Manuel de dotation de la CFP 

Exigences en matière de lois et de politiques

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Le paragraphe 30(1) de la LEFP et la Politique de nomination énoncent tous les deux que les nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci sont fondées sur le mérite.

Le paragraphe 30(2) de la LEFP énonce qu'une nomination est fondée sur le mérite lorsque les conditions suivantes sont réunies :

• a) selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles — notamment la compétence dans les langues officielles — établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir;
• b) la Commission prend en compte :
  • i) toute qualification supplémentaire que l'administrateur général considère comme un atout pour le travail à accomplir ou pour l'administration, pour le présent ou l'avenir,
  • ii) toute exigence opérationnelle actuelle ou future de l'administration précisée par l'administrateur général,
  • iii) tout besoin actuel ou futur de l'administration précisé par l'administrateur général.

Les besoins actuels et futurs de l'administration peuvent comprendre les besoins actuels et futurs de la fonction publique précisés par l'employeur, que l'administrateur général considère comme pertinents pour l'administration.

Le paragraphe 31(1) de la LEFP énonce que l'employeur peut fixer des normes de qualification, notamment en matière d'instruction, de connaissances, d'expérience, d'attestation professionnelle ou de langue, nécessaires ou souhaitables à son avis du fait de la nature du travail à accomplir et des besoins actuels et futurs de la fonction publique.

Le paragraphe 31(2) de la LEFP énonce que les qualifications mentionnées à l'alinéa 30(2)a) et au sous-alinéa 30(2)b)(i) doivent respecter ou dépasser les normes de qualification applicables établies par l'employeur en vertu du paragraphe (1).

Éléments à prendre en considération

Critères de mérite

Comme l'indique la LEFP, le mérite comporte plusieurs éléments. La personne à nommer doit posséder toutes les qualifications essentielles pour le travail à accomplir, y compris la compétence dans les langues officielles.

Les qualifications essentielles sont celles qu'une personne doit posséder pour accomplir son travail. Pour être considérée comme qualifiée pour une nomination, une personne doit satisfaire à chacune des qualifications essentielles. Lorsqu'un gestionnaire désigne une qualification comme essentielle, cela signifie que toute personne ne répondant pas à cette exigence ne sera pas en mesure d'exercer les fonctions du poste.

Le gestionnaire peut également prendre en considération les qualifications constituant un atout pour le travail à accomplir, pour le présent ou pour l'avenir, ainsi que toute exigence opérationnelle et tout besoin organisationnel, actuels ou futurs. Voici quelques exemples.

• Le fait d'être titulaire d'une maîtrise peut ne pas être essentielle pour occuper un poste d'économiste subalterne, mais pourrait constituer un atout.
• L'embauche d'une personne faisant partie d'un groupe visé par l'équité en matière d'emploi pourrait être nécessaire pour appuyer la mise en œuvre de la stratégie d'une organisation en matière d'équité, de diversité et d'inclusion.
• Une exigence opérationnelle d'être disposé à faire des heures supplémentaires pourrait être requise pour un poste dont la charge de travail varie selon les saisons.

Ensemble, les qualifications essentielles, les qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels servent de fondement à l'évaluation des candidats et aux nominations fondées sur le mérite.

Flexibilité

Les gestionnaires ont beaucoup de latitude pour déterminer les qualifications correspondant aux exigences du poste, pour le présent ou pour l'avenir. En voici quelques exemples :

• Établir quelles qualifications sont essentielles aux fins de nomination et lesquelles constituent un atout;
• Établir un nombre approprié de qualifications;
• Définir chaque qualification et indiquer les critères d'évaluation connexes;
• Déterminer si la qualification est évaluée à titre d'expérience, de connaissance ou de capacité (p. ex. gestion de projet).

Il est également important de tenir compte des éléments suivants :

• Il faut être en mesure d'évaluer les qualifications établies.
• L'utilisation d'un trop grand nombre de qualifications qui ne sont pas clairement distinctes risque de prolonger la durée du processus d'évaluation sans en améliorer la qualité.
• Le gestionnaire d'embauche peut choisir les qualifications qui s'appliquent, compte tenu des exigences du poste et du contexte organisationnel; il n'est pas nécessaire d'établir un nombre fixe de critères d'expérience, de connaissances ou d'aptitudes et qualités personnelles.

Par exemple, un gestionnaire d'embauche s'apprête à lancer un processus de nomination. La poste n'a pas été annoncé depuis 7 ans, et les critères de mérite comprenaient 16 qualifications essentielles et 10 qualifications constituant un atout. Le gestionnaire dispose maintenant d'une équipe chevronnée, car il n'y avait eu aucun roulement de personnel jusqu'à un récent départ. Par conséquent, le gestionnaire décide de supprimer la plupart des exigences liées à l'expérience technique et de les remplacer par des compétences. Il retient un total de 5 critères essentiels et 3 critères constituant un atout afin de déterminer si les candidats peuvent effectuer le travail efficacement dans l'immédiat et à l'avenir.

