Guide de la détermination de l'admissibilité  Chapitre 5 - Section 10

5.10.0 Paie de vacances

La paie de vacances correspond souvent au salaire ou au traitement touché par un employé pendant un congé annuel. Elle peut lui être versée le jour habituel de la paie ou immédiatement avant son départ en vacances. La paie de vacances peut également être calculée comme un pourcentage du salaire gagné et peut être soit mise de côté et payée à l'employé à des moments déterminés de l'année ou incluse dans chaque chèque de paie régulier.

Partout au pays, les employeurs sont tenus par la loi de verser une paie de vacances aux employés qui travaillent en vertu d'un contrat de service, même si certains contrats peuvent ne pas prévoir des congés annuels ou du temps de vacances. La paie de vacances a pour objet d’indemniser les employés pendant les périodes de vacances ou de repos, malgré le fait qu’en réalité, les employés qui reçoivent une paie de vacances n’ont pas tous nécessairement droit à un congé de vacances.

Les employeurs sont tenus de verser un pourcentage minimum du salaire brut ou du salaire de l’employé, à titre d’indemnité de vacances.

Il se peut qu'un prestataire ou un employeur appelle une paie de vacances une prime, une indemnité ou une gratification. Lorsque la somme reçue représente en réalité une paie de vacances, telle que décrite ci-dessus, et selon les termes d'un accord verbal ou écrit, elle est traitée comme telle, peu importe la désignation que lui donne l'employeur ou l'employé.

5.10.1 Détermination

La paie de vacances est un revenu provenant d'un emploi et constitue une rémunération au moment où elle est payée ou payable au prestataire (RAE 35(1); CAF A-67-02, CUB 53070; section 5.2.0 du Guide; Section 5.3.2 du Guide). Il y a toutefois une exception quand la paie de vacances constitue de l'épargne plutôt qu'un revenu (CUB 22732). C'est le cas lorsqu'un employeur, un syndicat ou un organisme agit comme fiduciaire. Dans ce cas, la paie de vacances est portée au crédit d'un employé à chaque paie et s’accumule dans un fonds de fiducie plutôt que d’être versée (section 5.10.6 du Guide).

5.10.2 Répartition

Alerte concernant les mesures du budget 2021 - Des mesures temporaires sont en place du 26 septembre 2021 au 24 septembre 2022 et affectent les informations suivantes :

  • les rémunérations versées en raison d’une cessation d'emploi ne sont pas déduites des prestations.

Le RAE 36 est divisé en paragraphes qui précisent la façon de répartir différents types de rémunérations, dans diverses situations. L'un des paragraphes traite strictement des paiements effectués en raison du licenciement ou de la cessation d'emploi. Ce paragraphe doit être utilisé, peu importe la nature de la rémunération en cause et la période pour laquelle elle doit être payée ou payable (RAE 36(9); RAE 36(10)). Ainsi, chaque rémunération doit être étudiée afin de déterminer si le paiement est fait en raison d'un licenciement ou d'une cessation d'emploi.

Lorsque la rémunération n'est pas versée en raison d'un licenciement ou d'une cessation d'emploi, le choix de la période de répartition est fait selon le genre de rémunération et le paragraphe pertinent du règlement, si la rémunération est expressément mentionnée. Lorsqu’un genre de rémunération n’est pas expressément mentionné, la rémunération est répartie conformément au RAE 36(19).

L’un des types de rémunérations expressément mentionnées dans le RAE 36(8) est la paie de vacances payée ou payable pour des motifs autres qu’un licenciement ou une cessation d’emploi. Lorsque la raison du paiement est autre que pour un licenciement ou une cessation d'emploi, la répartition dépend si le paiement se rapporte à une période précise de vacances ou pour une autre raison (RAE 36(8)a) et b)). La paie de vacances est répartie à chaque semaine sur la rémunération hebdomadaire normale du prestataire (RAE 36(8), RAE 36(9), RAE 36(10); section 5.6.3 du Guide).

