver et de recouvrir un volume de plus en plus élevé de documents papier de nature fiscale et opérationnelle qui sont produits et reçus dans le cadre des activités courantes.

En raison du passage au NMED, en conjonction avec le lancement des initiatives de développement durable et de restriction des coûts, il a été décidé qu’il n’était plus nécessaire d’imprimer et d’envoyer les documents produits au cours d’une vérification dans le dossier des documents permanents (DP) du contribuable. De plus, en raison de l'externalisation de l’entreposage des documents, RAPID n’est plus la méthode utilisé par les vérificateurs pour demander des documents liés aux contribuables et entreposés. Les vérificateurs qui ont besoin d’accéder à des documents fiscaux et connexes peuvent commencer la formation et suivre le processus d’autorisation concernant ReQuest Web, le système de prêt en ligne.

Pour en savoir davantage au sujet du NMED, y compris ce qui concerne la formation sur la façon d’utiliser le système de prêt et les directives sur l’obtention d’une autorisation pour accéder au système, allez à Centre d’expertise des dossiers.

2) Déclarations déjà prêtées

Si les déclarations nécessaires sont déjà prêtées à une autre personne, communiquez avec cette dernière pour déterminer la raison du prêt et l’informer qu’une demande de certificat de décharge a été reçue. D’après la réponse de la personne, vous devez décider si vous pouvez procéder à l’examen de la demande. Sinon, la demande doit être refusée et tous les documents soumis doivent être conservés dans Iron Mountain.

3) Déclarations non produites

Si une ou plusieurs déclarations qui sont requises (voir le tableau précédent) ne sont pas produites, renvoyez la demande à la personne‑ressource ou au chef d’équipe pour déterminer si la demande peut être traitée.

4) Montants en souffrance

Pour toutes les demandes de certificat de décharge, assurez-vous que tous les impôts, toutes les taxes, toutes les pénalités et tous les intérêts ont été payés ou qu’ils font l’objet d’une garantie.

Vérifiez les systèmes suivants pour déterminer s’il y a des soldes en souffrance ou des crédits non appliqués :

•        Cas T1/T3 : Parfois, vous pourriez voir un « Code garder » à Comptabilité T1 – Compte T1 complet sous statut/indicateurs. La présence d’un « Code garder » signifie que tout crédit (remboursement) doit être retenu et appliqué à un solde en souffrance ou à une dette précédemment radiée.

•        Cas T1/T3, dossier Comptabilité T1 pour les T1 et Activité grand livre auxiliaire pour les T1 et les T3 : Le dossier Comptabilité T1 du Cas T1/T3 et le dossier Activité grand livre auxiliaire  conservent des données comptables, comme les soldes dus, les paiements, les intérêts sur arriérés et les pénalités. Vérifiez le dossier Comptabilité T1 - Compte T1 complet et le dossier Activité grand livre auxiliaire/T pour décider s’il y a un solde dû ou un crédit non appliqué.

•        Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS) – taper « ACS » pour l’option des T2 : Pour les demandes des sociétés, vérifiez le SARRS en effectuant une recherche à l’aide du NE, suivi du CR.

•        SARRS – taper « ACS » pour l’option de la TPS/TVH : Pour les demandes de TPS/TVH, vérifiez le SARRS en effectuant une recherche à l’aide du NE, suivi du CR.

Pour plus d'informations sur la navigation dans ce système, allez à SARRS.

Codes garder

Un « Code garder » retient un crédit (remboursement) afin de l’appliquer à un solde en souffrance. Les « Codes garder » et leur signification se trouvent ci-dessous.

Statut du compte

BSF : Si le Cas T1/T3 indique que le statut est BSF, renvoyez la demande à la Division du recouvrement des recettes du BSF responsable.

Centre d’appels : Si le Cas T1/T3 indique que le statut est Centre d’appels, renvoyez la demande au Centre des appels de la gestion des créances (CAGC).

Dans le cas d’un indicateur « compensation » dans le compte, tout remboursement d’impôt peut être utilisé pour payer les dettes dues par le contribuable dans le cadre des programmes fédéraux, provinciaux ou territoriaux. Dans le cas d’un Code de suspension dans le compte, toutes les mesures de recouvrement s’arrêtent jusqu’à ce que la requête en suspens soit réglée.

Lorsqu’il y a un indicateur compensation, un Code garder ou un Code de suspension dans le compte, vérifiez auprès de votre ressource ou de votre chef d’équipe les mesures appropriées à appliquer.

Solde débiteur

S’il y a un solde dû de plus de 0 $ dans n’importe quel compte de recettes et que le délai de prescription pour le recouvrement (DPR) pour le solde dû n’est pas expiré, le certificat de décharge ne peut pas être émis. 