Obstacles éventuels à l'application de critères de mérite efficaces

L'utilisation des termes tels que récent, appréciable ou approfondie pour quantifier le niveau d'expérience pourrait dissuader des candidats de qualité de poser leur candidature et pourrait être perçue comme discriminatoire (par exemple, absence du travail pour des raisons médicales, responsabilités familiales).

• Songez à expliquer la raison pour le terme (par exemple, un nouvel environnement technologique, une nouvelle loi, un changement dans une politique), plutôt que d'utiliser un nombre de mois ou d'années, ou une expression temporelle.

Lorsqu'il s'agit de processus de nomination annoncés, il est important de vérifier si certaines qualifications pourraient créer d'éventuels obstacles pour les candidats. En voici quelques exemples.

• Qualifications qui peuvent uniquement être acquises dans le cadre d'un emploi précédent au sein du gouvernement
  • L'utilisation de termes propres au gouvernement restreint le bassin de candidats à seulement ceux qui possèdent une expérience au sein du gouvernement
• Connaissances qui peuvent facilement être apprises en cours d'emploi
  • Entrave les possibilités de recruter des candidats de qualité qui pourraient acquérir facilement les connaissances en cours d'emploi
  • Rend le processus d'évaluation plus lourd qu'il devrait être, ce qui peut avoir une incidence sur le temps requis pour pourvoir les postes
• Accent mis sur l'expérience par rapport à la capacité
  • Expérience et capacité fournissent des informations différentes et complémentaires
  • Peut donner une fausse assurance de la capacité du candidat à réaliser une tâche en particulier (Le fait d'avoir de l'expérience dans un domaine n'implique pas nécessairement de posséder le niveau de compétence requis.)
• Trouver un équilibre entre l'expérience et la capacité en prenant en considération les exigences du poste, ainsi que le groupe de relève

Embaucher en visant le potentiel

Le potentiel se défini comme la capacité éventuelle d'une personne à croître ou à se développer. Ainsi, pour utiliser le potentiel comme qualification dans le cadre d'un processus de nomination, celui-ci doit être clairement exprimé en fonction du poste à doter dans le cadre de ce processus.

• Pour être nommée selon le principe du mérite, une personne doit satisfaire à chacune des qualifications au moment de la nomination. Ainsi, « potentiel de... » ne peut être interprété comme le « potentiel satisfaire à une qualification essentielle ou constituant un atout à une date ultérieure ».
• Le gestionnaire subdélégué doit être en mesure de répondre à la question « potentiel de quoi? », d'expliquer ce que signifie une qualification donnée, ce qui est requis, les concepts sous-jacents et la manière dont on définit la qualification à des fins d'évaluation. Par exemple, un « potentiel de gestion » peut être défini à des fins d'évaluation comme étant la capacité d'apprendre, de résoudre des problèmes en collaboration et de composer avec des demandes concurrentes. L'évaluation portera ainsi sur les compétences et les capacités telles qu'elles se retrouvent dans le poste à doter.
• Que le terme « potentiel » soit utilisé ou non, le cadre de nomination établit une attente selon laquelle le gestionnaire subdélégué établira des critères de mérite raisonnables pour un poste à doter.

Compétence dans les langues officielles : une qualification essentielle

La compétence dans les langues officielles est une qualification essentielle qui doit être rencontrée pour qu'une nomination soit fondée sur le mérite. Elle ne peut pas être considérée comme un atout, une exigence opérationnelle ou un besoin organisationnel.

Il revient aux gestionnaires d'embauche d'établir les exigences linguistiques du poste à doter. La démarche consiste d'abord à déterminer objectivement si le poste exige l'utilisation d'une ou des deux langues officielles.

Lorsqu'il s'agit de postes désignés bilingues, les gestionnaires déterminent d'abord les compétences linguistiques requises pour accomplir le travail dans la première langue officielle. Puis, conformément aux Normes de qualification relatives aux langues officielles, les gestionnaires établissent le niveau (A, B ou C) des compétences linguistiques requises pour la compréhension de l'écrit, l'expression écrite et la compétence orale dans la seconde langue officielle.

Pour les postes unilingues, les gestionnaires d'embauche déterminent la compétence linguistique requise (français essentiel, anglais essentiel, ou anglais ou français essentiel). Les niveaux A, B et C pour les trois compétences linguistiques (compréhension de l'écrit, expression écrite et compétence orale) n'ont pas à être indiqués, comme c'est le cas pour la compétence dans la seconde langue officielle conformément aux Normes de qualification. Les compétences linguistiques d'un poste unilingue peuvent être évaluées de la même manière que les autres critères de mérite, tels que les connaissances, les capacités ou les compétences.

