Cahier de transition du sous ministre d’IRCC 2019 – Examen de fin d’exercice 2018-2019 – Principaux jalons et produits livrables
[CAVIARDÉ] apparaît lorsque des informations sensibles ont été soustraites conformément aux principes de la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Aperçu de la planification intégrée
Objectif : Assurer à intervalles réguliers une planification à l’échelle de l’organisation tenant compte des variables et des risques ayant une incidence sur notre travail (établir une stratégie) et tracer une voie commune tout en maximisant l’efficacité (planifier et établir les priorités).
Trois principaux objectifs
- Connaissance du domaine
- Responsabilisation
- Influence sur la prise de décision
Approche : Deux examens réguliers par exercice financier, c’est-à-dire à la P6 (mi-exercice) et à la P12 (fin de l’exercice) afin d’examiner les résultats et de mettre à jour les plans prospectifs et les risques.
État actuel : Examen de la P6 en cours; participation de l’équipe des cadres supérieurs par l’intermédiaire de la structure de gouvernance, y compris le Comité exécutif en octobre et en novembre 2019.
À l’intention du SM : Nous saisissons avec plaisir l’occasion de discuter de vos préférences en ce qui a trait à l’approche en matière de planification à IRCC pour aller de l’avant.
Objectifs
- Établir l’état de la situation ministérielle à la P12, en fonction des examens sectoriels
- Discuter des plans pour faire progresser les priorités ministérielles et les dossiers clés à l’approche de la fin du présent mandat
Contexte stratégique
Accent placé sur la mise en œuvre à court terme et le positionnement à long terme au sein d’un environnement en pleine évolution
Depuis la P6, le Ministère met l’accent sur trois aspects :
- 1) Exécution des initiatives restantes qui peuvent être achevées avant la fin du mandat
- 2) Promotion du programme de transformation au sein du Ministère
- 3) Positionnement pour la transition et le prochain mandat
Dans un contexte marqué par :
- Une attention importante accordée aux problèmes de migration irrégulière et d’asile, qui suscitent toujours beaucoup d’intérêt de la part du public et des médias
- Des contraintes de temps avant le déclenchement des élections – nous sommes à court de temps pour respecter toutes les priorités avant la fin du mandat
- L’évolution continue et rapide, et l’augmentation des volumes dans tous les secteurs d’activités
- Un intérêt soutenu à l’égard des nouveaux programmes d’immigration
- Le contexte politique national évolue, [CAVIARDÉ].
Qu’entendons-nous
Réflexions découlant des examens sectoriels de la P12
Réalisations
Des progrès importants ont été réalisés en 2018-2019, y compris le dépassement de l’objectif de planification pluriannuelle des niveaux (PPN), l’élaboration d’une vision commune de la transformation pour les visiteurs, le dépassement de l’objectif de réduction des listes d’attente pour la formation linguistique pour les clients prioritaires et le lancement de nouveaux projets pilotes afin de faire progresser l’adaptabilité de l’immigration économique. Plusieurs initiatives ministérielles clés, notamment la mise en œuvre du nouveau Secteur de la transformation et des solutions numériques, la structure de gouvernance et le renforcement des liens entre les secteurs, ainsi que le processus d’intégration opérationnelle centralisé, ont permis au Ministère de composer avec l’évolution des attentes, les pressions actuelles et la croissance future.
Défis
Les secteurs se heurtent à des pressions et à des risques accrus à mesure que les volumes et les priorités concurrentes augmentent alors que nous approchons de la fin du mandat. Voici certains des points à prendre en considération soulevés à la P12 :
- Reconnaître que la croissance doit être soigneusement circonscrite pour éviter l’exposition à des risques supplémentaires relativement à la prestation de services et à l’intégrité des programmes.
- Transformer la façon dont nous travaillons en parallèle avec l’accroissement de la dotation (créer des solutions efficaces et souples, et des processus mobiles et numériques) afin de soutenir l’augmentation des volumes.
- Assurer une approche harmonisée et durable de la mise en œuvre du Programme de transformation tout en communiquant efficacement les initiatives à l’échelle du Ministère.
- S’adapter à l’évolution des attentes des clients en améliorant leur expérience.
