Rapport annuel au Parlement 2023-2024 Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note de bas de page 1} (LPRP). L'article 72 de la Loi précise que, à la fin de chaque année financière (AF), le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement, un rapport annuel sur l'application de cette loi. Ce rapport décrit les activités menées par la Défense nationale pour assurer la conformité aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l'année financière allant du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

1.1 Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objectif d'élargir la législation canadienne qui protège les individus en matière de protection des renseignements personnels qui les concernent, tenus par des institutions fédérales et d'accorder à ces individus, le droit d'accès à ces informations.
Ces droits de protection et d'accès sont conformes aux principes selon lesquels chaque individu doit avoir le droit de savoir pour quelles raisons le gouvernement recueille ses renseignements, comment il les utilisera, combien de temps il les conservera et qui y aura accès.

Ententes de services

Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes n'avaient aucune entente de service en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2. Accès à l'information et la protection des renseignements personnels à la défense nationale

2.1 Mandat de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes^{Note de bas de page 2}

À propos de nous

Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC) appuient une vision stratégique en matière de défense selon laquelle le Canada assure la protection au pays, la sécurité en Amérique du Nord, et l'engagement dans le monde. Composée de membres de la Force régulière et de la Force de réserve ainsi que d'employés civils, l'Équipe de la Défense a une présence d'un bout à l'autre du pays. Ses membres représentent la force, les compétences et la diversité du Canada et possèdent l'expertise nécessaire pour protéger et soutenir la population canadienne en toutes circonstances. Défense comptera plus de 125 000 employés, dont 71 500 membres de la Force régulière, 30 000 membres de la Force de réserve et 25 000 employés civils.

Ce que nous faisons

Le MND et les FAC jouent des rôles complémentaires en :

• offrant des conseils et du soutien au ministre de la Défense nationale;
• appliquant les décisions du gouvernement concernant la défense des intérêts de la population canadienne au pays et à l'étranger.

Les FAC servent en mer, sur terre, dans les airs ainsi que dans l'espace et le cyberespace grâce à la Marine royale canadienne, à l'Armée canadienne, à l'Aviation royale canadienne et au Commandement des Forces d'opérations spéciales du Canada.

En avril 2024, le Canada a publié sa politique de défense renouvelée, Notre Nord, fort et libre^{Note de bas de page 3}, qui décrit le plan du Canada visant à ce que les FAC demeurent pertinentes, prêtes et résilientes dans le contexte d'une incertitude mondiale croissante. Cela signifie qu'il faut déployer davantage d'efforts pour garantir la force de notre pays, la protection de l'Amérique du Nord et notre engagement dans le monde, dans le cadre des six thèmes suivants :

• Soutenir notre personnel en mettant l'accent sur le recrutement, le maintien des effectifs et la gestion du personnel, et en investissant sur la qualité de vie des militaires, sous la forme d'un soutien en matière de santé, logement, et de garde d'enfants. Compte tenu de tous les sacrifices consentis par les membres des FAC pour la population canadienne, ils méritent tous de se sentir en sécurité et valorisés sur leur lieu de travail; c'est notre priorité pour faire évoluer la culture.
• Renforcer les fondements de nos forces armées pour que les membres des FAC disposent des outils dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement et assurer leur sécurité. Il s'agira notamment de moderniser les capacités existantes et d'en acquérir de nouvelles, de renforcer les capacités civiles, d'examiner et de réformer le processus d'approvisionnement en matière de défense et d'accélérer la transformation numérique.
• Bâtir une infrastructure industrielle novatrice en tirant profit de l'innovation et en favorisant les relations avec les partenaires industriels afin de maintenir l'équipement existant et accélérer la mise en place d'une capacité de production au Canada. Cela permettra aux FAC d'apporter des contributions fiables et précieuses à nos alliés et à nos partenaires, surtout ceux qui se trouvent dans les régions euro-atlantique et indo-pacifique, en faveur d'un monde plus stable et pacifique.
• Défendre le Canada dans les régions de l'Arctique et du Nord, où l'évolution de l'environnement géopolitique et des paysages naturels a créé de nouvelles menaces et vulnérabilités. En améliorant nos capacités de défense continentale en vue de mieux détecter les menaces imminentes, nous pouvons rester prêts à aider les Canadiens et les Canadiennes en cas de catastrophes naturelles ou d'autres situations d'urgence, ou lorsqu'ils ont besoin de services de recherche et sauvetage.
• Défendre l'Amérique du Nord en tant que partenaire actif des États-Unis pour rétablir les capacités de défense et de dissuasion du continent dans tous les domaines, soit maritime, terrestre, aérien, spatial et cybernétique, et grâce à la modernisation du NORAD.
• Faire avancer les valeurs et les intérêts mondiaux du Canada en maintenant la contribution des FAC aux mondiaux visant à décourager les conflits entre grandes puissances, à lutte contre le terrorisme et l'insurrection, et à remédier à l'instabilité.

2.2 Organisation de la Défense nationale

En vertu de la Loi sur la défense nationale (LDN), le MDN et les FAC sont deux entités distinctes travaillant ensemble au sein d'un quartier général de la Défense nationale intégré, pour s'acquitter de leur principale responsabilité, qui consiste à assurer la défense du Canada et des Canadiens.