L'Outil sur l'identification linguistique des postes, et l'outil Déterminer le profil linguistique des postes bilingues  peuvent aider les gestionnaires à déterminer les exigences linguistiques du poste à combler.

Dotation impérative ou non impérative

La dotation non impérative est un mode de dotation qui permet de retenir, lors d'un processus de nomination à un poste bilingue, la candidature de personnes qui satisfont à toutes les qualifications essentielles à l'exception des compétences linguistiques requises. La Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes énonce les obligations des administrateurs généraux en ce qui concerne la dotation impérative et non impérative. La Directive impose comme règle générale que les postes bilingues soient dotés sur une base impérative.

Il est possible d'indiquer les 2 options (« bilingue impératif CBC/CBC » et « bilingue non impératif CBC/CBC ») dans le même processus de nomination annoncé. Ainsi, le choix de procéder à une nomination impérative ou non impérative pourra être fait ultérieurement, au moment de la nomination. Le gestionnaire aura la flexibilité nécessaire pour répondre à des situations exceptionnelles et choisir l'approche appropriée en fonction de la capacité et des besoins opérationnels.

Le Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP) prévoit trois circonstances où, dans le cadre d'une nomination non impérative, une personne qui possède la compétence requise dans une seule langue officielle est exemptée de l'application du mérite quant à la compétence relative aux deux langues officielles.

Le Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique (RLONFP) énonce les dispositions s'appliquant aux personnes qui sont exemptées de l'application du mérite quant à la compétence relative aux deux langues officielles et établit les responsabilités et obligations qui incombent à l'administrateur général lorsqu'il nomme une personne qui s'engage à devenir bilingue. Pour davantage d'informations, veuillez consulter le Décret d'exemption concernant les langues officielles.

Lorsqu'il existe des exclusions au respect du principe du mérite en matière de langues officielles dans certaines mesures de dotation, par exemple les nominations non impératives, les organisations doivent tout de même respecter leurs obligations en matière de langues officielles en ce qui concerne les communications avec le public, la prestation des services ainsi que la langue de travail. Des mesures administratives doivent ainsi être mises en place pour que les tâches ou les fonctions bilingues du poste soient accomplies dans les deux langues officielles, et ce, dans une qualité égale, jusqu'à ce que le titulaire satisfasse aux exigences linguistiques du poste.

Exemptions liées à la compétence en matière de langues officielles pour les nominations intérimaires

Certaines exemptions au principe du mérite en matière de langues officielles s'appliquent également aux nominations intérimaires en vertu des articles 14 à 17 du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP), comme suit :

Selon le type de processus de nomination, certaines personnes peuvent bénéficier d'un ou de plusieurs droits qui influent sur l'ordre des nominations.

Lorsque ces droits s'appliquent, ils peuvent être utilisés pour sélectionner des sous-ensembles de candidatures afin d'accélérer le processus ou de faciliter la gestion d'un vaste bassin de candidatures. La LEFP confère aux gestionnaires une grande marge de manœuvre à cet égard, mais l'ordre de préséance doit toujours être respecté pour chaque nomination.

Traités modernes

Certains traités modernes comprennent des dispositions relatives à l'emploi, comme la préférence à l'embauche. Pour les postes situés au Nunavut et au Yukon, une préférence à l'embauche s'applique aux processus de nomination interne et externe annoncés.

• Pour les postes situés au Nunavut, les candidats Inuits inscrits en vertu de l'Accord du Nunavut qui possèdent les qualifications essentielles requises pour le poste doivent être nommés avant les autres candidats.
• Pour les postes situés au Yukon, les candidats qui possèdent les qualifications essentielles du poste et qui sont membres des Premières Nations du Yukon doivent être nommés en premier, suivis d'un deuxième niveau pour les autres candidats Autochtones qui possèdent les qualifications essentielles.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le produit d'orientation Dotation et traités modernes.

Droits de priorité

La LEFP et le REFP prévoient des dispositions qui accordent à certaines personnes un droit de priorité leur permettant d'être nommées avant toutes les autres, sous certaines conditions. Les bénéficiaires de priorité doivent posséder toutes les qualifications essentielles et satisfaire à toutes les conditions d'emploi du poste. Leurs droits doivent être respectés, et la candidature de ces personnes doit être considérée en temps opportun.

La CFP peut présenter la candidature d'un bénéficiaire de priorité aux organisations dans le cadre du processus d'autorisation en matière de priorité afin que les organisations prennent en considération ces candidatures, ou bien ces personnes peuvent présenter directement leur candidature aux organisations. Dans les deux cas :

• la candidature des bénéficiaires de priorité ne peut pas être rejetée en raison de la zone de sélection;
• leur candidature doit être considérée jusqu'au moment où la nomination est officielle;
• et, si la personne est jugée qualifiée, elle doit être nommée avant les autres candidats.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le Guide sur les droits de priorité.