La paie de vacances peut être versée pour les raisons suivantes :

Parfois la raison du paiement n'est pas évidente et celle-ci doit être déterminée avant de procéder à la répartition, car la vraie raison du paiement peut être pour un autre motif que celui qui a entraîné son paiement. Le paiement de la paie de vacances peut également coïncider avec un autre évènement, lui donnant alors l'apparence d'être payée pour une autre raison. La vraie raison du paiement doit être déterminée puisque sa répartition en dépend. Lorsque le paiement de la paie de vacances coïncide avec un licenciement ou une cessation d'emploi et qu'il n'y a pas d'indice du contraire, on peut présumer que la paie de vacances est payée ou qu'elle est payable par suite de licenciement ou de cessation d'emploi (RAE 36(9)).

La détermination de la rémunération aux fins de l'impôt et de l'assurabilité n'a pas d'effet sur la répartition de la paie de vacances aux fins des prestations d'assurance-emploi.

5.10.3 En raison d'un licenciement ou de la cessation d'un emploi

Alerte concernant les mesures du budget 2021 - Des mesures temporaires sont en place du 26 septembre 2021 au 24 septembre 2022 et affectent les informations suivantes :

  • les rémunérations versées en raison d’une cessation d'emploi ne sont pas déduites des prestations.

Il faut parfois examiner la politique de l'employeur, la convention collective ou l'entente de cessation d'emploi afin de déterminer la raison précise du paiement. Habituellement, lors d'un licenciement ou de la cessation d'un emploi, les congés annuels non épuisés sont convertis en espèces et sont payés à l'employé. C'est alors le licenciement ou la cessation d'emploi qui a déclenché le paiement et l'on peut raisonnablement présumer qu'il s'agit de la raison du paiement. Si tel est le cas, la paie de vacances est répartie conformément au RAE 36(9) et au RAE 36(10).

Parfois, certains indices peuvent laisser croire que la vraie raison du paiement est autre que le licenciement ou la cessation d’emploi. En d'autres termes, c'est peut-être seulement par coïncidence que l’employeur verse la paie de vacances au moment du licenciement ou de la cessation d'emploi, alors que la vraie raison du paiement pourrait être une date anniversaire oubliée ou une période de vacances prévue. Dans ces cas, la vraie raison du paiement doit être clarifiée et, une fois déterminée, la répartition se fera en conséquence (CAF A-217-93, CUB 20723A; section 5.10.4 du Guide).

La date à laquelle un paiement est réellement effectué n'est pas pertinente. Par exemple, la paie de vacances versée avant une véritable cessation d’emploi de manière à ne pas avoir de répercussions sur l'admissibilité aux prestations d'assurance-emploi est quand même réputée avoir été payée relativement à la cessation d’emploi parce que la raison du paiement était la fermeture de l'usine, (CUB 54211). Dans ce cas, le fait que la paie de vacances ait été payée plus tôt, en prévision du licenciement ou de la cessation d'emploi, ne change rien au fait que ce soit le licenciement ou la cessation d'un emploi la véritable raison du paiement. Ce principe s'applique même si la Commission a avisé par erreur le prestataire que le paiement avant la cessation de l'emploi n'aurait pas d'effet sur le versement des prestations d'assurance-emploi (CUB 56521).

À l'exception des fonds de fiducie, la date à laquelle la paie de vacances a été gagnée n’a pas d’importance. Ce qui compte, c’est plutôt ce qui l'a rendue immédiatement payable (section 5.10.6 du Guide). Si le licenciement ou la cessation de l'emploi est le motif du paiement, elle doit être répartie à compter de la semaine du licenciement ou de la cessation d'emploi (CAF A-67-02, CUB 53070; section 5.6.0 du Guide). Le règlement ne prévoit pas de restreindre la répartition seulement au solde de la paie de vacances pour l'année en cours, mais plutôt à tout solde qui est dû au prestataire.

Après avoir déterminé que la paie de vacances est payée ou payable en raison d'un licenciement ou de la cessation d'un emploi, il faut la répartir selon la rémunération hebdomadaire normale sur des semaines consécutives à compter de la première semaine du licenciement ou de la cessation de l'emploi (RAE 36(9)).

Lors de son licenciement ou de la cessation de son emploi, outre la paie de vacances, le prestataire peut recevoir d’autres sommes d’argent du même employeur qui devront également être prises en compte. Ces sommes seront combinées à la paie de vacances et le total sera réparti selon sa rémunération hebdomadaire normale (section 5.12.4 du Guide).