- Réagir à l’évolution de l’opinion publique sur l’immigration en accordant une attention accrue à l’intégrité du système d’octroi de l’asile du Canada.
- Maintenir l’engagement des partenaires afin d’obtenir des résultats à l’échelle du système.
Évolutions importantes depuis la P6
- Budget de 2019 - Réception d’investissements importants pour s’attaquer à la migration irrégulière, au volume de résidents temporaires, aux consultants en immigration, à l’amélioration du soutien à la clientèle et au Programme fédéral de santé intérimaire
- Asile - Élaboration de la Stratégie en matière de protection frontalière aux fins de la gestion de la migration irrégulière; établissement du nouveau Programme temporaire d’aide au logement provisoire; mise en œuvre d’un modèle de prise de décisions à distance pour le traitement virtuel des demandes d’asile
- Niveaux - Dépassement de la cible des niveaux de 2018; dépôt du Plan pluriannuel des niveaux pour 2019-2021
- Résidents temporaires - Élaboration de la vision pour la transformation du programme des visiteurs; publication finale de la réglementation sur la biométrie; élargissement du travail partagé afin de centraliser le traitement des demandes électroniques de permis d’études en provenance de l’Inde
- Service à la clientèle - Lancement de la stratégie de transformation; lancement du premier espace de convivialité du gouvernement du Canada; établissement des dispositions réglementaires fondamentales publiées au préalable pour l’utilisation des outils électroniques dans les programmes d’immigration
- Établissement - Vision nationale commune de l’établissement; lancement de l’appel de propositions de 2019; annonce de la Stratégie en matière d’immigration francophone
- Citoyenneté - Entrée en vigueur de la dernière série de modifications législatives à la Loi sur la citoyenneté au moyen du projet de loi C-6
- Passeports - Réception de l’approbation [CAVIARDÉ] pour l’Initiative de modernisation du Programme de passeport (IMPP)
- Échelle internationale - Adoption des pactes mondiaux sur les réfugiés et sur les migrations
- Transformation - Établissement du nouveau secteur et du nouveau comité sur la transformation
- Politiques à moyen terme (PMT) et transition - Mise au point définitive des conseils sur les politiques à moyen terme et la transition d’IRCC; direction conjointe des conseils sur les PMT et la transition quant aux besoins futurs du marché du travail du Canada avec Emploi et Développement social Canada et d’autres partenaires fédéraux
- Services internes - Appui du programme de gestion des personnes du gouvernement du Canada axé sur la diversité, l’inclusion et le mieux-être (c.-à-d. les projets de loi C-63, C-65 et C-81); réalisation de cinq étages du milieu de travail axé sur les activités et de 51 projets du Programme national de travail; mise en œuvre du traitement numérique des factures
Contexte stratégique
Pleins feux sur le programme de transformation
L’IRCC a commencé à s'aligner structurellement pour mieux soutenir notre vision de la transformation.
- Politique à moyen terme/transition
- Transformation des opérations financières
- Vision de l’établisse-ment : deux ans
- Plan stratégique des opérations
- Stratégie et feuille de route en matière de GI-TI
- Feuille de route et Stratégie de transformation des services
- Création du nouveau Secteur de la transformation et des solutions numériques
- Fonction de gestion de la culture et du changement afin d’aider le personnel à procéder à la transition
- Modèle d’engagement lié à la clientèle pour faciliter l’établissement des priorités et la prestation des services
- Mise sur pied du Comité de la transformation, lequel est chargé d’exercer un leadership à l’égard des initiatives de transformation
- Lancement d’un plan d’action pour opérationnaliser la transformation
- Mise en œuvre allégée sur place
- Remaniement numérique des parcours des clients de bout en bout
Il sera essentiel d’harmoniser les efforts de transformation entre les secteurs.
Progression des priorités ministérielles
L’an dernier, à la P12, cinq priorités en matière d’enjeux et quatre priorités en matière de services internes ont été établi afin de concentrer le travail et les ressources
Elles ont été utiles cette année pour suivre les progrès. Le Ministère prévoit établir un nouvel ensemble de priorités en matière de planification après les élections fédérales de l’automne.
