Chapitre huit : Technologies des gestions de l’information

Système de gestion des dossiers

Dans son rapport sur l’administration de la justice dans les FAC, le vérificateur général a recommandé que les FAC instaurent un système de gestion des dossiers avec l’information nécessaire pour surveiller et gérer l’état d’avancement et la conclusion des affaires militaires. Préalablement à cette recommandation, le DPM avait commencé à concevoir un système de gestion électronique pour suivre la procédure en cour martiale du début à la fin, dans le but de rendre le système des cours martiales plus transparent et efficace, d’augmenter l’obligation de rendre compte et de réduire les délais globaux du système des cours martiales. Pour donner suite au rapport, le DPM s’est engagé à rendre le SGD opérationnel d’ici le 1^er juin 2018.

Le SGD qui a été lancé le 1^er juin 2018 est un outil de gestion de dossiers et une base de données qui permet de surveiller l’état d’avancement de toutes les affaires renvoyées au DPM pour être jugées en cour martiale. De plus, le SGD permet d’effectuer le suivi des données pour que le DPM puisse disposer des statistiques nécessaires en temps réel sur la totalité des affaires devant être entendues en cour martiale.

Le SGD permet de suivre l’évolution de l’état des dossiers et de recueillir l’information à chaque étape du processus, soit préalablement à la mise en accusation, suivant le renvoi, postérieurement au prononcé des accusations, à l’étape préalable au procès et pendant le délai d’appel. En outre, le système compile également l’information portant sur les audiences de révision de la mise sous garde ainsi que les avis généraux fournis à l’égard des dossiers. Toutes les dates importantes associées aux dossiers sont inscrites dans le SGD y compris, mais sans s’y limiter, les dates où le dossier a été renvoyé au DPM, lorsque le dossier a été attribué à un procureur, la date où le procureur a décidé s’il y a lieu de prononcer les accusations, ainsi que les dates importantes du processus judiciaire. Par ailleurs, le SGD permet la création automatique de documents à partir des données rassemblées y compris, mais sans s’y limiter, les actes d’accusation et les lettres visant à mettre les principaux intervenants au fait qu’une accusation a été prononcée par un procureur.

Le SGD est convivial et offre aux procureurs un aperçu de chacune des affaires auxquelles ils sont affectés. À cette fin, les procureurs ont accès à un tableau de bord pour voir l’état de tous les dossiers pertinents et consulter rapidement les données au besoin.

L’objectif du SGD est de remplacer les autres méthodes et systèmes de suivi des cas qui consistaient, de façon générale, à consulter un chiffrier électronique. Pour le moment, le DPM utilise les deux systèmes de suivi pour garantir le contrôle de la qualité de toute l’information. Toutefois, lorsque le SGD aura subi une série d’essais de contrôle de la qualité au cours de la prochaine période de référence, on s’attend à ce que ce système devienne la seule façon d’effectuer un suivi pour toutes les affaires du DPM cheminant dans le système des cours martiales.

De plus, lors de la prochaine période de référence, le travail se poursuivra avec les concepteurs du Système d’administration de la justice et de gestion de l’information (SAJGI) pour déterminer si le SGD est compatible avec le SAJGI en vue de procéder au transfert électronique des dossiers du SAJGI au SGD lorsqu’une affaire est renvoyée au DPM.