Si le prestataire reçoit une rémunération d'un autre emploi pendant les semaines de répartition, cette rémunération ne sera pas prise en compte lors de la répartition de la rémunération du premier emploi. Dans ces cas, la rémunération totale des 2 emplois, répartie chaque semaine, peut dépasser la rémunération hebdomadaire normale (section 5.6.3.1 du Guide).

5.10.4 Période de vacances précise

Alerte concernant les mesures du budget 2021 - Des mesures temporaires sont en place du 26 septembre 2021 au 24 septembre 2022 et affectent les informations suivantes :

  • les rémunérations versées en raison d’une cessation d'emploi ne sont pas déduites des prestations.

Le RAE 36(8)a) décrit la manière de répartir la paie de vacances quand elle est payée ou payable pour une période de vacances précise. Pour que cet alinéa du règlement s'applique, la paie de vacances doit être payée ou payable pour une période de vacances précise ayant donné lieu à une entente verbale ou écrite entre l'employeur et l'employé. Des jours qui ne sont normalement pas travaillés ne peuvent être considérés comme une période de vacances à moins qu'il y ait entente entre l'employeur et l'employé voulant que ces jours constituent la période de vacances de l'employé (CUB 45288).

Si l'établissement où travaille l'employé ferme chaque année pour une période de vacances générales, on conclura, à moins d'indication contraire, que c'est aussi la période de vacances du prestataire. Les sommes d’argent qui ont été détenues en fiducie et sont versées à un prestataire au moment des vacances générales (par exemple dans l'industrie de construction au Québec) n'ont pas valeur de rémunération à ce moment en raison du caractère fiduciaire des sommes en question (section 5.10.6 du Guide).

Alors qu'ils sont à l’emploi, les employés se font souvent payer leur salaire régulier lorsqu'ils prennent des vacances. Ce montant leur est versé le jour habituel de la paie ou immédiatement avant leur départ en vacances. Cette situation s’applique clairement à cet alinéa du règlement; le salaire régulier est une paie de vacances payée ou payable pour une période de vacances précise et est réparti sur cette période de congé.

Après avoir déterminé quelle est la période de vacances, le montant à répartir sur cette période sera calculé selon la rémunération hebdomadaire normale sur des semaines consécutives, à compter de la première semaine de vacances du prestataire jusqu'à la dernière semaine de vacances (RAE 36(8)a). Toute rémunération provenant d'un autre emploi durant la période de vacances sera répartie sur les mêmes semaines que la paie de vacances, ce qui signifie que la rémunération totale répartie sur chaque semaine peut dépasser la rémunération hebdomadaire normale (RAE 36(8)a) ii); section 5.6.3.1 du Guide).

Dans certains cas, la paie de vacances est calculée en tant que pourcentage de la rémunération totale de chaque paie, mais n'est pas incluse avec chaque paie. Une somme globale étant plutôt versée à différentes périodes en cours d'emploi. Que la rémunération totale soit répartie ou non dépend de l'événement qui a suscité la vraie raison du paiement. Si la période de vacances était la véritable raison du paiement, on ne tient pas compte du solde restant après la répartition sur la période de vacances (selon la rémunération hebdomadaire normale). La raison en est que dans ces situations, la paie de vacances ne soit payée ou payable que pour la période de congé. Si le paiement a été effectué à la demande d'un prestataire, à une date anniversaire, ou par suite d'un licenciement ou d'une cessation d'emploi, alors toute partie de paiement qui n’est pas pour une période précise de vacances est considérée comme payée pour cette raison précise (c’est-à-dire l’événement). À ce titre, il sera réparti conformément au paragraphe applicable (RAE 36(8)b); RAE 36(9); RAE 36(10); CUB 21545; section 5.10.3 du Guide; section 5.10.5 du Guide). Si, dans les faits, le prestataire prend un temps de vacances, une inadmissibilité pour non-disponibilité peut être applicable (section 10.11.2 du Guide).

