Gestion des publications techniques

Date d'entrée en vigueur : le 4 mai 2007

Version en vigueur : 7 (révisé le 1^er mai 2022)

Référence : MNT, partie 5, chapitre 5

BPR/ Téléphone : DNAST 4-5 / 819-939-4757

1. But

1.1. Le présent avis de l’ANT donne des orientations aux organisations qui cherchent à établir un système pour la gestion et le contrôle des bibliothèques de publications techniques en format papier et électronique. Il assure la conformité aux exigences du Manuel de navigabilité technique (MNT) du ministère de la Défense nationale (MDN) en fournissant des mesures visant à gérer les répertoires de publications, y compris des dispositions pour conserver un registre central de publications, incorporer les révisions et les modifications temporaires approuvées de ces publications, fournir une formation adéquate aux bibliothécaires et effectuer des audits périodiques des publications.

1.2. Le présent avis de l’ANT n’est pas obligatoire et ne constitue pas un règlement. Il décrit un moyen qui est acceptable pour l’ANT de se conformer aux réglementations sans être pour autant le seul moyen de le faire. Si vous décidez d’utiliser cet avis, vous devez suivre tous les aspects importants.

2. Applicabilité

2.1. Le présent avis de l'ANT s’applique à toutes les organisations chargées de la gestion et du contrôle des publications techniques et des dessins approuvés sur les aéronefs, en format papier, ainsi qu’en format Publication technique électronique interactive (IETP), ci-après appelés bibliothèques de publications. L’obligation des organismes acceptables à l'ANT de mettre sur pied un système de gestion et de contrôle des publications (SGCP) est définie à la référence réglementaire 3.2.a.(1).

3. Renseignements connexes

3.1. Définitions :

1. Bureau de première responsabilité (BPR) – L’organisation responsable du contenu d’une publication ou d’une série de publications. Le BPR tient habituellement un registre central des révisions et des modifications temporaires des publications pour le compte de ses clients.

3.2. Références réglementaires :

1. Manuel de navigabilité technique (MNT) :

(1) Partie 5, chapitre 5, section 2, norme S4 – Gestion des publications techniques;

(2) Partie 5, chapitre 3 – Exigences du programme de maintenance;

(3) Partie 1, chapitre 4 – Attribution de l'autorité de navigabilité technique.

4. Analyse

4.1. Les principes fondamentaux du Programme de navigabilité du MDN et des FAC exigent que toutes les activités liées à la navigabilité soient exercées conformément aux normes acceptables par des personnes autorisées qui travaillent dans des organismes acceptables et suivent les procédures approuvées. Selon ces principes, toute organisation chargée de l’exécution de travaux de maintenance, sur l’aéronef ou en atelier, ainsi que d'activités de conception, d'ingénierie et de soutien au matériel, doit avoir un SGCP. Le principal objectif de ce système consiste à veiller à ce que toutes les activités soient entreprises en utilisant les versions approuvées les plus récentes des publications applicables et que toutes les publications pertinentes soient disponibles pour appuyer l’étendue et la profondeur du travail réalisé pour le compte de l’organisation.

4.2. À l'appui de ces objectifs, il faut que le SGCP soit décrit dans le système de gestion de la qualité de l'organisation. Les procédures et les documents relatifs à la qualité doivent être établis de manière à définir les éléments suivants :

1. La description de la structure physique et organisationnelle de la bibliothèque – la désignation de la Bibliothèque technique principale/du bibliothécaire technique en chef, des bibliothèques secondaires et des bibliothécaires en second, et des publications, y compris une (ou plusieurs) personne(s)-ressource, au sein de l’organisation, chargée(s) de répondre aux problèmes ou aux questions visant les publications, au besoin;
2. Registre central des publications – une liste de contrôle de toutes les publications, y compris la date de parution la plus récente et toutes les révisions et modifications temporaires applicables;
3. Entretien – procédures pour apporter des modifications ou des révisions courantes et urgentes;
4. Correction d’erreurs – procédures pour relever et signaler les écarts dans les publications au BPR compétent;
5. Vérification – procédures pour effectuer des vérifications périodiques des bibliothèques de l’organisation;
6. Formation – procédures pour offrir de la formation au personnel de l’organisation qui exerce les fonctions de bibliothécaire.