Préférence dans les processus de nomination externes annoncés

En ce qui concerne plus particulièrement les processus de nomination externes annoncés, la LEFP exige que la préférence de nomination soit accordée dans l'ordre suivant :

1. Anciens combattants
2. Citoyens canadiens et résidents permanents
3. Autres candidats

Cet ordre s'applique après que la préférence à l'embauche a été accordée aux postes situés au Nunavut et au Yukon, et après que la candidature des bénéficiaires de priorité a été considérée.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le produit d'orientation Pleins feux sur la préférence de nomination.

Exigences en matière de lois et de politiques

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

L'article 33 de la LEFP stipule que la Commission peut, en vue d'une nomination, avoir recours à un processus de nomination annoncé ou un processus de nomination non annoncé. Ce pouvoir est délégué aux administrateurs généraux. Ces personnes, ainsi que toute personne subdéléguée de ce pouvoir, disposent du pouvoir discrétionnaire de choisir entre les deux types de processus de nomination.

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Comme l'indique l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), les administrateurs généraux doivent établir une direction, par le biais d'une politique, d'activités de planification ou d'autres moyens, portant sur l'utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés.

Éléments à prendre en considération

Direction de l'administrateur général sur l'utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés

Les gestionnaires d'embauche ont le pouvoir de décider d'utiliser un processus de nomination annoncé ou non annoncé. Ce choix peut cependant constituer l'un des motifs pouvant mener au dépôt d'une plainte devant la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF). Les gestionnaires doivent donc être en mesure d'expliquer les raisons qui motivent leur choix et de démontrer que leur décision est conforme à la direction de leur administrateur général.

La consignation des raisons ayant mené au choix du processus de nomination contribue à assurer la transparence du processus de nomination et renforce la responsabilité des gestionnaires subdélégués à l'égard de la décision prise.

Cette consignation peut également s'avérer utile dans divers contextes, notamment lors de discussions informelles, en cas de plaintes déposées auprès de la CRTESPF, ou encore dans le cadre d'activités de surveillance menées par les ministères et organismes et par la CFP.

Le choix du processus de nomination constitue une décision distincte de celle portant sur l'évaluation du mérite et la décision de sélection; il devrait y avoir une explication claire et distincte pour chacun de ces éléments.

Processus de nomination annoncés

La LEFP et la Politique de nomination ne fournissent aucune définition d'un processus annoncé. De manière générale, une annonce peut être décrite comme une communication qui transmet l'intention d'un gestionnaire d'embauche de doter un ou des postes précis, en plus de fournir des renseignements sur ce poste (par exemple : les critères de mérite, le groupe et niveau professionnel) et comment postuler.

Des exigences précises en matière de lois et de politiques s'appliquent lors de l'affichage d'un processus (référez-vous au chapitre Annoncer un processus de nomination). Ces exigences ne sont pas destinées à se substituer à une définition d'un processus annoncé. Un processus de nomination non annoncé n'est pas un remède à une annonce qui n'est pas conforme aux exigences des politiques.

Au-delà des exigences des politiques, les gestionnaires d'embauche doivent examiner l'intention du processus et la façon dont il sera perçu :

• L'intention du processus est-elle claire pour un candidat?
• Les renseignements fournis mettent-ils en évidence des possibilités d'emploi ou un groupe d'emplois spécifique (titre du poste, critères de mérite, lieu), ou servent-elles à la promotion générale d'une organisation en tant qu'employeur?
• Qui a accès aux renseignements et les candidats sont-ils invités à postuler?
• Les candidats sauront-ils de manière intuitive comment répondre?

La réponse à ces questions peut aider un gestionnaire d'embauche à déterminer si un processus est annoncé.

L'embauche à partir de bassins

En règle générale, une nomination découlant d'un processus annoncé ne peut être considérée comme telle que si elle correspond raisonnablement à l'information contenue dans l'annonce d'emploi initiale. Si la nomination ne correspond pas raisonnablement à l'information contenue dans l'annonce, il pourrait être plus approprié de procéder avec une nomination non annoncée.

Voici les aspects à prendre en considération pour déterminer si une nomination à partir d'un bassin doit être considérée comme une nomination découlant d'un processus annoncé ou non annoncé.