5.10.4.1 Paiement en raison d'une période de vacances précise, lequel coïncide avec d'autres circonstances

Le versement de la paie de vacances peut parfois coïncider avec un licenciement ou une cessation d'emploi ou avec une date anniversaire quand, en fait, la vraie raison du paiement constitue une indemnité pour une période de vacances précise. Ces périodes de vacances peuvent être passées, présentes ou futures (CUB 73991; CUB 31967).

Pour que la paie de vacances soit répartie sur ces périodes de vacances passées, présentes ou futures, il faut satisfaire aux 3 conditions suivantes :

  • la période de vacances doit être prévue en vertu d'une entente entre l'employeur et l'employé (CUB 66035). Il peut s'agir d'une entente écrite ou verbale. Une période de vacances annulée ne répond plus à cette condition (CUB 24228). S'il s'agit d'une période de vacances future, celle-ci doit être prévue avant que la paie de vacances ne soit versée (CUB 67739);
  • il doit y avoir un lien entre le paiement de la paie de vacances et le droit à une période de vacances, c'est-à-dire que les prestataires ont droit à une période de vacances pour laquelle ils ont le droit d'être payés (CUB 73991). Parfois, les contrats font état de la paie de vacances et de la période de vacances comme 2 entités différentes sans aucun lien entre elles. Il n'est pas nécessaire que le prestataire soit payé au moment où il prend son congé; et
  • le prestataire doit être un employé pendant la période de vacances prévue (LAE 2(1); section 5.3.1 du Guide). Il est depuis longtemps admis que les sans-emploi ne sont pas censés prendre des vacances (CUB 68591).

Afin de décider si une paie de vacances peut être répartie sur une période de vacances précise plutôt qu'en raison du licenciement ou de la cessation d'emploi, ou une date anniversaire, il faut d'abord déterminer si la paie de vacances a été payée avant ou après la période de vacances.

Lorsque la paie de vacances est payée après la période de congé, la répartition se fait à la période de vacances si celle-ci avait été prévue, a été prise et n'a pas été rémunérée à ce moment-là. « Prise » signifie que l'employeur a reconnu que le prestataire était en congé annuel non payé et qu'il était toujours considéré comme un employé.

Lorsque la paie de vacances est payée avant la période de congé, la répartition de la paie de vacances sur une période de congé future dépend si le prestataire est ou non sans emploi au moment du paiement et, s'il est sans emploi, si le licenciement est temporaire ou indéfini. Toutefois, pour toutes ces situations, la période de vacances doit également répondre aux 3 conditions notées ci-dessus, afin que la paie de vacances puisse être répartie sur une période de vacances future non payée. Ces conditions sont que la période de vacances soit prévue avant le paiement, il doit y avoir un lien entre le paiement de la paie de vacances et le droit à une période de vacances, et le prestataire doit être un employé au moment où il est en vacances.

Si la paie de vacances est payée lors d’une date anniversaire avant la période de congé, alors que le prestataire est encore employé, elle sera répartie sur la période de congé future. Cela pourra éventuellement être réexaminé et la répartition annulée.

Si la paie de vacances est payée à une date anniversaire qui coïncide avec un licenciement ou survient durant un licenciement, la répartition dépend si le licenciement est temporaire ou non. Si le licenciement est temporaire, et qu'il est prévu que le prestataire sera de retour au travail au moment où la période de congé surviendra, la paie de vacances est répartie sur la période de congé future. Cela pourra éventuellement être réexaminé et la répartition annulée.

Si le licenciement est de durée indéterminée, la paie de vacances est attribuée à partir de la date d’anniversaire, car le prestataire ne peut pas être en congé annuel s’il n’est pas employé. Cette répartition peut être annulée si, plus tard, le prestataire démontre qu'il est en fait retourné au travail et a pris le congé prévu.

Les situations où la paie de vacances a été répartie sur une période de congé future peuvent ultérieurement donner lieu à un nouvel examen s'il est porté à la connaissance de la Commission que le congé n'a pas été pris. Généralement, les ententes entre l'employeur et les employés démontrent si le congé est réputé avoir été pris. L'entente peut indiquer que l’employé a le droit de repousser son congé à une date ultérieure ou de l'annuler pour une période indéfinie ou à cause d'une cessation d'emploi permanente. Si le congé a été repoussé à une date ultérieure, les principes exposés à la rubrique intitulée « Période de vacances payée avant la période de congé » s'appliquent. Si le congé a été annulé pour une période indéfinie ou en raison d'une cessation d'emploi permanente, la paie de vacances devrait être répartie selon la raison du paiement, c’est-à-dire la date anniversaire, la date de mise à pied ou la date de cessation d’emploi (CUB 24228).