Cinq priorités en matière d’enjeux
- Atteinte des niveaux de 2018 et positionnement du Ministère et des partenaires pour obtenir une croissance soutenue des niveaux liés à la résidence permanente
- Gestion de volumes accrus de demandes de résidence temporaire, en faisant progresser la transformation
- Gestion des volumes de demandes d’asile et progression des réformes du système d’octroi de l’asile
- Amélioration de la prestation des services aux clients dans le contexte de volumes accrus
- Progression du plan stratégique de deux ans afin de fournir des services d’établissement de grande qualité selon une vision nationale commune
Quatre priorités en matière de services internes
- Attirer de nouveaux talents
- Favoriser l’innovation dans un environnement opérationnel caractérisé par des contraintes de volume et des ressources limitées
- Adapter notre milieu de travail afin de s’attaquer aux contraintes d’espace et d’augmenter la souplesse des employés
- Soutenir nos employés et nos programmes qui subissent des tensions et des transformations
Atteinte des niveaux de 2018 et positionnement du Ministère et des partenaires pour obtenir une croissance soutenue des niveaux liés à la résidence permanente
Progrès
- Objectif de 2018 (310 000 admissions) dépassé, atteinte de plus de 321 000 admissions
- Dépôt de la Planification pluriannuelle des niveaux d’immigration (PPN) pour 2019-2021
- Mise en place du nouveau modèle de réattribution en cours d’exercice des désignations provinciales
- Mise en œuvre fructueuse de l’approche de gestion de projet pour la PPN, ce qui a contribué à accroître les capacités et l’efficacité
Bassin d’Entrée express
- 101 440 candidats actifs dans le bassin d’Entrée express (en date de février 2019)
Prochaines étapes
- Mettre en œuvre le plan annuel des niveaux
- Faire progresser les consultations avec les partenaires FPT et le gouvernement du Canada
- Continuer de suivre les éléments des RH, de la TI et des mesures d’adaptation jusqu’aux niveaux
- Déposer le plan des niveaux de 2020 dans les 30 jours de séances du Parlement suivant les élections.
Politique à moyen terme/Facteurs à prendre en considération pour procéder à la transition
- Réactivité et souplesse [CAVIARDÉ].
Gestion des volumes de demandes de résidence temporaire, en faisant progresser la transformation
Progrès
- Élaboration et partage d’une vision pour la transformation du programme des visiteurs
- Collaboration avec AMC et EDSC pour la présentation de propositions dans le cadre de la nouvelle Stratégie en matière d’éducation internationale (SEI)
- Publication finale des dispositions réglementaires sur la biométrie
- Approbation reçue de la stratégie d’affectation temporaire
- Élargissement du travail partagé pour centraliser le traitement des demandes électroniques de permis d’études en provenance de l'Inde
Budget de 2019
- 78,6 millions de dollars sur 2 ans pour gérer le nombre croissant de demandes de visa de résident temporaire
- 19,3 millions de dollars sur cinq ans, 1,3 millions de dollars en cours pour améliorer le traitement lié à l’étude ; 1 million de dollars sur 5 ans, 200 000 dollars en cours pour Expérience internationale Canada
Prochaines étapes
- Progression et harmonisation des efforts à court et à long terme pour concrétiser la vision liée à la RT
- Prélancement du projet de demandes électroniques de RT avec essai de convivialité jusqu’au déploiement stratégique à l’automne 2019
- Mise en œuvre de l’analytique avancée dans les secteurs d’activité tout en socialisant son utilisation ]
- [CAVIARDÉ]
Politique à moyen terme/Facteurs à prendre en considération pour procéder à la transition
- [CAVIARDÉ] qui donne suite à l’augmentation des volumes
- Le rôle d’IRCC concernant la [CAVIARDÉ]
- Attirer [CAVIARDÉ] tout en équilibrant les besoins du marché du travail
Gestion des volumes de demandes d’asile et progression des réformes du système d’octroi d’asile
Progrès
- Présentation d’une proposition visant à accroître la capacité de base, la productivité et l’efficacité du système d’asile
- Élaboration d’une Stratégie en matière de protection frontalière aux fins de la gestion de la migration irrégulière
- Établissement du nouveau Programme temporaire d’aide au logement provisoire pour permettre des paiements aux provinces et aux municipalités