Haute direction

Le gouverneur général du Canada est le commandant en chef du Canada. Le MDN est dirigé par le ministre de la Défense nationale. Le ministre associé de la Défense nationale appuie le ministre de la Défense nationale. Le sous-ministre de la Défense nationale est le plus haut fonctionnaire du Ministère. Les FAC sont sous les ordres du chef d'état-major de la Défense, l'officier le plus haut gradé au Canada. Ces hauts dirigeants ont chacun des responsabilités différentes :

• Le gouverneur général est responsable de nommer le chef d'état-major de la Défense sur la recommandation du premier ministre, de remettre les honneurs militaires, de présenter les couleurs des régiments des FAC, d'approuver les nouveaux emblèmes et insignes militaires et de signer les parchemins de commission.
• Le ministre de la Défense nationale préside le Ministère et répond à toute question relative à la défense nationale.
• Le ministre associé est aussi responsable des dossiers de la défense, conformément au mandat que le premier ministre lui a confié, et il doit tout particulièrement veiller à ce que les membres des FAC reçoivent l'équipement dont ils ont besoin pour réaliser leur travail.
• Le sous-ministre est responsable des politiques, des ressources, de la coordination interministérielle et des relations internationales en matière de défense.
• Le chef d'état-major de la Défense est responsable du commandement, du contrôle et de l'administration des FAC, ainsi que de la stratégie, des plans et des besoins militaires.

Organisation de la Défense

Le prochain organigramme illustre la structure organisationnelle du MDN et des FAC. Des renseignements supplémentaires sur l'organisation de la Défense nationale sont accessibles en ligne^{Note de bas de page 4}.

Figure 1 : Organigramme de la Défense nationale

2.3 Direction générale de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Délégation des pouvoirs

Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information, une délégation de pouvoir, signée par le ministre, désigne le sous-ministre, le secrétaire général, le directeur exécutif de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et les directeurs adjoints de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour exercer tous les pouvoirs et toutes les fonctions du ministre, en tant que chef d'institution en vertu de la Loi. Elle désigne également d'autres pouvoirs et fonctions propres aux employés de la direction générale de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Sous l'autorité du secrétaire général, le directeur exécutif de l'AIPRP applique et coordonne la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, et agit à titre de coordonnateur ministériel de l'AIPRP. Dans l'application de la Loi, le DAIPRP sollicite au besoin l'avis d'autres organisations et spécialistes sur les questions juridiques, les affaires publiques, les politiques et la sécurité opérationnelle.

Une copie de l'arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l'annexe A.

Direction de l'AIPRP

La Direction de l'AIPRP est responsable des questions relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels au sein du portefeuille de la Défense nationale, sauf dans le cas des organisations suivantes : la Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire, le Comité externe d'examen des griefs militaires, le Centre de la sécurité des télécommunications, le Bureau de l'Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes, le Directeur – Services d'avocats de la défense et les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes.

L'organisation de la direction de l'AIPRP est gérée par un directeur exécutif et appuyée par une équipe de services ministériels qui est responsable des fonctions administratives et de gestion de la DAIPRP, y compris la planification des activités, la gestion financière, les ressources humaines, la sécurité matérielle ainsi que la gestion de l'information et des dossiers (GI-GD). L'effectif est réparti entre trois grands domaines fonctionnels et reçoit le soutien des officiers de liaison de l'organisation de la Défense, comme le montre le diagramme présenté à la FIGURE 2.

Le Chef des opérations supervise toutes les activités liées à l'accès à l'information, y compris la réception des demandes d'AIPRP; il est appuyé par les directeurs adjoints de l'ensemble des opérations de l'AI. Cette supervision permet d'assurer l'uniformité de l'exécution des processus ministériels et de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et permet de mener des activités d'assurance de la qualité, de faire le suivi, d'établir des rapports et de surveiller les tendances et les problèmes émergents.

Les directeurs adjoints supervisent les opérations de protection des renseignements personnels, la gestion et la conformité de la protection des renseignements personnels (GCPRP) et le soutien du programme de l'AIPRP (SP AIPRP).

La Section de la gestion de la protection des renseignements personnels et de la conformité (GPRPC) de la Défense a pour objectif principal d'assurer le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le ministère. Elle gère les évaluations des risques liés à la protection des renseignements personnels, elle résout les atteintes à la vie privée et les problèmes systémiques et elle fournit une orientation sur les obligations découlant de la politique de protection des renseignements personnels ainsi qu'une expertise et des conseils à la haute direction sur des questions litigieuses et délicates tout en assurant l'amélioration continue de la politique de protection des renseignements personnels et de la prestation des services pour le ministère.

La Section du soutien du programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (SP-AIPRP) offre de la formation et fait la promotion de la sensibilisation à l'AIPRP, effectue des analyses de données et des rapports sur le rendement des programmes, et fournit des conseils et une orientation en matière d'AIPRP à la Direction de l'AIPRP et à l'ensemble de la communauté du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC).

En plus des activités liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels, la Direction de l'AIPRP fournit un soutien à l'Équipe de mise en œuvre de la surveillance des litiges du ministère. La Direction effectue un examen semblable à celui de l'AIPRP des documents à l'appui du règlement des recours collectifs, au besoin.

Au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l'AIPRP dans son ensemble comptait l'équivalent temps plein de 68,5 employés et de 5,25 experts-conseils affectés aux activités effectuées dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Figure 2 : Effectif opérationnel de l'AIPRP de la Défense nationale

3. Points saillants du rapport statistique

Le rapport statistique à l'annexe B contient des données présentées par la Défense dans le cadre de la collecte annuelle de statistiques sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ce qui suit est une analyse des sections du rapport statistique qui contiennent des données dignes de mention du point de vue du Ministère.