• La zone de sélection indiquée dans l'annonce d'emploi initiale incluait-elle l'organisation dans laquelle la nomination aura lieu?
• Qui sera touché par la nomination? Ces personnes auront-elles des droits de recours?
  • Dans un processus interne annoncé, les droits de recours sont uniquement accordés aux candidats qui participent au processus de nomination.
  • Dans un processus interne non annoncé, les droits de recours sont accordés aux personnes qui se trouvent dans la zone de sélection, laquelle est déterminée par le gestionnaire d'embauche et inclut l'organisation ou l'unité où la nomination aura lieu.
• Les critères de mérite du poste à pourvoir correspondent-ils aux critères de mérite énoncés dans l'annonce d'emploi initiale?
  • Conformément à la Politique de nomination de la CFP, les critères de mérite établis doivent être inclus dans l'annonce d'emploi.
  • Les critères de mérite précisent les exigences du poste et décrivent la nature de l'emploi. Ils pourraient influencer la décision d'une personne de postuler ou non.
  • Pour que la nomination puisse être considérée comme découlant d'un processus annoncé, les critères de mérite liés au poste à pourvoir doivent ressembler suffisamment à ceux de l'annonce d'emploi initiale, de manière à ne pas raisonnablement influencer la décision d'une personne de postuler ou non.
• Les autres renseignements liés au poste à pourvoir correspondent-ils à l'information incluse dans l'annonce d'emploi initiale?
  • Comme pour les critères de mérite, les autres renseignements d'une annonce d'emploi peuvent influencer la décision d'une personne de postuler (p. ex. lieu de l'emploi; durée, groupe et niveau du poste; intention déclarée quant à la façon dont le processus de nomination pourrait être utilisé).
  • Le fait de donner aux gestionnaires d'embauche un accès aux bassins d'autres organisations est un moyen efficace de réduire la durée des processus de dotation à l'échelle du gouvernement. Les organisations disposées à partager leurs bassins avec d'autres employeurs devraient indiquer clairement cette intention dans l'annonce d'emploi afin d'aider les personnes à décider en toute connaissance de cause de présenter ou non leur candidature.

Pour obtenir de plus amples renseignements et prendre connaissance des scénarios illustrant les principaux éléments à prendre en considération susmentionnés, consultez le produit d'orientation L'embauche à partir de bassins – Nomination annoncée ou non annoncée.

Exigences en matière de lois et de politiques

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

En vertu de l'article 33 de la LEFP, la Commission peut avoir recours à un processus de nomination annoncé ou à un processus de nomination non annoncé lorsqu'elle effectue une nomination.

Les gestionnaires qui décident de recourir à un processus de nomination annoncé doivent s'assurer de satisfaire à certaines exigences. En voici quelques-unes.

Politique de nomination

La Politique de nomination énonce que lors de l'affichage, les administrateurs généraux doivent :

• Définir une zone nationale de sélection pour les processus de nomination externes annoncés, à l'exception de ce qui est prévu à l'annexe A.
• S'assurer que les annonces sont affichées sur le site web de ressourcement de la fonction publique du gouvernement du Canada et qu'elles sont accessibles aux personnes dans la zone de sélection durant au moins un jour ouvrable complet (minimum de 24 heures).
• Fournir les renseignements suivants dans l'annonce :
  • les critères de mérite établis;
  • une personne-ressource à qui adresser les demandes de mesures d'adaptation.

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Conformément aux modalités et aux conditions énoncées dans l'IDRN, les administrateurs généraux doivent établir une politique sur la zone de sélection (voir le chapitre sur la zone de sélection) pour les processus de nomination internes qui, au minimum, prévoit un accès raisonnable lorsque des possibilités d'emploi sont annoncées.

Éléments à prendre en considération

La LEFP et la Politique de nomination ne fournissent aucune définition d'un processus annoncé et les exigences relatives aux annonces d'emploi ne sont pas destinées à se substituer à une définition d'un processus annoncé.

De manière générale, une annonce peut être décrite comme une communication qui:

• transmet l'intention d'un ou d'une gestionnaire d'embauche de doter un ou des postes précis,
• fournit des renseignements sur ce poste (par exemple : les critères de mérite, le groupe et niveau professionnel) et
• fournit les informations requises sur la manière de postuler.

Durée de l'affichage

En ce qui concerne la période d'affichage minimale, « jour ouvrable » s'entend des jours de semaine, soit du lundi au vendredi, exception faite des congés statutaires ou reconnus à l'administration fédérale, et dans les provinces et territoires.

Le fait d'accorder aux personnes qui font partie de la zone de sélection un délai raisonnable pour répondre à une possibilité d'emploi, leur permet de pouvoir démontrer qu'elles sont admissibles au processus, et contribue à assurer qu'un nombre suffisant de personnes compose le bassin de candidats.

On n'a pas défini en quoi consiste un délai raisonnable afin d'accorder aux organisations la souplesse nécessaire d'établir des périodes adaptées à leurs circonstances particulières. Certains éléments peuvent entrer en ligne de compte, à savoir : le nombre de postes à combler; la zone de sélection établie; le nombre de candidatures souhaitées pour assurer un bassin de candidats suffisant; le fait que le processus soit externe ou interne, etc.

Autres moyens d'annoncer des possibilités d'emploi

La publication d'une annonce de possibilité d'emploi sur le site Web du ressourcement de la fonction publique du gouvernement du Canada (Emplois GC) constitue l'exigence minimale. Pour atteindre les objectifs en matière de diversité, rejoindre des personnes qualifiées et accroître la visibilité, les administrateurs généraux ou leurs subdélégataires peuvent également annoncer un emploi par d'autres moyens, tels que :

• les médias sociaux (p. ex. LinkedIn);
• les publications en ligne;
• les magazines spécialisés;
• d'autres médias reconnus.