S’il y a un solde dû dans n’importe quel compte de revenu et que le DPR pour ces montants est expiré, plus aucunes mesures ne peuvent être prises pour recouvrer la dette. Le certificat de décharge peut donc être délivré. 

Une lettre demandant le paiement du solde dû, lorsque le DPR n’est pas expiré, doit être envoyée au représentant. Prévoir 30 jours pour la réception du paiement.

Lorsque le solde dû demeure impayé après 30 jours, la demande de certificat de décharge doit être refusée. 

Si vous téléphonez au représentant, vous pouvez le diriger vers le service de recouvrement automatisé de l’ARC au 1-888-863-8661 afin qu’il puisse prendre les dispositions nécessaires pour payer le solde dû. Si le représentant a d’autres questions, vous pouvez également le diriger vers la ligne des Demandes de renseignements sur l’impôt des particuliers au 1-800-959-7383.

Solde créditeur

Si la raison d’un solde créditeur dans n’importe quel compte ne peut pas être facilement déterminée et réglée, refusez la demande de certificat de décharge et envoyez une lettre au représentant pour l’informer de communiquer avec les Demandes de renseignements sur l’impôt des particuliers s’il a des questions au sujet du crédit au 1-800-959-8281.

L’inventaire des dossiers incomplets doit être vérifié régulièrement afin de s’assurer que les demandes de renseignements supplémentaires ne restent pas sans réponse. Si les renseignements ne sont pas reçus après la période de rappel (AF), la demande doit être refusée et renvoyée à la personne-ressource ou au chef d’équipe. 

Lorsque le représentant légal décide d’abandonner une demande, le dossier doit tout de même faire l’objet d’un « examen initial » pour décider si des mesures de vérification sont nécessaires. 

Étape 6

Demandes terminées

Si tous les documents indiqués dans la liste de contrôle sont soumis ou si le sélectionneur croit qu’il n’est pas nécessaire d’obtenir plus de renseignements, la demande doit être mise à jour dans le SCCD comme étant prête à être examinée et le dossier est renvoyé en conséquence.

Communication avec les contribuables

Il sera plus rapide de téléphoner au représentant légal ou autorisé. Si un appel téléphonique n’est pas fructueux, une lettre doit être envoyée. Des lettres types normalisées ont été créées pour simplifier le processus de création de correspondance et aider à gagner du temps. Veuillez consulter les lettres du BSF. Si vous devez écrire au représentant :

• Il est préférable d’utiliser l’une des lettres normalisées. Les renseignements concernant l’auteur et le destinataire sont automatiquement ajoutés à la lettre.
• Établissez une date AF de 30 jours pour le dossier et prévoyez 10 jours de plus pour le traitement du courrier.
• Mettez à jour la section « commentaires » du SCCD en y ajoutant les détails de la mesure prise.

Si une réponse n’est pas reçue à l’expiration de la période de 40 jours, la demande sera refusée.

Emprunt des déclarations

Empruntez seulement les déclarations lorsqu’il est impossible d’évaluer correctement l’impôt à risque en fonction des renseignements disponibles en ligne. 

Mettez à jour la section « commentaires » du SCCD afin de consigner les mesures prises. La demande et les documents connexes doivent être placés dans un dossier et conservés, en attendant que les déclarations arrivent, selon le système de classement utilisé au bureau.

Lorsque les déclarations sont reçues, joignez-les avec le dossier et envoyez-les aux fins d’examen.

Examinez les renseignements sur le NMED inclus dans les Nouvelles de la vérification des entreprises – Numéro 5 – Avril 2014.

Étape 7

Examen initial

Au cours de l’examen d’une demande de certificat de décharge, assurez-vous que toutes les déclarations requises ont fait l’objet d’une cotisation et que les impôts et les taxes ont été payés ou garantis. Émettez le certificat de décharge seulement lorsqu’aucune autre déclaration et aucun examen ne sera requis. Par conséquent, il est important d’examiner tous les renseignements disponibles afin de déterminer de possibles conséquences fiscales .

La prochaine étape consiste à examiner les documents soumis avec la demande et les renseignements fiscaux disponibles afin de décider si un redressement des déclarations est nécessaire ou si un certificat de décharge peut être délivré. Pour vous aider à effectuer l’examen, utilisez les listes de contrôle T1 et T3 et les demandes de renseignements. Soyez particulièrement attentif aux éléments suivants :

•        Sommaire des biens : la liste des biens devrait vous permettre d’acquérir rapidement une idée de la valeur totale de la succession et des conséquences fiscales potentielles après leur disposition (p. ex., revenu d’intérêts – aucune conséquence; propriété d’actions ou de chalet – gain en capital (perte); bien en immobilisation = examen complexe).