3.1 Demandes reçues

Au cours de la période visée par le rapport, la Défense nationale a reçu 6 857 demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 7,3 % par rapport à la période visée par le rapport précédent. Si l'on ajoute à ce nombre les 1 156 dossiers reportés de l'exercice 2022-2023, la charge de travail totale s'établit à 8 013 demandes au cours de la période visée. De plus, le nombre de demandes reportées a augmenté de 25 % pour atteindre 1 445 au cours de la période de rapport actuelle.

Figure 3 : Nombre de demandes liées à la protection des renseignements personnels (cinq dernières années)

3.2 Demandes reçues

Au cours de la période visée par le rapport, la Défense nationale a reçu 6 857 demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 7,3 % par rapport à la période visée par le rapport précédent. Si l'on ajoute à ce nombre les 1 156 dossiers reportés de l'exercice 2022-2023, la charge de travail totale s'établit à 8 013 demandes au cours de la période visée. De plus, le nombre de demandes reportées a augmenté de 25 % pour atteindre 1 445 au cours de la période de rapport actuelle.

Figure 4 : Disposition des demandes complétées et nombre total de demandes fermées (cinq dernières années)

Pages examinées

Cette année, 1 282 442 pages ont été examinées. Cela demeure conforme à l'exercice 2022-2023, au cours duquel 1 282 023 pages avaient été traitées (FIGURE 5).

Ce nombre ne comprend pas le nombre de pages traitées pour les demandes examinées pour l'exercice en cours qui ont été reportées à la prochaine période de référence.

Figure 5 : Nombre de pages examinées pour les demandes fermées, lorsque les documents existaient (trois dernières années)

Exceptions et exclusions

Conformément aux périodes visées par les rapports précédents, l'article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels était l'exemption la plus souvent invoquée et a été appliqué dans 2 634 demandes. Cet article de la Loi protège les renseignements personnels de personnes autres que le demandeur.

Temps de traitement

La Défense nationale a fermé 3 034 demandes dans les 30 jours, ce qui représente 46,2 % du nombre total de demandes fermées. Cela équivaut à une diminution de 4,6 % des dossiers fermés dans les 30 jours, comparativement à 3 181 dossiers fermés dans les 30 jours au cours de la période visée par le dernier rapport.

Figure 6 : Délai de traitement des demandes (cinq dernières années)

Les dossiers fermés après le délai de 30 jours n'étaient pas nécessairement en retard, car des prorogations autorisées en vertu de la loi, jusqu'à un maximum de 60 jours pour répondre à la demande, ont pu être appliquées.

Prorogations

L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet de proroger le délai prescrit si des consultations sont nécessaires, si une traduction est requise ou si la demande vise un grand volume de documents et que le traitement dans le délai entrave de façon sérieuse le fonctionnement du ministère.

Au total, 2 010 prorogations ont été appliquées en 2023-2024.

Nombre de demandes actives – en suspens depuis les périodes de référence précédentes

À la fin de la période visée par le rapport de 2023-2024, la Défense nationale comptait 1 445 demandes actives. La FIGURE 7 présente une ventilation des demandes en suspens selon la période de référence au cours de laquelle la demande a été reçue et indique si la demande respecte toujours les délais prescrits (y compris les prorogations).

Figure 7 : Nombre de demandes actives (au 31 mars 2024)

Nombre de plaintes actives – en suspens depuis les périodes de référence précédentes

À la fin de la période visée par le rapport, la Défense nationale comptait 47 plaintes actives auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Certaines plaintes demeurent actives depuis l'exercice précédent, bien que tous les dossiers de cette période soient fermés, ce qui reflète la charge de travail du CPVP.

La FIGURE 8 présente une ventilation des plaintes actives par période de référence.

Respect des délais prescrits

Au total, 4 578 demandes (69,7 %) ont été fermées dans les délais prescrits en 2023-2024. Cela représente une diminution de 11,6 % du respect des délais par rapport à la période de référence précédente.

Le motif le plus courant de la présomption de refus est l'entrave au fonctionnement et la charge de travail, qui a été invoqué pour plus de 70 % des demandes fermées en retard au cours de la période de référence. Selon la définition du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), ce motif concerne les demandes pour lesquelles «  il y a une imbrication de renseignements et un examen est nécessaire pour déterminer les exemptions, il y a un grand nombre de demandes à traiter au même moment, la demande consiste en un volume élevé de documents, il y a eu des difficultés à obtenir les renseignements pertinents ou d'autres tâches liées à l'AIPRP  ».

Bien que la Défense nationale soit une grande institution comptant plusieurs sous-organisations diverses, la majorité des demandes de renseignements personnels proviennent de membres des FAC qui cherchent à obtenir leurs dossiers médicaux et personnels. La plupart des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent donc être traitées par le Commandement du personnel militaire (COMPERSMIL).

Les répercussions sur la productivité découlant des difficultés de dotation continuent d'avoir une incidence sur la conformité. Le roulement du personnel chargé de l'AIPRP persiste à tous les niveaux en raison du marché du travail concurrentiel. Les nouveaux employés ont besoin d'une période d'apprentissage et d'adaptation pour réaliser leur potentiel de rendement. L'embauche et la formation de nouveaux employés ont également créé une charge de travail supplémentaire pour les gestionnaires chargés de l'AIPRP et les services de soutien. Au cours de la dernière année, les efforts se sont poursuivis pour doter des postes vacants et former de nouveaux membres du personnel.