4.3. Le présent avis de l’ANT a été publié pour aider les organisations à faire accepter un SGCP par l’ANT. L’avis donne des conseils sur la manière dont l’ANT évaluera le SGCP afin d’assurer la conformité aux exigences réglementaires stipulées à la référence 3.2.a(1).

4.4. Moyens de respect acceptables

4.4.1. Une organisation qui cherche à obtenir l’accréditation doit s’assurer que son SGCP satisfait aux exigences de la référence 3.2.a.(1) et que son Manuel des procédés de navigabilité et les procédures du système de gestion de la qualité qui permettent la conformité à ces procédés contiennent des dispositions relativement aux éléments suivants :

1. Inventaire – Une liste de contrôle des publications (techniques et réglementaires) offertes à l’organisation. Cette liste doit inclure toutes les publications qui ont été désignées obligatoires en fonction de l’étendue du travail exécuté (y compris les publications partielles) conformément à la référence 3.2.a.(2). Elle doit faire la différence entre les publications électroniques et les publications imprimées;
2. Structure physique et organisationnelle – désignation de la Bibliothèque technique principale et des bibliothèques secondaires, du dépôt secondaire, de leurs localisation et collections publiées, y compris les bibliothèques de bord de l'aéronef, les appareils portables, les sites SharePoint et les IETP, s'il y a le cas. Une personne-ressource chargée des problèmes et des questions visant les publications au sein de l’organisation doit également être identifiée;
3. Registre central des publications – Toutes les publications doivent être tenues à jour afin d’assurer que les travaux techniques et administratifs réalisés par l’organisation sont exécutés conformément aux normes les plus récentes. Du point de vue contractuel, le registre central des publications de l’organisation doit être fourni par le BPR des publications lors de la parution initiale et modifié lorsque le contenu de la publication change (au minimum). Le BPR des publications peut être le constructeur d'origine (OEM), le détenteur du certificat de type (DCT) d'une flotte, une organisation de réglementation ou toute autre source responsable du contenu du document. Le registre central des publications doit comprendre les éléments suivants :

(1) Identification. Identificateur de la nomenclature et de la publication unique (caractères alphanumériques);

(2) Version la plus récente. Date de la parution initiale;

(3) Modification la plus récente. Date et numéro de toutes les modifications apportées après la date de parution;

(4) Modifications temporaires. Date et identificateur de toutes les modifications temporaires apportées à la publication. Cette liste doit faire la distinction entre les modifications temporaires toujours en vigueur et celles qui ont été incorporées par la révision et supprimées. Veuillez noter que les modifications temporaires peuvent prendre la forme de corrections à l’encre (MDN) et de dépliants sur les modifications temporaires;

(5) Une liste des modifications permanentes qui sont diffusées localement et qui ne sont pas nécessairement autorisées par le BPR. Cette situation peut se produire à l’occasion pour un équipement détenu et exploité par le MDN, qui a été modifié pour satisfaire aux besoins spécifiques d'une mission militaire.

4. Modification d’une publication – Le SGCP de l’organisation doit comprendre un moyen d’incorporer des modifications temporaires à chaque publication de la collection en attendant la mise à jour officielle. Le processus de modification d’une publication doit comprendre les éléments suivants:

(1) Surveillance. L’organisation doit avoir en place un système pour surveiller tous les renseignements sur les services des constructeurs et entamer le processus de modification temporaire des publications lorsque cela est nécessaire. Dans le cas des publications en format électronique (dont le contenu est contrôlé par le BPR), il faut prendre des dispositions pour veiller à ce qu'un avis de changement soit donné au client afin que les publications sur ordinateur portatif et en format papier (s’il y a lieu) soient mises à jour/reproduites en même temps que le changement officiel;

Remarque : Même s’il existe des organisations dont les publications sont fournies directement par les BPR des publications (comme le DCT, l’OEM, etc.), il est parfaitement acceptable qu’une organisation utilise ses procédés d’arrangements de soutien internes aux fins d’acquisition d’abonnements, le cas échéant.