•        Répartition des biens : lorsqu’il y a des bénéficiaires non-résidents, une recherche sur l’impôt des non-résidents pourrait être nécessaire. (Consulter votre personne-ressource ou votre chef d’équipe.)

•        RAPID et Cas T1/T3: Examinez les renseignements aux options TPS/TVH et RPC/RRQ de RAPID, le nœud Revenus et déductions, le nœud Feuillets de renseignements sur l'impôt, le nœud REER / RAP / REEP, le nœud Comptes liés et le nœud Statut de PNC T1 dans le Cas T1/T3 pour les revenus ou les crédits non déclarés auxquels le contribuable n’est pas admissible.

•        Revenu d’intérêts : Comparez les montants déclarés du Cas T1/T3, Revenus et déductions  avec les renseignements disponibles dans le Cas T1/T3, les Feuillets de renseignements sur l'impôt et notez tout écart important. Vérifiez également que les dispositions de titres conformément aux feuillets de renseignements T5008 ont été déclarées.

•        Montants dans un REER ou un FERR : Examinez les renseignements disponibles (Revenus et déductions du Cas T1/T3, Feuillets de renseignements sur l'impôt, REER / RAP / REEP et la liste des biens) afin de déterminer les conséquences fiscales éventuelles après le décès du rentier. Ces montants sont habituellement imposables lors de la dernière déclaration de la personne décédée, sauf lorsque les règles de roulement s’appliquent. Renvoyez vos constatations à la personne‑ressource ou au chef d’équipe pour que des mesures appropriées soient prises.

Les instructions ci-dessus ne sont pas exhaustives. Veuillez-vous référer au Plan de vérification T1 du défunt pour une liste exhaustive de questions de vérification possibles.

Les équipes du certificat de décharge (CD) ne devraient pas voir un problème technique compliqué comme une raison de renvoyer automatiquement la demande de CD à un autre secteur. Le renvoi des demandes de CD vers d'autres secteurs ajoute des jours supplémentaires aux jours de traitement et cela devrait être évité sauf dans des circonstances exceptionnelles.

Le SP6 et le chef d'équipe sont les ressources initiales pour résoudre les problèmes techniques. Lorsque le problème technique ne peut pas être résolu au sein de l'équipe, les équipes du CD peuvent envoyer leur question à la boîte courriel de l'administration centrale. Si le problème est lié au T3, les équipes du CD peuvent également consulter l'Équipe nationale des fiducies (ÉNF) du BSF KW. Cependant, les équipes du CD ne devraient pas renvoyer automatiquement le fichier T3 à l’ÉNF; le contact initial ne devrait avoir lieu que sur une base de consultation.

Renvois de demandes de CD

Il y a des situations où des renvois vers d'autres secteurs peuvent être nécessaires, mais ces renvois ne doivent avoir lieu que dans le contexte de l'obtention d'un service spécifique, et seulement après que l'agent du CD a pris toutes les mesures pour résoudre le problème. Cela comprend une consultation d'information avec le secteur auquel la demande peut être renvoyée. Lorsqu'un renvoi se produit, l'agent du CD ne peut pas annuler la demande de CD et devrait informer le représentant légal qu'un renvoi a eu lieu et fournir une estimation du temps que le renvoi prendra.

Par exemple, l'agent du CD peut constater une possible sous-évaluation d'un actif lors de sa disposition réputée lors du décès du contribuable. L'agent du CD devrait tenter de résoudre le problème en obtenant des informations du représentant légal, y compris en obtenant une copie du rapport d'évaluation privé, si celui-ci a été préparé. La sous-évaluation éventuelle doit également être significative et ce qui constitue un niveau approprié d'importance relative devrait être discuté avec le SP6 ou le chef d'équipe. Après ces étapes, l'agent du CD peut consulter de manière informelle la Section des évaluations. Si cette section accepte que le dossier puisse être renvoyé, alors l'agent du CD peut faire le renvoi et devrait informer le demandeur que cela s'est produit. L'équipe des CD est responsable de surveiller l'état de ces renvois.

Renvois à l'ÉNF de Kitchener-Waterloo

Il y a un changement de politique sur le renvoi des demandes de CD avec des problèmes T3 spécifiques à l’ÉNF. Les équipes du CD doivent maintenant tenter de résoudre les problèmes T3, comme c'est le cas pour les problèmes T1 et T2. Dans de nombreuses situations, la demande T3 de CD fait partie d'une demande T1 de CD. L'agent du CD est la personne la mieux placée pour examiner le problème et obtenir des informations du représentant légal. Dans certaines situations, une nouvelle cotisation de la déclaration T3 peut être nécessaire et l'agent du CD peut effectuer ces nouvelles cotisations de la même manière que pour les T1 et les T2.