Résultats : pourcentage de demandes qui ont fait l'objet d'une communication totale et d'une communication partielle

Au cours de la période visée par le rapport, la Défense a répondu à un total de 6 568 demandes, dont 1 285 (19,6 %) ont fait l'objet d'une communication totale et 2 713 (41,3 %) ont fait l'objet d'une communication partielle. Les autres demandes ont été traitées des façons suivantes : exemption totale, il n'existe aucun document, demande abandonnée.

3.3 Consultations reçues et effectuées

Habituellement, la Défense nationale ne reçoit pas beaucoup de demandes de consultation relatives à des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la période visée par le rapport, la Défense nationale a reçu trois demandes de consultation provenant d'autres institutions du gouvernement du Canada. Quatre consultations ont été fermées au cours de la période de référence, y compris une seule consultation reportée de l'exercice précédent, et aucune n'a été reportée.

4. Protection et gestion des renseignements personnels

4.1 Divulgation de renseignements dans l'intérêt public

L'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée dans les cas où des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain.

Pendant la période visée, 60 demandes de communication de renseignements personnels reposant sur l'alinéa 8(2)m) ont été reçues. Les divulgations faites dans l'intérêt public comprenaient, sans s'y limiter, les divulgations aux médias concernant les actions ministérielles en réponse aux allégations d'inconduite sexuelle et de conduite haineuse, et les divulgations à la famille ou au représentant d'un membre des FAC concernant les commissions d'enquête ou les enquêtes sommaires sur le décès ou les blessures graves d'un membre des FAC.

Pour chacune des 60 divulgations faites dans l'intérêt public en 2023-2024, le CPVP a été avisé; dans la mesure du possible, une notification a été faite avant la divulgation.

4.2 Atteintes à la vie privée

Le droit à la vie privée est une préoccupation publique croissante. Les renseignements personnels qui relèvent de la Défense nationale sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui régit la protection, la collecte, la conservation, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels. L'équipe de gestion des incidents relatifs à la protection des renseignements personnels, Gestion et conformité de la protection des renseignements personnels (GCPRP) de la Défense de la direction générale de l'AIPRP, a reçu 262 plaintes concernant une contravention à une ou plusieurs dispositions de la Loi. L'équipe de gestion des incidents relatifs à la vie privée de la Section de la GCPRP, au sein de la Direction de l'AIPRP, a examiné et résolu 191 plaintes alléguant une atteinte à la vie privée, dont 135 ont été jugées fondées.

Atteintes substantielles à la vie privée

La Politique sur la protection de la vie privée du SCT définit une atteinte à la vie privée comme la création, la collecte, l'usage, la communication, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels ou l'accès inapproprié ou non autorisé aux renseignements personnels. Une atteinte substantielle est définie comme une atteinte à la vie privée qui pourrait vraisemblablement entraîner un risque réel de préjudice grave pour une personne. La Défense nationale a signalé une atteinte substantielle à la vie privée au CPVP et au SCT, comme il est précisé ci-dessous.

Le 29 septembre 2023, le gouvernement du Canada a pris connaissance d'un incident touchant Brookfield Global Relocation Services (BGRS)/Sirva Canada. BGRS/Sirva Canada fournit des services de réinstallation aux membres des FAC et aux employés civils du MDN. Après qu'il a été confirmé que l'incident consistait en un accès non autorisé à des renseignements personnels, un avis de l'incident a été envoyé aux membres de l'Équipe de la Défense. Les personnes qui avaient un dossier indiquant un service de réinstallation auprès de BGRS/Sirva Canada, ont été invitées à prendre des mesures de précaution, notamment en activant l'authentification multifactorielle de leurs comptes utilisés pour les transactions en ligne et en surveillant leurs comptes financiers et personnels en ligne pour détecter les activités inhabituelles.

Le personnel du MDN et des FAC a été avisé des développements à mesure que l'enquête sur l'incident progressait. Les personnes susceptibles d'avoir été touchées se sont vu offrir des services de surveillance du crédit, de surveillance du Web clandestin et de l'assurance contre le vol d'identité. Compte tenu du nombre de membres de l'Équipe de la Défense qui ont déménagé, l'accès à ces services a été déployé par vagues; la dernière vague a commencé en janvier 2024.

L'examen de la pleine portée de l'atteinte à la protection des données se poursuit.

4.3 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La Défense nationale recueille, utilise et communique des renseignements personnels dans le cadre de la prestation des programmes et services dont elle est chargée. Conformément à la politique du Conseil du Trésor (CT), le MDN et les FAC mènent des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour déterminer les répercussions de l'administration de ces activités sur les renseignements personnels. Une EFVP offre un cadre de travail permettant de connaître le degré de conformité de propositions données relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques pertinentes en la matière, d'aider les responsables des programmes à éviter ou à atténuer les risques d'atteinte à la vie privée ainsi que de promouvoir des choix éclairés dans la conception de programmes et de systèmes.

La Défense nationale a réalisé^{Note de bas de page 5} huit EFVP au cours de l'AF 2023-2024. Les descriptions des EFVP se trouvent ci-dessous.