Pour recueillir un plus grand nombre de candidatures, il est également possible de diffuser les annonces dans des endroits publics, comme les salons de l'emploi ou les forums de recrutement.

Par exemple, pour embaucher un chercheur scientifique, en plus d'afficher le poste sur Emplois GC, des liens vers l'annonce pourraient également être publiés dans des articles de revues scientifiques. Pour recruter des étudiants, il peut aussi être utile de mener des campagnes ciblées dans les médias sociaux ou de participer à des salons de l'emploi.

Pour obtenir de plus amples renseignements et prendre connaissance des scénarios illustrant les principaux éléments à prendre en considération mentionnés précédemment, consultez le produit d'orientation Annoncer un processus de nomination.

Soutenir la prise de décisions éclairées concernant la présentation de la candidature

Les annonces d'emploi informent des postulants éventuels d'une possibilité d'emploi et les invitent à manifester leur intérêt à son égard. L'information fournie peut grandement influencer la décision d'une personne de présenter sa candidature. Les postulants éventuels doivent pouvoir s'attendre, raisonnablement, à ce que le poste soit doté en fonction de l'information présentée dans l'annonce d'emploi initiale.

Pour cette raison, les annonces d'emploi doivent contenir suffisamment de renseignements détaillés pour aider les personnes à déterminer si le poste leur convient et si elles souhaitent présenter leur candidature. Ces renseignements peuvent comprendre :

• une description des fonctions;
• un aperçu de la culture organisationnelle;
• un aperçu réaliste du poste.

Les personnes provenant de l'extérieur de la fonction publique peuvent avoir besoin de renseignements différents de ceux communiqués à des fonctionnaires. Les gestionnaires sont les personnes les mieux placées pour déterminer, selon le travail à accomplir, quels renseignements seront les plus utiles et devront figurer dans l'annonce d'emploi.

Tout en respectant les exigences politiques, l'annonce doit décrire clairement l'intention du processus de nomination en fournissant les principaux renseignements, notamment :

• le titre du poste;
• l'emplacement géographique du ou des lieux de travail où le poste est susceptible d'être doté;
• le nombre de postes à doter;
• le ou les types de durée (p. ex. temporaire ou indéterminée) et/ou la durée de la nomination;
• le cas échéant, si un bassin de candidats sera établi;
• le cas échéant, si d'autres organisations pourraient utiliser le bassin pour doter d'autres postes.

En règle générale, toute nomination effectuée à partir d'un bassin doit correspondre à l'information contenue dans l'annonce d'emploi initiale pour qu'elle puisse être considérée comme une nomination découlant d'un processus annoncé. Pour en apprendre davantage sur la manière de choisir un processus de nomination, veuillez vous référer au chapitre sur le choix du processus de nomination.

Renseignements sur le processus de présélection

Une annonce d'emploi doit expliquer clairement le fonctionnement du processus de présélection, l'objectif étant de garantir la transparence et l'équité du processus. Les personnes qui présentent leur candidature doivent comprendre les critères et les méthodes qui serviront à évaluer leur candidature et à déterminer s'ils satisfont aux qualifications essentielles. L'annonce doit indiquer clairement les renseignements et les documents qui doivent être fournis, notamment :

• les réponses aux questions de présélection;
• les attestations de qualification professionnelle;
• des curriculum vitæ détaillés.

Les personnes peuvent ainsi adapter leur candidature en conséquence, ce qui améliore la qualité et la pertinence des demandes reçues.

Des annonces claires aident aussi les candidats à mieux définir leurs attentes, et contribuent ainsi à éviter toute confusion et tout suivi inutile au cours de la phase d'évaluation. Elles peuvent aussi aider les candidats à déterminer si des mesures d'adaptation doivent être demandées. De plus, le fait de décrire les étapes de la présélection permet de veiller à ce que toutes les candidatures soient évaluées de manière cohérente et objective. Enfin, la communication des renseignements pertinents dès le départ rend le processus de recrutement efficace, équitable et soucieux des candidats.

Expérience des candidats

Lorsqu'on publie des annonces d'emploi, il est également important de tenir compte de l'expérience globale de recrutement du point de vue des candidats. Une organisation qui propose une expérience de recrutement positive pourra plus facilement attirer et retenir des candidatures de qualité.

Une expérience bien pensée commence par des annonces d'emploi claires, simples et accessibles, qui sont faciles à comprendre et à suivre. Des annonces visuellement attrayantes, concises et ciblées permettent de capter l'attention des candidats et les incitent à poursuivre leur démarche. De plus, le fait de présenter les exigences du poste de manière attrayante et concrète, en mettant en valeur les principaux aspects du poste, les possibilités de perfectionnement et la culture organisationnelle, peut motiver les personnes à présenter leur candidature et leur permettre de se projeter dans le poste.