Les équipes du CD seront soutenues par le rétablissement du SP6 pour les problèmes techniques, l'accès à l’ÉNF via la boîte courriel et l'accès à la Section des applications techniques de l'administration centrale. Il est aussi prévu que les régions s'assurent qu'une formation soit fournie aux équipes du CD par le biais du produit d’apprentissage FP1160-000, Successions et fiducies – Vérification des déclarations de revenus de personnes décédées. Il peut également être convenable qu'une session de formation informelle soit organisée par l'équipe T3.

Il est entendu qu'il y aura des problèmes de vérification de fiducie importants qui sont trop compliqués pour l'équipe du CD, même après avoir tenté de les résoudre comme indiqué ci‑dessus. Lorsqu'il s'agit d'un problème T3, l’ÉNF conviendra probablement qu'une vérification est justifiée et l'équipe du CD renverra les demandes à l’ÉNF. Lorsque le problème compliqué concerne un T2 ou un T1, l'équipe du CD peut se référer à l'une des équipes de vérification de la Section des transactions complexes (TC) pour examen.

Cependant, la demande du CD doit rester active et ne peut pas être annulée. L'agent du CD devrait informer le représentant légal que la demande a été renvoyée et fournir une estimation du temps de renvoi. L'équipe du CD reste responsable de la demande du CD et de son approbation une fois que l’ÉNF ou la section TC a terminé sa vérification. En conséquence, l'équipe du CD devra contrôler périodiquement les renvois et informer le représentant légal de son statut.

Déclarations frappées de prescription

Si la demande concerne une période frappée de prescription, renvoyez le dossier à l’équipe régionale du RE et ils décideront s’il y a un risque associé au dossier. Si c’est le cas, l’équipe du RE ouvrira le dossier pour une vérification; sinon, vous pouvez traiter le certificat de décharge.

Vous ne refuserez pas la demande de certificat de décharge simplement parce que le dossier est frappé de prescription.

À la fin de l’examen, l’agent du RE peut conclure qu’il n’y a pas de problème d’observation et recommander que le certificat de décharge soit traité. Dans ce cas, procédez à l’émission du certificat.

Frais payés à l’exécuteur

Si un membre de la famille ou un ami agit à titre d’exécuteur et que cette personne ne fournit pas régulièrement ces services, elle est considérée comme recevant un revenu d’un « bureau » et le montant est imposable de la même façon qu’un salaire. Les honoraires sont assujettis aux retenues d’impôt et au régime de pensions du Canada (RPC). Un compte de retenues sur la paie devra être ouvert par l’exécuteur et le défaut de se conformer peut donner lieu à une facture d’impôt personnelle imprévue pour l’exécuteur. Les honoraires de l’exécuteur ne sont pas assujettis aux cotisations d’assurance-emploi.

Assurez-vous que l’exécuteur déclare les retenues au titre du RPC et la taxe sur les honoraires de l’exécuteur avant d’envoyer le certificat de décharge.

Étape 8

Approbation et émission

À cette étape, les travaux de vérification sont achevés et tout solde dû est payé. La demande et tous les documents relatifs au dossier sont retournés afin que le certificat de décharge puisse être délivré. Prenez les mesures suivantes pour terminer le dossier :

•        Vérifiez de nouveau le Cas T1/T3, le nœud Comptes liés et le nœud Statut de PNC T1 (pour les redressements en attente) et Comptabilité T1 - Compte T1 complet et Activité grand livre auxiliaire pour les débits dus (ou les crédits). Vérifiez de nouveau le Système automatisé des fiducies (SAF) : options 1.2, 1.3 et 2.6 pour les interceptions, emprunt des renseignements, ou toute cotisation ou les deux.

S’il y a un problème en suspens avec la déclaration T3, veuillez envoyer un courriel à la boîte aux lettres :

•        pour Sudbury :
T3 Estate and Trust Control Sudbury/ ContrôleT3 fiducies et successions Sudbury (CRA/ARC)

•        pour Winnipeg :

T3 Estate and Trust Control Winnipeg / Contrôle T3 fiducies et successions Winnipeg (CRA/ARC)

•        Si les données du système indiquent qu’il n’y a pas de problèmes en suspens, allez de l’avant avec le formulaire TX21 en mettant à jour le SCD pour le certificat envoyé et imprimez le certificat de décharge. Le certificat de décharge est un formulaire visé par règlement avec un numéro unique préétabli par le SCD – les deux premiers chiffres indiquant le BSF envoyant le certificat, suivi d’un numéro émis séquentiellement.

•        Apposez le timbre-signature sur le certificat de décharge.