5.10.5 Dans tout autre cas

Le RAE 36(8)b) s'applique notamment aux cas de paie de vacances :

  • le paiement est versé à cause d'une date anniversaire (CUB 56212);
  • versée à la demande du prestataire (CUB 56514); et
  • le paiement est inclus avec chaque paie (CUB 17534).

Il faut toutefois déterminer avec soin la vraie raison du paiement, au cas où d'autres paragraphes ou alinéas du règlement s'appliqueraient. La paie de vacances peut sembler avoir été payée à la demande du prestataire ou à une date anniversaire alors que, dans les faits, elle est payée ou payable pour une période de vacances précise ou à cause d'un licenciement ou de la cessation d'un emploi (section 5.10.4.1 du Guide; section 5.10.3 du Guide).

Une rémunération n'est pas répartie avant d'avoir été reçue, car le RAE 36(8)b) exige spécifiquement le paiement (section 5.6.1 du Guide).

Une fois que la paie de vacances est payée, l'alinéa du règlement en cause exige qu'elle soit répartie sur la période pour laquelle elle est payable. La répartition commence la semaine où la paie de vacances est payable et est répartie selon la rémunération hebdomadaire normale du prestataire (RAE 36(8)). Contrairement aux dispositions des autres alinéas, si le prestataire reçoit une autre rémunération du même emploi pour les semaines faisant l'objet de la répartition, celle-ci sera répartie sur les mêmes semaines (RAE 36(8)b)ii)). Par conséquent, la rémunération totale tirée du même emploi peut excéder la rémunération hebdomadaire normale.

5.10.5.1 Paiement versé en raison d'une date anniversaire

Quand une paie de vacances est payée à cause d'une date anniversaire, la première semaine pour laquelle elle est payable est celle où tombe la date anniversaire fixée par l’employeur, même si sur le plan administratif, il est possible que l'employeur ne puisse la payer qu'à une date ultérieure (RAE 36(8)b)i)). Elle est donc répartie à compter de la semaine de la date d’anniversaire. À moins de preuve du contraire, la semaine où le prestataire déclare sa paie de vacances est celle de la date anniversaire.

5.10.5.2 Paiement sur demande du prestataire

Quand un employé a droit par contrat à recevoir une paie de vacances sur demande, on considère, aux fins de répartition, la date pour laquelle le prestataire a demandé que soit fait le paiement comme étant la première semaine pour laquelle elle est payable (RAE 36(8)b)i)). L’entente entre l’employeur et l’employé concernant le paiement de la paie de vacances peut être écrite ou verbale. Les termes de l’entente déterminent précisément quand l’employé a droit à sa paie de vacances. En général, à moins d'information à l'effet contraire, on considère la semaine dans laquelle le prestataire déclare sa paie de vacances comme étant la première semaine pour laquelle le paiement a été demandé.

5.10.5.3 Paiement versé à chaque paie

Quand la paie de vacances est payée avec chaque paie, elle devient payable dès la première semaine de travail; de la même manière que le salaire qui est payable dès qu'il a été gagné. Toutefois, même si le salaire et, dans le cas présent, la paie de vacances sont dus, à bon droit, à une personne dès qu'elle les gagnés, il ne serait pas réaliste que l'employeur paie le salaire de façon continue (chaque heure ou chaque jour). Par conséquent, dans la plupart des cas, le salaire et la paie de vacances correspondante sont généralement payés chaque semaine, toutes les 2 semaines, 2 fois par mois, ou encore chaque mois. Le fait que cette rémunération ne soit pas payée dès que le travail a été exécuté ne change rien au fait qu’elle devient payable dès qu'elle a été gagnée. Par conséquent, la paie de vacances, payée en tant que pourcentage et au même moment que le salaire, est répartie sur les semaines où elle a été gagnée. La paie de vacances ainsi traitée fait partie de la rémunération hebdomadaire normale du prestataire (section 5.6.3 du Guide). La paie de vacances est proportionnelle au salaire gagné chaque semaine. Donc, si aucun travail n'est exécuté pendant une semaine de période de paie, aucun salaire ni paie de vacances ne sont à répartir au cours de cette semaine.