- Mise en œuvre du modèle de prise de décision à distance pour le traitement virtuel des demandes d’asile
Budget de 2019
- 1,18 milliard de dollars sur cinq ans, 55 millions de dollars par année par la suite pour l’intégrité frontalière et le système d’asile
- 283,1 millions de dollars sur deux ans pour le Programme fédéral de santé intérimaire
Prochaines étapes
- Application des recommandations découlant du rapport du Bureau du vérificateur général (BVG) visant à améliorer la capacité de base et l’efficacité du système
- Soutien aux négociations avec les provinces et administration du nouveau programme de subventions
- Accroissement continu de la capacité de traitement (p. ex. modèle de prise de décisions à distance, centres d’innovation)
- Poursuite de la coordination et de la planification de l’état de préparation avec le Centre des opérations du gouvernement
Politique à moyen terme/Facteurs à prendre en considération pour procéder à la transition
- [CAVIARDÉ]
Improve client service delivery within a context of increasing volumes
Progrès
- Lancement de la stratégie de transformation des services d’IRCC, de la feuille de route et du modèle opérationnel futur
- Élaboration d’un plan d’amélioration du soutien à la clientèle
- Lancement du premier espace de convivialité du gouvernement du Canada
- Mise sur pied du comité consultatif sur l’expérience client du SM
- Publication préalable des dispositions réglementaires fondamentales aux fins de l’utilisation d’outils électroniques dans les programmes d’immigration (p. ex. paiements électroniques et demandes en ligne obligatoires)
Budget de 2019
- 42,9 millions de dollars sur deux ans afin d’augmenter le nombre d’agents de soutien à la clientèle d’IRCC
Prochaines étapes
- Gestion de la transformation de la prestation des services d’IRCC en définissant des plans de travail et en affectant des ressources aux processus prioritaires
- Autres initiatives du Centre de soutien à la clientèle, amélioration de l’accessibilité et de la rapidité de réponse aux demandes de renseignements
- Lancement de la stratégie de service 2019-2022 d’IRCC
- Utilisation de l’espace de convivialité afin de développer et de tester des produits auprès des clients
- Établissement de la réglementation pour appuyer le traitement électronique et la prestation de services
Politique à moyen terme/Facteurs à prendre en considération pour procéder à la transition
- Amélioration de l’expérience client et des services à la clientèle afin de répondre aux attentes des clients en matière de service rapide, efficace, facile à comprendre et transparent
Progression du plan stratégique de deux ans afin de fournir des services d’établissement de grande qualité selon une vision nationale commune
Environ 520 000 clients ont reçu au moins un service d’établissement en 2018-2019 (données préliminaires au 31 mars 2019)
Progrès
- Vision nationale commune en matière d’établissement et intégration des principes dans l’appel de propositions (AP) national lancé en 2019, ce qui reflète la nouvelle autorité de subvention
- Annonce de la Stratégie en matière d’immigration francophone
- Dépassement de l’objectif visant à réduire de 50 % les listes d’attente pour la formation linguistique des clients prioritaires (à 56 % au 31 mars 2019)
- Lancement des sondages annuels sur les résultats liés aux clients et aux nouveaux arrivants dans le cadre du Programme d’établissement avec plus de 50 000 réponses
Prochaines étapes
- Évaluation des propositions de l’AP de 2019 et conclusion des négociations au moyen d’un processus accéléré
- Surveillance de la Stratégie en matière d’immigration francophone et établissement d’un rapport à ce sujet
- Conclusion d’ententes bilatérales de planification conjointe et de règlement avec les provinces et les territoires
- Examen du Rapport sur les résultats pour les réfugiés syriens et les résultats des enquêtes annuelles sur les résultats en matière d’établissement afin d’appuyer l’orientation du programme
Politique à moyen terme/Facteurs à prendre en considération pour procéder à la transition
- [CAVIARDÉ]
- [CAVIARDÉ]
Progression des priorités en matière de services internes
Progrès réalisés en matière de soutiens requis pour la réussite
Attirer de nouveaux talents
Depuis la P12 de l’année dernière, le Ministère compte 885 employés de plus et a atteint un effectif de 8 543 employés.