•        Mettez à jour l’option L. 6.13 de RAPID pour consigner la date d’envoi et le numéro du certificat de décharge. Plus tard, si une nouvelle cotisation est établie pour le NAS, un message d’erreur s’affichera et le dossier sera renvoyé au BSF qui a envoyé le certificat de décharge.

Vous n’êtes plus en mesure de mettre à jour un compte dont la date de décès est inconnue. Il devrait y avoir très peu de situations où vous devriez mettre à jour un particulier dont la date de décès est inconnue. Tentez de faire tous les efforts nécessaires pour obtenir auprès de la succession la bonne date de décès.

Dans les cas où une mise à jour inconnue de la date de décès est requise, envoyez la demande à Individual Identification-HQ / Identification des Particuliers-AC (CRA/ARC).

Remarque : ne mettez pas à jour un compte de survivant avec un numéro de certificat de décharge.

•        Mettez à jour le Cas T1/T3, Mettre à jour une déclaration T3 pour changer le statut de la fiducie à « Certificat de décharge émis» en changeant le code de statut principal à « 02 ».

•        Envoyer par la poste le certificat de décharge au représentant légal ou autorisé.

•        Conformément au projet du NMED de l’Agence, une fois que la demande de certificat de décharge est remplie, remplir le RC467 - Bordereau de transmission d’un document de suivi pour envoyer les documents à l’entreposage.

 •        Pour réduire le nombre de documents à entreposer, utilisez le PGD – Certificat de décharge et le SCD et envoyer seulement les documents suivants à NMED :

             •        Formulaire TX21 – puisqu’il n’y a pas de case à cocher distincte pour le formulaire TX19 et la correspondance reçue par le contribuable, joignez le TX19, la liste de contrôle, la liste des biens et tout autre document important envoyé par le contribuable.

             •        Documents juridiques – veuillez cocher la case appropriée dans le RC467 - Bordereau de transmission d’un document de suivi.

•        Les demandes de certificats de décharge reçues par courrier papier traditionnel sont désormais numérisées et stockées dans le Portail de gestion des documents (PGD) – Inventaire des certificats de décharge. Les documents supplémentaires reçus au cours de l'examen des décharges devraient être PGD-Nimble pour être numérisés et stockés dans l'inventaire des certificats de décharge-PGD.

                    •        Pour envoyer les documents à PGD-Nimble, un e-T973 doit être placé sur une enveloppe réutilisable pour le courrier interne avec les champs « À » et « De » remplis ainsi qu'une description claire du contenu de l'enveloppe (Informations Personnelles sur le Contribuable n’est pas requis dans le champ de description).

                   •        À : la salle de courrier, Charge de travail Certificats de décharge - PGD-Nimble,

                   •        De : Secteur du programme spécifique envoyant des documents

                   •        Un T973 peut être localisé dans InfoZone : Directives pour remplir le formulaire T973, Suivi du courrier interne

                   •        Une fois remplie, l'enveloppe peut être placée dans le bac, Courrier à expédier, dans la boîte de dépôt du courrier.

                   •        Une fois reçus dans la salle du courrier, le personnel les transmettra en conséquence en suivant les procédures en vigueur de la salle du courrier.

16.1.3 Certificat de décharge – Sociétés autorisées à abandonner leur charte

Une société peut liquider ses affaires et distribuer ses actifs à ses actionnaires à titre de dividende de liquidation. Le représentant doit présenter une demande pour que la société soit autorisée à abandonner sa charte et pour qu'elle soit rayée du registre fédéral ou provincial des sociétés.

La société est considérée comme ayant été liquidée si :

•     elle a suivi la procédure de liquidation et de dissolution prévue à la loi fédérale ou provinciale applicable sur les compagnies ou sur la liquidation des compagnies; ou

•     elle a procédé à une liquidation suivant une procédure autre que celle prévue à la loi et a été dissoute selon des dispositions de sa loi constitutive.

En général, les lois fédérales ou provinciales applicables autorisent la dissolution d'une société dans les seuls cas où il peut être démontré :

•     que les dettes, les obligations ou le passif de la société ont été réglés ou garantis, ou que les créanciers ont consenti à la dissolution;

•     après que les intérêts de tous les créanciers ont été satisfaits, les biens résiduels de la société ont été répartis entre ses actionnaires.

Le paragraphe 88(1) de la LIR prévoit des règles qui s'appliquent lorsqu'une filiale a été liquidée en faveur de la société mère à condition que les deux sociétés soient des sociétés canadiennes imposables et que la société mère détienne au moins 90 % des actions émises de chaque catégorie d'actions du capital-actions de la filiale. Les dispositions du paragraphe 88(2) s'appliquent à la liquidation d'une société canadienne non visée par le paragraphe 88(1).