Collecte de données biométriques dans le cadre du programme de l'entreprise du renseignement de défense
Le programme du renseignement de défense fournit des capacités, des services et des produits de renseignement adaptés, fiables et pleinement intégrés pour appuyer et éclairer les décisions et les mesures relatives aux opérations et activités militaires autorisées et potentielles confiées à la Défense nationale, ainsi que les activités de renseignement entreprises par le ministère à l'appui des responsabilités globales du gouvernement du Canada en ce qui a trait à la défense nationale, à la sécurité nationale ou aux affaires mondiales. Cette EFVP a été élaborée pour évaluer la capacité biométrique du programme de l'ERD du MDN et des FAC.

Programme anthropométrique pour les acquisitions du système du soldat des FAC
Le MDN et les FAC ont entrepris un processus d'examen de leurs efforts visant à améliorer la conception, l'ajustement et le rendement des vêtements et de l'équipement militaires. Il était essentiel pour ce processus d'établir les exigences et les définitions pour l'élaboration du programme anthropométrique à l'échelle de l'organisation. Les données anthropométriques peuvent être utilisées pour éclairer les décisions concernant la conception, l'ajustement, la durabilité, le développement et l'acquisition de nouveaux systèmes du soldat, ainsi que pour améliorer l'exploitation et l'efficacité des systèmes existants.

Mécanisme d'examen des plaintes relatives à la Déclaration des droits des victimes (DDV)
En mai 2018, le gouvernement du Canada a présenté le projet de loi C-77, qui modifiait le Code de discipline militaire, renforçant les droits des victimes dans le système de justice militaire et enchâssant une «  Déclaration des droits des victimes  » dans la section 1.1 de la partie III de la Loi sur la défense nationale. La nouvelle Déclaration des droits des victimes (DDV) reflète en grande partie la Charte canadienne des droits des victimes et le système civil de justice pénale, renforçant les droits des victimes d'infractions d'ordre militaire. En plus de fournir des droits fondamentaux aux victimes d'infractions d'ordre militaire, la DDV donne aux victimes le droit de déposer une plainte. Dans tous les cas où une victime d'une infraction d'ordre militaire est d'avis que ses droits en vertu de la DDV ont été violés ou refusés, la victime a le droit de déposer une plainte conformément aux règlements connexes du Code de conduite. Lorsque les préoccupations d'une victime ne peuvent pas être résolues par la chaîne de commandement, la victime peut déposer une plainte officielle auprès du directeur - Révision externe (DRE) du MDN aux fins d'examen.

Service fédéral de traitement des demandes de soins de santé (SFTDSS)
Le MDN et les FAC offrent à leurs membres un large éventail de prestations et de services de soins de santé. Parmi ceux-ci figure la couverture des traitements médicaux, dentaires et autres fournis par des professionnels de la santé. Ils comprennent également les soins de santé préventifs et les fournitures, les médicaments prescrits, les frais de déplacement et de réadaptation liés à la santé, ainsi que les soins de longue durée. Bien que les cliniques des FAC soient les principaux fournisseurs de services de santé des membres actifs, ces derniers ont parfois recours aux systèmes de santé provinciaux, aux institutions et aux praticiens d'exercice privé. L'objectif de l'EFVP était de veiller à ce que les risques pour la vie privée propres aux clients des FAC soient déterminés dès la conception de la nouvelle solution SFTDSS, et de réfléchir aux risques pour la vie privée associés au contrat et au service actuels du SFTDSS.

Programme d'assistance juridique indépendante
Le déploiement par le Centre de soutien et de ressources sur l'inconduite sexuelle (CSRIS) du programme d'assistance juridique indépendante (PAJI) permet d'offrir une assistance juridique gratuite aux victimes d'inconduite sexuelle dans les forces armées. Le PAJI devrait être déployé en trois temps et, lorsqu'il sera pleinement fonctionnel, fournira aux personnes y ayant droit les services suivants :

• Renseignements juridiques : renseignements juridiques sur le système de justice militaire et le système de justice pénale, notamment le signalement, les enquêtes, les procédures administratives et judiciaires, les droits des victimes, les procédures dans les cours de justice pénale, etc.
• Avis juridiques : consultation d'une durée allant jusqu'à quatre heures auprès d'un avocat pour obtenir des avis juridiques confidentiels sur les questions d'inconduite sexuelle militaire dans le contexte du système de justice militaire ou du système de justice pénale.
• Représentation juridique : représentation juridique d'un avocat pour des procédures judiciaires pénales liées à la divulgation des documents privés d'une victime/d'un survivant ou d'une survivante et à la recevabilité d'une preuve concernant une activité sexuelle antérieure et les dossiers de la victime/du survivant ou de la survivante – articles 276 et 278.92 du Code criminel.

Programme de traitement des réclamations liées à des litiges
Le MDN et les FAC sont régis par la Loi sur la défense nationale. La Loi définit le mandat et les pouvoirs du MDN et stipule que le ministre de la Défense nationale est chargé de la gestion et de la direction des FAC. Le MDN est responsable de soutenir les FAC concernant la défense des intérêts canadiens au pays et à l'étranger. Au cours des dernières années, le MDN et les FAC ont été impliqués dans de nombreux recours collectifs intentés par des membres actuels et anciens. La plupart de ces plaintes portent sur des problèmes liés au lieu de travail et sur des allégations de manquement à l'obligation de traiter correctement les cas de mauvaise conduite, de harcèlement et de discrimination sur le lieu de travail. D'autres concernent l'administration des pensions et des prestations ou les questions d'infrastructure (par exemple, les sites contaminés). Certaines poursuites restent à l'état de proposition ou de classification, tandis que d'autres ont abouti à des décisions de justice, des jugements ou des Ententes de règlement définitives (ERD), qui prévoient une indemnisation et d'autres mesures correctives pour les plaignants.