Outre l'annonce elle-même, le fait de communiquer clairement des renseignements sur le processus de sélection, les dates limites à respecter et les attentes favorise des échanges respectueux et professionnels avec les candidats. Enfin, le fait d'investir dans l'expérience des candidats améliore non seulement la qualité du bassin de candidatures, mais permet également de renforcer la réputation de l'organisation à titre d'employeur de choix.

Exigences en matière de lois et de politiques

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

En vertu du paragraphe 34(1) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, une zone de sélection permet de déterminer qui est admissible à un processus de nomination. Il énonce également 4 critères qui peuvent être utilisés pour établir la zone de sélection : les critères géographiques, organisationnels ou professionnels, ainsi que l'appartenance à un groupe désigné au sens de l'article 3 de la Loi sur l'équité en matière d'emploi.

En vertu du paragraphe 34(2), les ministères et organismes peuvent restreindre ou élargir la zone de sélection pour assurer la représentation de groupes désignés.

La LEFP prévoit qu'un droit de recours peut également être exercé en lien avec la zone de sélection. Dans le cadre d'un processus de nomination interne, le paragraphe 77(2) de la LEFP énonce qu'une personne est dans la zone de recours quand :

• Elle est un candidat non reçu et est dans la zone de sélection dans le cas d'un processus de nomination interne annoncé; et
• Elle est dans la zone de sélection dans le cas d'un processus de nomination interne non-annoncé

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Conformément à l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, les administrateurs généraux doivent établir une politique sur la zone de sélection pour les processus de nomination internes qui, au minimum, prévoit un accès raisonnable lorsque des possibilités d'emploi sont annoncées et un accès raisonnable aux mécanismes de recours.

Politique de nomination

Conformément à la Politique de nomination, une zone nationale de sélection est exigée pour les processus de nomination externes annoncés, à l'exception de ce qui est prévu à l'annexe A.

Éléments à prendre en considération

La zone de sélection fait référence aux critères qu'une personne doit rencontrer pour être admissible à un processus de nomination à la fonction publique fédérale. Pour les processus de nomination internes, cette zone permet également de déterminer les personnes pouvant déposer une plainte.

Établir la zone de sélection constitue une décision importante dans un processus de nomination et celle-ci variera en fonction de divers éléments tels que :

• Les critères de mérite requis;
• Le bassin éventuel de candidats qualifiés (au sein d'une organisation ou de la fonction publique ou provenant de l'externe);
• Le nombre de postes à doter immédiatement ou dans l'avenir.

Autres droits d'admissibilité

L'article 35 de la LEFP prévoit que les personnes qui ne sont pas employées dans la fonction publique, mais qui travaillent dans d'autres secteurs désignés de l'administration publique fédérale, pourraient être admissibles à différents types de processus. D'autres instruments, tel que les lois habilitantes de certaines organisations ou des règlements, peuvent également élargir ou restreindre l'admissibilité de certaines personnes.

La CFP publie une liste de référence pour aider les gestionnaires à déterminer ce qui suit :

• Si une personne est admissible à un processus de nomination interne
• Si une personne peut être mutée
• Si une personne a des droits de mobilité ou d'autres droits conformément à la LEFP ou à un instrument règlementaire

La liste de référence comprend :

• des définitions de termes, tels que « fonctionnaire » et « personne employée », qui sont utilisés dans le critère organisationnel de la zone de sélection;
• une liste alphabétique des organisations qui fournit des renseignements permettant de déterminer si le personnel de ces organisations est admissible aux mutations et aux processus de nomination internes, ainsi que toute condition ou restriction applicable;
• une explication des droits de mobilité des personnes suivantes :
  • les membres des Forces canadiennes
  • les anciens combattants
  • les étudiants
  • les employés occasionnels
  • le personnel embauché sur place
  • les travailleurs à temps partiel
  • les bénéficiaires de priorité
  • les employés parlementaires
  • les anciens membres du personnel d'un ministre
• les droits résiduels indiqués dans l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Zone de sélection variable

Une zone de sélection variable peut être utilisée lorsque le bassin de candidats potentiels est incertain. Une annonce d'emploi peut indiquer qu'une zone de sélection élargie pourrait être utilisée si le nombre de candidats est insuffisant de la zone plus restreinte.

Si, après la réception des candidatures et avant l'évaluation des qualifications, le nombre de candidats est insuffisant pour la zone de sélection restreinte, une zone de sélection élargie peut alors être utilisée.

Une fois que la zone de sélection à utiliser sera choisie, les candidats de cette zone pourront commencer à être évalués. Cette zone de sélection devra demeurer la même tout au long du processus de nomination.