Recrutement
- Amélioration des efforts de recrutement d’IRCC grâce à la marque de recrutement, à la vidéo de recrutement et à une présence accrue sur les médias sociaux
- Participation à plus de 30 salons de l’emploi et événements de réseautage
- Accroissement du recrutement d’étudiants à plus de 500 nouveaux étudiants au Ministère et amélioration de l’expérience d’intégration
- Projet pilote de salon recrutement d’étudiants d’IRCC ayant donné lieu à plus de 79 offres d’emploi sur place
Gestion des talents
- Renforcement du processus de planification de la relève grâce à des discussions améliorées sur la gestion du rendement
- Établissement d’un cadre de préparation des talents
Adapter notre milieu de travail
Collaboration étroite soutenue avec les partenaires (SPAC et SPC) afin d’éviter les risques de retard de projet
Locaux
- Achèvement de cinq étages du milieu de travail axé sur les activités (MTA) avec des résultats de sondage positifs
- Achèvement de 51 projets d’optimisation du Programme national de travail
- Préparation des pôles Est et Ouest afin d’accueillir 600 ETP à l’automne 2019
Infrastructure et outils
- Poursuite de la mise en œuvre des mises à niveau du réseau à l’étranger et au pays
- Accroissement du wifi
- Déploiement d’appareils mobiles; augmentation de 143 % de l’utilisation des ordinateurs portables par rapport à l’exercice 2018-2019
- Présentation de la vidéoconférence sur ordinateur de bureau
Favoriser l’innovation
Gouvernance et stratégie
- Mise en place du Comité de la transformation
- Lancement de la stratégie et de la feuille de route pour la transformation de la GI-TI et de la prestation de services
- Mise en place d’un modèle centralisé d’intégration des activités et d’engagement des clients pour faciliter l’établissement des priorités et la prestation de services
Politiques et processus
- Élaboration d’un cadre stratégique de numérisation aux fins de l’élimination du papier
- Mise en œuvre du traitement numérique
Technologie
- Lancement fructueux de la première solution infonuagique classifiée « Protégé B » pour le gouvernement
Appuyer nos employés et nos programmes
Toujours parmi les meilleurs employeurs dans la région de la capitale nationale et régulièrement au palmarès des meilleurs employeurs du Canada selon Forbes
Apprentissage et perfectionnement
- Établissement du Conseil consultatif en matière d’apprentissage
- Achèvement du projet pilote du Système de gestion de l’apprentissage
Phénix
- Tenue de 143 séances d’information sur la paye (« Parlons paye »), lesquelles ont attirés environ
3 000 participants - Réduction de l’arriéré des cas de paye de 41 000 (T1) à 22 000 (T4)
Mieux-être
- Stratégie continue en matière de santé mentale et de mieux-être avec le lancement de la campagne « Je ne me reconnais pas »
- Tenue d’une série de conférences sur la santé mentale
Leadership
- Élaboration d’un cadre pour le nouveau Comité de gestion de la communauté des EX (CGCEX)
Observations en vue du prochain cycle de planification
Une organisation qui a connu des changements et une croissance considérables depuis 2015… se dirige vers une autre période de changements importants :
- Transitions - un nouveau sous-ministre et peut-être un nouveau gouvernement
- Un nouvel ensemble d’engagements liés au mandat
- Une nouvelle norme en ce qui concerne l’immigration plus visible et des volumes plus importants
Le Ministère dispose d’une base solide pour gérer le changement :
- Résilience démontrée, avec une gouvernance et des structures organisationnelles révisées en place (transformation)
- Excellence en gestion des personnes (résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux/Cadre de responsabilisation de gestion/employeur de premier plan)
- Engagement à mobiliser la main-d’œuvre
- Clarté du mandat et capacité de communiquer les priorités
À mesure que nous nous préparons à l’arrivée d’un nouveau gouvernement et précisons nos conseils en matière de transition nous devrons améliorer notre planification et nos priorités :
- 1) Politiques, programmes et occasions opérationnelles à mesure que nous entamons un nouveau mandat
- 2) Calibration des aspirations en fonction des réalités financières
- 3) Organisation plus vaste et plus visible, assaillie par le changement, comporte de plus grands risques
- 4) Prise en compte d’objectifs modifiés suivant la discussion à venir sur la P6
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