Programme de démarches réparatrices
Le programme de démarches réparatrices (PDR) a été mis sur pied conformément à l'entente de règlement définitif (ERD) dans le cadre du recours collectif relatif à l'inconduite sexuelle dans les FAC et au MDN, communément appelée l'ERD Heyder-Beattie. L'ERD Heyder-Beatti requérait que le MDN et les FAC mettent sur pied un PDR permettant aux personnes visées par l'entente de faire part de leur expérience en matière d'inconduite sexuelle aux cadres supérieurs du MDN et des FAC. Les démarches réparatrices offrent une occasion de parler des causes et des conséquences de l'inconduite sexuelle et d'aider à changer la culture qui la favorise.

Enquêtes sommaires et commissions d'enquête
Les FAC mènent les enquêtes sommaires (ES) et les commissions d'enquête (CE), qui sont des enquêtes administratives relatives à différentes questions concernant des situations qui surviennent dans les FAC. En tant qu'enquêtes administratives, les ES et les CE portent sur toutes questions relatives au commandement, au contrôle et à l'administration des FAC. Il incombe aux responsables de faire des recherches détaillées et d'enquêter sur les évènements pour déterminer les faits, de rédiger des constatations et d'émettre des recommandations afin de prévenir la récurrence de situations défavorables, telles que les préjudices graves, les décès non liés au combat (notamment le suicide et les tentatives de suicide) et la perte de documents classifiés, entre autres.

De plus, la Direction de l'AIPRP continue de fournir des services consultatifs continus sur la protection des renseignements personnels aux organisations de la Défense nationale qui évaluent les risques pour les renseignements personnels utilisés dans l'administration des programmes de la Défense.

4.4 Renseignements personnels du Ministère

Renseignements personnels de nature complexe et délicate

Afin d'assurer la protection appropriée des renseignements personnels de nature délicate au sein du ministère, la Direction de l'AIPRP fournit des services d'examen et de caviardage à l'appui d'un certain nombre de processus administratifs ministériels, y compris les commissions d'enquête, les enquêtes sommaires et les rapports concernant des allégations de violence, de harcèlement et de griefs en milieu de travail. Bien qu'il ne s'agisse pas de demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements qu'elles comportent sont communiqués par le ministère et la protection des renseignements personnels est une priorité. La Direction l'AIPRP a examiné 76 dossiers contenant des renseignements personnels de nature complexe et délicate en 2023-2024. Cela représente un total de 1 220 pages examinées pour s'assurer que les renseignements personnels sont protégés et ne sont pas communiqués de façon inappropriée.

5. Plaintes, vérifications et examens

5.1 Plaintes provenant du Commissariat à la protection de la vie privée

En 2023-2024, la Défense nationale a reçu un total de 82 plaintes officielles du CPVP, ce qui représente moins de 2 % de toutes les demandes traitées au cours de la période visée par le rapport.

Les exigences en matière de rapports statistiques pour les plaintes et les enquêtes auprès du CPVP sont indiquées ci-dessous :

• Article 31 : le CPVP avise officiellement de son intention d'enquêter sur une plainte concernant le traitement d'une demande en vertu de la Loi.
  • La Défense a reçu 82 avis de ce genre en 2023-2024, comparativement à 65 en 2022-2023.
• Article 33 : le CPVP demande d'autres observations aux institutions dans le cadre d'une enquête en cours sur une plainte.
  • La Défense a reçu 83 avis de ce genre en 2023-2024 comparativement à 31 au cours de la période de référence précédente.
• Article 35 : le CPVP publie un rapport sur les conclusions d'une plainte fondée à la fin d'une enquête.
  • Au cours de la période visée par le rapport, 28 plaintes ont été jugées fondées. Il convient de noter que ces plaintes ne font pas nécessairement partie des 82 plaintes reçues au cours de la présente période de référence.

Les 28 plaintes fondées représentent 45,2 % de toutes les conclusions formulées par le CPVP à la Défense nationale en 2023-2024. Parmi les plaintes fondées, 25 étaient de nature administrative (concernant les retards et les prorogations de délai), 1 concernait le droit d'accès et 2 portaient sur une divulgation non autorisée (Figure 10).

Des efforts ont continué d'être déployés pour régler les plaintes en suspens reçues par le CPVP au cours des périodes de référence précédentes. La Direction de l'AIPRP a collaboré avec le CPVP pour gérer les plaintes de façon efficace et s'efforce constamment de maintenir des communications transparentes afin de favoriser une relation de travail positive avec le CPVP.

5.2 Décisions judiciaires

En 2023-2024, deux procédures judiciaires ont été engagées relativement aux demandes traitées par la Défense nationale.

Dans les deux cas, les personnes concernées ont demandé un contrôle judiciaire après que le commissaire à la protection de la vie privée a conclu que le délai de réponse à leurs demandes avait dépassé le délai prévu par la loi. Dans un cas, le tribunal a accueilli la demande de radiation de la Défense nationale et a déclaré que la question était sans objet puisque le dossier avait été fermé à ce moment-là; dans l'autre cas, la Défense nationale n'a pas encore reçu de réponse, mais on s'attend à ce qu'il y ait également abandon ou radiation, car, là encore, la réponse a été fournie depuis.