5.10.6 Fonds de fiducie

La paie de vacances qui a la valeur d'une épargne au moment où le paiement au prestataire est effectué n'est plus considérée comme un revenu et n'est pas répartie. Cela se produit quand l'employeur, le syndicat ou un organisme agit comme fiduciaire et que la paie de vacances s'accumule dans un fonds de fiducie. La paie de vacances est considérée comme une rémunération au moment où elle est créditée à chaque période de paie.

Toutes les conditions suivantes doivent être respectées afin que la paie de vacances soit considérée comme de l'épargne quand elle est payée au prestataire :

  • les sommes doivent être mises de côté et indépendantes du contrôle et des opérations de l'employeur, c'est-à-dire versées dans un fonds de fiducie (CAF A-619-05; CUB 64729);
  • l’employeur doit également mettre de côté la paie de vacances pour chaque période de paie après avoir procédé aux retenues effectuées au titre de l’impôt sur le revenu, du RPC, du RRQ et de l’assurance-emploi, s’il y a lieu;
  • les employés doivent avoir droit à titre de bénéficiaires à la paie de vacances après qu’elle ait été mise de côté (CUB 29010).

Une simple « inscription comptable » dans les livres de l'employeur ne suffit pas. La paie de vacances doit non seulement être gardée de façon séparée, mais l'employeur doit démontrer quelles mesures ont été prises pour que ces sommes soient à l'abri des besoins et du contrôle de l’entreprise. Cela signifie qu'il doit y avoir des comptes séparés auxquels l'employeur ne peut pas avoir accès pour le fonctionnement de son entreprise. Un simple compte de banque ne suffirait pas sans la prise de mesures semblables à une fiducie (comme un type quelconque d'acte scellé) afin de faire en sorte que les sommes ne servent qu'à payer l'épargne vacances des employés. L'acte scellé démontre habituellement qu'une personne s'occupe de garder l'argent d'une autre à certaines fins précises.

La simple existence d'un fonds de fiducie ne suffit pas à donner à la paie de vacances valeur d'épargne. Le « fiduciaire » ne peut bénéficier des sommes déposées dans le fonds; seuls les employés peuvent en bénéficier. On ne peut considérer qu'il s'agit d'un compte en fiducie si un employeur peut emprunter, sans intérêt, des sommes dans le compte supposément séparé des employés.

Pour que les dispositions prises soient considérées comme une « véritable fiducie » au sens où cette expression est ordinairement entendue, les sommes dans le compte en fiducie doivent pouvoir être « identifiées » ou « retraçées ». Cela signifie qu'il doit y avoir des pièces de journal (c’est-à-dire les documents) illustrant le cheminement de sommes d'argent précises depuis l'employeur jusqu'à la fiducie puis à l'employé. De plus, cet argent ne doit pas être conservé dans un fonds général contenant des sommes autres que la paie de vacances, car il n'est pas possible alors d'identifier ce qui est et n'est pas une paie de vacances.

Certaines lois provinciales régissant les normes du travail précisent que la paie de vacances qu'un employé accumule est réputée être gardée en fiducie par l'employeur. L'existence d'une telle loi ne suffit pas à établir que la paie de vacances est gardée en fiducie pour les employés (CAF A-47-90, CUB 15257A).

Les employés doivent avoir le droit d’exiger le versement des sommes et ils ne sont pas limités par les dates de paiement précisées dans la convention collective (CAF A-619-05; CUB 64729). Les gens ont « droit à titre de bénéficiaires » à un bien lorsqu'ils ont le droit d'intenter une poursuite pour le recouvrer (CAF A-352-90, CUB 17974). Un indice que les sommes sont gardées au nom des employés est le fait que le compte séparé porte intérêt et, comme dans le cas d'un compte d'épargne, l'intérêt est payable aux employés.

[avril 2021]

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