(2) Modification temporaire. L’organisation doit avoir un processus de modification temporaire normalisé pour s’assurer que toutes les bibliothèques sont modifiées en même temps que la bibliothèque technique principale. Ce processus doit aussi inclure des détails sur toute modification temporaire apportée aux IETP (c.-à-d., développement, problèmes et configuration des annotations), s’il y a le cas. Le Manuel des politiques approuvé de l'organisation doit inclure la politique relative à la navigabilité, ainsi que des références aux procédures du système de gestion de la qualité qui va de pair avec cette politique. La façon d’assigner et de faire le suivi des numéros de modification temporaire uniques en fonction des changements aux sources relevées (c.-à-d., bases de données, système de gestion des problèmes techniques (TPMS)) doit y être aussi décrite.

5. Vérification – Même si aucune exigence réglementaire ne prescrit une fréquence précise de vérification, il est nécessaire de procéder à des audits périodiques de la bibliothèque de l’organisation afin d’assurer que toutes les publications sont dans un état (une condition) utilisable et que les dernières modifications correspondent au registre central des modifications ( paragraphe 4.4.1.c). La périodicité, l’étendue et la profondeur de la vérification effectuée par l’organisation dépendront d’un certain nombre de facteurs :

(1) Vérification d’un échantillon. Ces vérifications sont habituellement nécessaires lorsque les bibliothécaires techniques en chef embauchent des bibliothécaires en second pour apporter des modifications en leur nom. La vérification de l’échantillon vise à vérifier que le bibliothécaire en second comprend ses responsabilités et apporte les modifications conformément à la procédure approuvée pour l’organisation. La fréquence et la profondeur de la vérification d’un échantillon doivent être définies dans le système de gestion de la qualité et varieront selon la taille ou le nombre des bibliothèques secondaires de l’organisation;

(2) Vérification complète. Le but de cette vérification consiste à vérifier que la bibliothèque technique principale et toutes les bibliothèques secondaires sont à jour par rapport à la liste de contrôle des modifications (paragraphe 4.4.1.c). La vérification complète est effectuée par l’équipe de gestion de la qualité ou des personnes qui ne font pas partie du personnel de gestion des publications. Le calendrier de la vérification doit être fondé sur la criticité des publications et le volume d'évènements de modification apportés aux publications. Les vérificateurs doivent respecter l’étendue et la profondeur nécessaires pour être certains que les bibliothécaires comprennent leurs responsabilités et que la bibliothèque est bien maintenue et mise à jour.

Remarque : Normalement, pour les organisations qui utilisent un fournisseur de services de gestion des publications pour maintenir une IETP, les processus emboîtés de vérification, validation et acceptation que le fournisseur utilise pour des ajouts et des modifications aux IETP seront suffisantes pour répondre à l'intention des vérifications d’échantion et complètes, tels que décrites aux paragraphes 4.4.1.e.(1) et 4.4.1.e.(2).

6. Formation – Il incombe à l’organisation de déterminer les exigences minimales en matière de formation du bibliothécaire technique en chef, qui doivent être documentées dans son dossier personnel de formation, compétences et autorisations (TQ&A). Habituellement, le bibliothécaire technique en chef forme à son tour les bibliothécaires en second qui en ont besoin.
7. Correction d’erreurs – Un système doit être mis en place pour signaler les écarts dans les publications au bibliothécaire technique en chef afin qu’il prenne des mesures pour les corriger. Ce système doit comprendre les éléments suivants :

(1) Rapport d’écart aux publications. Un formulaire qualité courant (imprimé ou électronique) utilisé dans toute l’organisation pour signaler les écarts dans les publications;

(2) L’attribution d’un numéro identificateur unique utilisé pour suivre l’état de chaque publication, y compris les liens aux demandes de services techniques et aux dossiers de modifications temporaires connexes;

(3) Boucle fermée. Le système doit veiller à la traçabilité de la résolution et fournir de la rétroaction à l’expéditeur (c.-à-d., TPMS).

8. Accessibilité – Il faut veiller à ce que les sections au sein de l’organisation aient un accès adéquat aux publications requises pour les activités exécutées à l’intérieur de la section. Cela comprend habituellement une combinaison de publications imprimées et de terminaux/d’ordinateurs portatifs permettant d’accéder aux versions électroniques des publications pour le travail au sein de l’organisation et à l’extérieur de celle-ci.