La société, dissoute selon des dispositions de sa loi constitutive ou liquidée par l'effet de la loi, abandonne sa charte selon la Loi canadienne sur les sociétés par actions ou à la loi sur les sociétés provinciale applicable. L'ARC attache une grande importance à la date d'émission du certificat de dissolution parce que c'est la date à laquelle la société est réputée avoir disposé de tous ses biens.

Une dissolution involontaire peut avoir lieu quand la société ne répond pas aux exigences du ressort où elle a été constituée, p. ex. le paiement de certains droits ou la production de rapports périodiques. Selon les lois du ressort où la société a été constituée, il peut être possible de rétablir la société dissoute. La procédure peut varier, mais elle peut comprendre la présentation d'une demande et le paiement d'un droit. Normalement, la société continue d'exercer ses activités.

Selon des lois sur les sociétés, il peut s'écouler, entre la date de radiation et la date de dissolution, une longue période de temps pendant laquelle la société tente d'obtenir ou se voit forcée d'obtenir une dissolution en bonne et due forme.

Délais

L'ARC peut établir une nouvelle cotisation à l'égard d'une société dissoute ou d'une société qui a été rayée définitivement du registre des sociétés, sous réserve des dispositions de la loi sur les sociétés applicable. La société n'a pas à être reconstituée dans les administrations suivantes qui autorisent qu'une poursuite civile, criminelle ou administrative soit instituée à l'intérieur d'un délai déterminé suivant la date de dissolution :

Dans toutes les autres administrations, la société doit être reconstituée avant qu'un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation ne puisse être émis; il n'y a ni délai, ni conjoncture favorable. La reconstitution est normalement une méthode de dernier recours pour l'établissement d'une cotisation à l'égard d'une société.

Si un certificat de décharge n'a pas été obtenu selon le paragraphe 159(2), il est possible d'établir une cotisation à l'égard du représentant qui est chargé des affaires de la société. 

Après la répartition ou la distribution des biens d'une société entre les actionnaires, ces derniers sont tenus de payer les impôts, les intérêts et les pénalités, mais seulement jusqu'à concurrence de la part qui leur a été répartie ou distribuée et sous réserve des délais alloués pour les poursuites susceptibles d'être intentées contre les actionnaires. Ces poursuites doivent être instituées dans la province où était situé le siège social de la société immédiatement avant sa dissolution.

Avant d'engager des poursuites, l'ARC doit obtenir les états financiers, les registres des procèsverbaux, les registres des actionnaires, les registres comptables et autres registres pour vérifier les renseignements concernant la part répartie ou distribuée à chaque actionnaire. C'est à l'ARC qu'il incombe de prouver l'étendue de la responsabilité de chaque actionnaire et de déterminer les dispositions applicables de la loi sur les sociétés provinciale.

Procédures de vérification applicables à une société qui a abandonné sa charte

Si une vérification est requise pour une société qui demande un certificat de décharge, elle sera envoyée au BSF pour qu’elle soit complétée. Le vérificateur du BSF assigné au dossier doit suivre ces procédures de vérification lors de l’examen du compte d’une société dissoute :

•     Consultez RAPID et Cas T1/T3:

            •     Confirmez que la société a été radiée du registre des sociétés ou qu'elle a abandonné sa charte.

            •     Déterminez si un certificat de décharge a été émis.

            •     Notez la date de production de la dernière déclaration T2.

            •     S'assurez de l'absence d'activité après la date de radiation, en examinant les renseignements contenus dans l'ordinateur central concernant l'impôt sur le revenu et les retenues à la source.

            •     Identifiez les actionnaires et examinez leurs déclarations T1 afin de déterminer le revenu qui pourrait se rapporter à la société.

•     Examinez les déclarations produites :

            •     Obtenez les déclarations pertinentes.

            •     Assurez-vous que les déclarations ont été produites jusqu’à la date de l’abandon de la charte.

            •     Déterminez s'il existe un avis de déclaration finale, de liquidation ou de fusion.

            •     Déterminez s'il y a eu répartition ou distribution définitive de l'actif.

            •     Déterminez si un certificat de décharge a été émis ou demandé.

            •     En cas de fusion, identifiez les sociétés fusionnées et déterminez si la nouvelle société produit des déclarations.

            •     Envisagez des renvois à l'Inscription aux fins de la TPS/TVH pour vérifier les changements de nom.

•     Examinez le bilan :

            •     Vérifiez si la société possédait des éléments d'actif tels que des immobilisations et des stocks.

            •     Déterminez le montant des capitaux propres.

            •     Déterminez le statut des prêts aux actionnaires (actif ou passif).

            •     Vérifiez si le paragraphe 15(1.2) concernant la remise de dettes d'actionnaire s'applique.