5.3 Principales mesures prises a l'égard des plaintes

La Défense nationale a pris des mesures au cours de la période visée par le rapport pour régler les questions soulevées par le CPVP et le Comité permanent de la défense nationale.

Un groupe de travail multidisciplinaire composé de représentants de la Direction de l'AIPRP, de la Direction de l'architecture d'entreprise et des Services d'examen a évalué le processus d'AIPRP afin de cerner les points à améliorer. Par la suite, une approche agile de gestion de projet a été mise en œuvre pour élaborer des initiatives visant à améliorer le processus d'AIPRP à l'échelle de la Défense nationale.

La Défense nationale s'est engagée à relever les défis liés au processus grâce à cet effort continu et surveillera la mise en œuvre et l'efficacité des initiatives entreprises.

6. Politiques et procédures

Au cours de la période visée par le rapport, la Défense nationale a mis en œuvre les politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées suivantes en matière de protection des renseignements personnels :

La Section de la GPRPC a finalisé et mis en œuvre les procédures internes sur la gestion des atteintes à la vie privée, y compris un outil pour guider les employés de l'ensemble du ministère sur les mesures à prendre pour contenir et signaler les atteintes à la vie privée au sein du ministère ou lorsque les atteintes concernent des parties externes.

6.1 Numéros d'assurance sociale

Le ministère de la Défense nationale n'a pas reçu l'autorisation de procéder à une nouvelle collecte ou à une nouvelle utilisation cohérente des numéros d'assurance sociale au cours de la période visée par le rapport.

7. Formation et sensibilisation

7.1 Programme de formation sur l'AIPRP

Le ministère continue d'offrir une formation sur l'AIPRP sur une plateforme virtuelle. Le personnel de formation de la Direction a donné les séances de formation suivantes aux employés de la Défense et aux membres des FAC, en mettant l'accent sur le personnel ayant des responsabilités en matière d'AIPRP :

• Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (COR502 – offert en ligne par l'École de la fonction publique du Canada, ce cours est une condition préalable à toute formation ministérielle sur l'AIPRP);
• Cours d'introduction à l'AIPRP du MDN et des FAC [AIPRP au MDN (anciennement AIPRP 101 – Principes généraux de l'AIPRP), ou principes fondamentaux de la protection des renseignements personnels];
• Séance d'orientation pour les nouveaux employés de la Direction de l'AIPRP;
• Cours avancés sur l'AIPRP du MDN et des FAC (AIPRP 201 – cours avancé sur l'AIPRP ou sur du contenu propre à l'organisation);
• Activités de mobilisation et de sensibilisation relativement à l'AIPRP auprès des diverses directions générales et directions.

7.2 Activités de formation et de sensibilisation

Au total, 44 séances de formation ont été offertes à environ 1 077 personnes. Cette formation a été donnée aux employés de la Défense et aux membres des FAC sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que sur la gestion appropriée des renseignements personnels qui relèvent du ministère. Ces séances de formation virtuelle comprenaient les cours AIPRP 101, AIPRP 201 et Protection des renseignements personnels, ainsi que des séances de formation ciblées pour certaines organisations de la Défense. La plupart des séances de formation ont été présentées par du personnel de la Direction de l'AIPRP par l'entremise de technologies de vidéoconférence. En milieu d'exercice, un nouveau programme d'autoformation en ligne (AIPRP au MDN) a été lancé pour remplacer AIPRP 101. Ce nouveau programme a joué un rôle déterminant dans l'augmentation de 44 % du nombre de participants par rapport à l'an dernier. De plus, 3 377 personnes supplémentaires du MDN et des FAC ont suivi le cours de base de l'École de la fonction publique du Canada sur l'AIPRP pendant la période visée par le rapport, car il s'agissait d'une condition préalable à toute formation propre au MDN sur l'AIPRP.

Des séances d'information sur l'EFVP ont été offertes pour aider les gestionnaires de programme à élaborer ou à modifier des programmes ou des activités qui comprennent la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation ou l'élimination de renseignements personnels. Les séances d'information sont uniformisées et officialisées afin d'accroître la compréhension globale du processus d'EFVP, de ses avantages, ainsi que des obligations juridiques et stratégiques connexes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les séances permettront d'améliorer les connaissances et les compétences des employés et des gestionnaires en matière de protection des renseignements personnels tout en favorisant une culture de protection des renseignements personnels au sein du ministère.

Formation des Services de santé des Forces canadiennes

Les Services de santé des Forces canadiennes (SSFC) ont un bureau de la vie privée chargé de conseiller et de soutenir le Groupe des SSFC au sujet des politiques et des activités touchant les renseignements personnels sur la santé. Conformément à son mandat, le bureau de la vie privée des SSFC offre des modules de formation visant à instruire le personnel sur les principes du volet «  Vie privée, Confidentialité et Sécurité  » pour favoriser l'utilisation appropriée du Système d'information sur la santé des Forces canadiennes.

Au cours de la période visée par le présent rapport, 2 600 membres du personnel des SSFC ont suivi une formation ou complété des modules obligatoires offerts spécifiquement à l'organisation des SSFC.