            •     Déterminez s'il est possible qu'une cotisation soit établie à l'égard de dividendes réputés.

•     Autres procédures de vérification :

            •     Examinez les dépenses et scruter les postes inhabituels.

            •     Déterminez s'il y a des questions qui concernent d'autres secteurs, comme l'Inscription, les Recouvrements et l'Exécution.

            •     Examinez la répartition ou la distribution des éléments d'actif si la société a mis fin à ses activités.

            •     Déterminez s'il y eu des changements dans l'utilisation des biens immeubles et si ces changements ont des incidences sur l'impôt sur le revenu.

            •     Examinez toutes les notes (SUDS et SARRS) pour savoir si d'autres interrogations ou préoccupations ont été signalées.

            •     Déterminez si une dernière vérification au titre de l'impôt sur le revenu est nécessaire.

            •     Déterminez si les immobilisations ou les stocks posent des problèmes d'évaluation.

            •     Envisagez de communiquer avec le contribuable pour obtenir un certificat de reconstitution si des mesures de recouvrement ou de vérification doivent être prises.

Certificat de reconstitution

Un certificat de reconstitution peut être nécessaire pour l'établissement de la cotisation d'une société dissoute. Si une société a réparti ou distribué ses biens, elle doit être reconstituée avant qu'une cotisation puisse être établie. Dans les deux cas, il peut être dans l’intérêt supérieur des actionnaires de s’assurer que le certificat est produit.

Par la reconstitution, une société est réputée exister depuis le moment de sa constitution pour que la cotisation soit valide selon le paragraphe 152(1). Les cotisations sont adressées à la société dissoute, aux soins du représentant qui s'occupe des affaires de la société. Une cotisation est établie à l'égard du représentant en application du paragraphe 159(3), mais ce dernier est redevable du paiement des impôts seulement jusqu'à concurrence de la valeur des biens répartis.

On peut obtenir des instructions sur la façon de reconstituer une société dissoute en s'adressant au bureau local d'enregistrement des sociétés ou au bureau régional du ministère de la Justice.

Les mesures à prendre dépendent des circonstances et peuvent comprendre :

• Si la société n'a pas produit de déclarations et que son compte des bénéfices non répartis est déficitaire, ces mesures sont requises :
  • Communiquez avec le contribuable pour obtenir le certificat de reconstitution et les déclarations finales.
  • Informez le contribuable que le code inactif sera attribué au dossier dès que le certificat de reconstitution sera fourni.
  • Informez le contribuable que les déclarations seront laissées en suspens jusqu'à la réception du certificat.
  • Si le certificat n'est pas fourni, établissez une cotisation à l'égard du contribuable sur la base des dernières déclarations produites. Assurez-vous qu'aucun  remboursement ne puisse être versé tant que le certificat n'est pas émis.
  • Établissez une cotisation à l'égard des actionnaires sur la base du revenu gagné par la société depuis la date de dissolution en fonction du pourcentage d'actions détenues par chacun. Les cotisations ne seront pas inversées tant que le certificat ne sera pas fourni.
• Si la société a produit des déclarations et que son compte des bénéfices non répartis a un solde excédentaire, il faudrait envisager d'établir, à l'égard des actionnaires, de nouvelles cotisations au titre des dividendes réputés, en application du paragraphe 84(2), pour l'année de la dissolution de la société.
• Si le CF envoie au BSF plusieurs déclarations T2, y compris une déclaration pour une année d'imposition ultérieure à la date de dissolution, ces mesures seront prises :
  • Le CF sera prié de traiter les déclarations applicables aux exercices se terminant avant la date d'abandon de la charte.
  • Les déclarations pour l'année de la renonciation à  la charte doivent être entreposées dans Recall jusqu'à ce que le certificat de reconstitution ait été obtenu auprès du contribuable.

Lorsque la société est reconstituée, des cotisations seront établies en raison de la production des déclarations finales. Par exemple :

• Les actionnaires feront l'objet d'une cotisation au titre des dividendes réputés pour le dernier exercice avant la dissolution de la société.
• Les actionnaires feront l'objet d'une nouvelle cotisation à l'égard du revenu de la société depuis la date de dissolution jusqu'à la reconstitution, en fonction du pourcentage d'actions qu'ils détiennent.

Il faudrait faire preuve de jugement et tenir compte de l'importance relative quand on détermine s'il faut donner suite ou non aux redressements pour l'année au cours de laquelle la société a abandonné sa charte. Si aucun redressement n'est effectué, la société doit être codée inactive et les déclarations n'ayant pas fait l'objet d'une cotisation doivent être entreposées dans Recall.

Références

Loi de l'impôt sur le revenu

• Articles 87, 88 et 159

Bulletins d'interprétation

• IT126R2, Signification de « liquidation »
• IT444R, Corporations – Dissolutions involontaires

Autres références

• Window on Canadian Tax, 3000, Liquidation sans dissolution, signification du terme liquidation quand une société n'a pas été dissoute à cause d'un procès en instance
• Window on Canadian Tax, 3119, Établissement d'une cotisation à l'égard d'une société dissoute
• Formulaire TX19, Demande d’un certificat de décharge

Annexe 16.1.0 Lettres 

A-16.1.1 Confirmation d’une demande de certificat de décharge 

Le JJ mois AAAA (Insérez la date)

 

Adresse courrier

 

Objet : Demande de certificat de décharge 

 

Monsieur(Madame),

 

Nous avons reçu votre demande de certificat de décharge le (insérez la date). Toutefois, nous ne pouvons pas émettre de certificat de décharge tant que les déclarations de revenus dont nous avons besoin n’ont pas été produites et que nous n’avons pas établi la cotisation de ces déclarations.

Veuillez présenter une nouvelle demande lorsque vous aurez reçu les avis de cotisation se rapportant aux déclarations produites. Pour nous aider à traiter votre demande rapidement, veuillez fournir le numéro et la date des avis de cotisation et :

• le numéro d’assurance sociale de la personne décédée
• une copie de la lettre d’homologation (s’il y a lieu), du testament et de tout codicille
• un relevé des biens indiquant leur prix de base rajusté et leur produit réputé ou réel (s’il y a lieu)
• la liste des bénéficiaires et la répartitition proposée de la succession, si la personne est décédée sans testament
• une copie de toutes les ordonnances des tribunaux ou de tous les accords modifiant la répartition proposée de la succession

Nous traiterons votre demande dès que nous aurons reçu tous les renseignements demandés. 

Pour plus de renseignements, consultez la circulaire d’information IC82-6R11, Certificat de décharge. 

Pour vous aider à comprendre ce à quoi vous pouvez vous attendre lorsque vous faites affaire avec l’Agence du revenu du Canada (ARC), lisez la Charte des droits du contribuable à arc.gc.ca/droits. La Charte énonce les 16 droits qui confirment que l’ARC servira les contribuables avec un degré élevé d’exactitude, de professionnalisme, de courtoisie et d’équité. 

Vous pouvez aussi obtenir ces publications en téléphonant au 1 800 959 7383 pour les demandes de renseignements sur l’impôt des particuliers ou au 1-800-959-7775 pour les demandes sur les entreprises et les travailleurs indépendants.

Si vous avez des questions, veuillez me téléphoner au xxx xxx xxxx. Vous pouvez aussi appeler mon(ma) chef d’équipe, (insérez le nom), au xxx-xxx-xxxx.

Veuillez agréer, Monsieur(Madame), mes salutations distinguées.

 

Nom du vérificateur

Division de la vérification

Bureau des services fiscaux 

Télécopieur :

Adresse :   

Site Web : arc.gc.ca

A-16.1.2 Confirmation de l’émission d’un certificat de décharge

Annexe supprimée

Annexe 16.2.0 Formulaires, listes de contrôle et modèles

A-16.2.1 Formes de testament 

Il existe trois formes de testament par lesquelles une personne peut disposer de ses biens à son décès :

1. Le testament selon la common law doit être manuscrit ou dactylographié et signé par le testateur devant deux témoins, qui doivent apposer leur signature en présence l'un de l'autre et du testateur. Les témoins ne peuvent pas être des bénéficiaires, ni le conjoint des bénéficiaires.
2. Le testament notarié ou authentique doit être fait devant deux notaires ou un notaire et deux témoins, qui le reçoivent tous en présence l'un de l'autre. Cette forme de testament est propre à la province de Québec et est fondée sur le Code civil.
3. Le testament olographe doit être écrit de la main du testateur et signé et daté par lui. Il n'exige pas la présence de témoins. Il est légalement accepté par l'Alberta, le Manitoba, le Nouveau-Brunswick, l'Ontario, le Québec et la Saskatchewan.

A-16.2.2 Contenu d'un testament

L'exécuteur peut soumettre le testament à un agent autorisé ou à un tribunal pour obtenir l'assurance légale que le testament représente l'expression des dernières volontés du défunt. On appelle homologation l'établissement de la validité du testament. L'homologation n'est pas obligatoire dans toutes les provinces. Il faut consulter la législation provinciale pour déterminer si l'homologation est nécessaire. Une liste de l'actif et du passif de la succession est jointe au testament au moment de son homologation.

A-16.2.3 Glossaire – Succession des contribuables décédés

Voici des termes ou expressions que le vérificateur peut rencontrer au cours de la vérification des successions :

A-16.2.4 Autres textes législatifs – LIR