8. Initiatives et projets

8.1 Améliorations technologiques

Au cours de l'exercice visé par le rapport, la Section de la GPRPC a poursuivi ses efforts pour renforcer le Programme de gestion de la protection des renseignements personnels de la Défense. Les initiatives comprennent :

Un questionnaire comparatif d'évaluation des risques liés à la protection des renseignements personnels a été mené à l'échelle du ministère afin d'évaluer la sensibilité et la complexité des programmes qui prévoient l'utilisation de renseignements personnels. Les résultats du questionnaire aideront à cerner les forces et les lacunes dans la gestion de la protection des renseignements personnels et à guider l'élaboration d'initiatives ciblées pour améliorer la protection des renseignements personnels et la conformité. De plus, les résultats serviront à élaborer les plans et les priorités en matière de protection des renseignements personnels du MDN et des FAC afin d'inspirer une approche fondée sur les risques à l'appui des initiatives de la Défense nécessitant l'utilisation de renseignements personnels.

Compte tenu de la complexité et du volume croissants d'atteintes à la vie privée signalées, la Section de la GPRPC a également mis à l'essai un projet visant à limiter l'administration des atteintes à la vie privée de faible niveau. Un processus utilisant un rapport des conclusions numérique a été mis à l'essai; il a permis d'accroître la facilité et l'efficacité de l'administration des dossiers pour les analystes et de réduire le temps requis pour décrire, enregistrer, documenter et rendre une conclusion concernant des atteintes à la vie privée de faible sensibilité et à faible risque. Les efforts visant à rationaliser les activités de gestion des atteintes à la vie privée avec la Section de la GPRPC et les secteurs de programme se poursuivront au cours de la période visée par le prochain rapport.

De plus, des améliorations ont été apportées au logiciel de gestion des dossiers afin d'accroître l'efficacité du travail et elles devraient favoriser un suivi et une communication accrus des atteintes à la vie privée à l'échelle du ministère.

9. Surveillance de la conformité

Afin d'assurer une surveillance et une communication efficaces du rendement en matière d'AIPRP au sein de la Défense nationale, la Direction de l'AIPRP produit un tableau de bord mensuel qui mesure la rapidité de la récupération des dossiers du bureau de première responsabilité (BPR), la conformité globale à l'AIPRP et les indicateurs critiques comme les plaintes relatives à l'atteinte à la vie privée. L'utilisation de Microsoft Power BI pour la publication du tableau de bord de l'AIPRP a permis d'améliorer la convivialité et la visibilité du tableau auprès de la haute direction en ce qui concerne les mesures clés et le rendement de l'AIPRP. Le tableau de bord mensuel permet de faire le suivi du rendement en matière d'AIPRP à l'échelle du ministère, de repérer les organisations qui pourraient avoir besoin d'aide ou de formation, et de cerner les points à améliorer dans les processus.

De plus, la Direction de l'AIPRP répond aux demandes ponctuelles de statistiques et de rapports de rendement à l'appui des exigences propres aux programmes et des obligations ministérielles en matière d'AIPRP.

À l'heure actuelle, le délai de traitement des demandes de correction de renseignements personnels n'est pas officiellement surveillé, car le nombre de demandes est systématiquement très faible. En 2023-2024, la Direction de l'AIPRP n'a d'ailleurs reçu aucune demande de correction.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes

Délégation de pouvoirs Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de la Défense Nationale et conformément à l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés aux l'annexes de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de la Défense Nationale, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste.

Le présent arrêté remplace toute ordonnance de délégations de pouvoirs antérieure.

Copie originale signée par

L'honorable William Sterling Blair, C.P., C.O.M., députée
Ministre de Défense Nationale
Date : 2024-02-23

Annexe sur la délégation de pouvoirs – Loi sur l'accès à l'information

Délégation des pouvoirs, devoirs et fonctions du ministre de la Défense nationale à titre de responsable de l'institution du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, L.R.C. 1985, ch. A-1 (avant et après le 21 juin 2019) et de son règlement d'application.

Remarque : le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes comprennent un certain nombre d'organisations ayant divers degrés d'autorité indépendante. Les pouvoirs, devoirs et fonctions visés par la présente ordonnance ne s'appliquent pas aux activités des organisations suivantes :

• La Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire;
• L'Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes;
• Le Comité externe d'examen des griefs militaires;
• Les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes;
• Le directeur des Services d'avocats de la défense;
• Toute autre organisation du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes à qui le ministre de la Défense nationale peut déléguer ces pouvoirs.

Annexe sur la délégation de pouvoirs – Loi sur la protection des renseignements personnels

Délégation des pouvoirs, devoirs et fonctions du ministre de la Défense nationale à titre de responsable de l'institution du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. 1985, ch. P-21 et de son règlement d'application.

Remarque : le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes comprennent un certain nombre d'organisations ayant divers degrés d'autorité indépendante. Les pouvoirs, devoirs et fonctions de la présente ordonnance ne s'appliquent pas aux activités des organisations suivantes :

• La Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire;
• L'Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes;
• Le Comité externe d'examen des griefs militaires;
• Les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes;
• Le directeur des Services d'avocats de la défense;
• Toute autre organisation du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes à qui le ministre de la Défense nationale peut déléguer ces pouvoirs.

Annexe B : Rapport concernant la loi sur la protection des renseignements personnels pour 2023-2024

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Ministère de la Défense nationale

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 to 2024-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 – Atteintes à la vie privée

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2023-2024

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Ministère de la Défense nationale

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 to 2024-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3: Numéro d'assurance social

Votre institution a-t-elle commencé une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2023-2024? - Non

Section 4: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers en dehors du Canada en 2023-2024? - 7