Cette décision doit être prise avant d'évaluer toute qualification, y compris l'évaluation des études et de l'expérience. Cela permet de garantir que la zone de recours appropriée est cernée dans le cadre d'un processus interne, de sorte que les candidats soient admissibles à déposer plainte à la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral.

Exemple de zone de sélection variable :

• Admissibilité : Personnes employées par le ministère A dans la région de la capitale nationale. Si le nombre de candidats est insuffisant, la candidature de fonctionnaires de la fonction publique occupant un poste dans la région de la capitale nationale pourrait également être prise en considération.

Lorsqu'il est question de zone de sélection, il ne faut pas confondre l'admissibilité à un processus de nomination avec la notion d'évaluation.

S'il a été décidé, avant l'évaluation, d'utiliser une zone de sélection plus restreinte, seuls les candidats faisant partie de cette zone de sélection feront l'objet d'une évaluation. Les candidats qui font partie de la zone de sélection élargie ne seront pas admissibles à l'évaluation, leur candidature ne sera pas retenue aux fins de nomination, et ils ne bénéficieront d'aucun droit de recours pour contester la nomination ou la proposition de nomination d'un candidat issu de la zone de sélection restreinte.

Si aucun des candidats de la zone de sélection restreinte ne possède les qualifications requises, ou si tous les candidats qualifiés ont été nommés (ou le seront), on pourrait alors décider de prendre en considération les candidats de la zone de sélection élargie. Ce processus sera alors considéré comme un processus d'évaluation distinct.

Les candidats de la zone de sélection élargie bénéficieront de droits de recours si les nominations faites ou proposées concernent des candidats faisant partie de la zone de sélection élargie, laquelle englobe aussi les candidats de la zone de sélection restreinte. Les résultats des évaluations des candidats de la zone de sélection restreinte pourraient être réutilisés.

Il est primordial de faire preuve de transparence lorsqu'on utilise une zone de sélection variable. Avec des communications claires sur l'intention de l'utilisation de la zone de sélection variable sur la possibilité d'emploi, ainsi qu'aux principaux points de décision, nous nous assurons que les candidats comprennent leur admissibilité et leurs droits dans le cadre du processus de nomination.

Frontières provinciales ou territoriales

L'Accord de libre-échange canadien est un accord commercial interprovincial visant à simplifier la libre circulation des personnes, produits, services et investissements au Canada. Cet accord est important pour la dotation de la fonction publique, car l'article 704(1)a) interdit l'application d'exigences de résidence territoriale ou provinciale pour être admissible aux processus de nomination externes.

La Charte canadienne des droits et libertés donne aux citoyens et résidents permanents le droit de gagner leur vie dans toute province ou territoire. Ainsi, une zone de sélection ne doit pas être établie en fonction de frontières provinciales ou territoriales, car cela pourrait avoir pour effet de discriminer des personnes principalement en fonction de leur province ou territoire de résidence passé ou actuel et ne serait pas conforme à l'esprit et à l'intention de la Charte.

Structures organisationnelles régionales

Lorsqu'un bureau régional est mentionné dans la zone de sélection, il peut être difficile de savoir s'il s'agit d'un critère géographique ou organisationnel. Par exemple, la « région de l'Atlantique » peut faire référence au critère géographique ou à un élément structurel de l'organisation. Dans ce cas, il est bon de préciser que le critère est organisationnel, par exemple, en mentionnant qu'il s'agit des fonctionnaires relevant du bureau régional de l'Atlantique de l'organisation.

Lieux de travail

Les organisations auront des employés travaillant dans divers lieux, notamment dans un mode hybride comprenant le télétravail, le travail sur place dans des lieux de travail désignés, le travail dans des espaces de CotravailGC, ainsi que dans des espaces de collaboration partagés.

Pour déterminer une zone de sélection, il faut tenir compte de nombreux facteurs liés à un effectif hybride, notamment les suivants :

• l'endroit où le travail peut être exécuté;
• les emplacements désignés des postes à doter;
• le lieu de résidence ou de travail des éventuels candidats;
• l'orientation de l'organisation quant aux régimes de travail flexibles.

La Politique sur la gestion des personnes et d'autres instruments qui régissent la relation employeur‑employé sont fondés sur la notion selon laquelle chaque poste est assorti d’un lieu de travail désigné, déterminé par l’employeur, qui est un lieu physique sous le contrôle de l’organisation. L’adresse associée au poste n’est pas une adresse virtuelle ou résidentielle.

Les régimes de travail flexibles peuvent donner lieu à des situations où les employés n'habitent pas dans la même région que leur lieu de travail désigné. Si la zone de sélection est établie à partir d'un critère géographique, l'admissibilité d'un candidat dépendra alors des termes utilisés pour définir la zone de sélection.

Exemples

Le lieu de travail désigné d'un employé est Ottawa. L'employé a une entente de télétravail qui lui permet de travailler à partir de sa résidence de Toronto.

Voici quelques scénarios décrivant différentes zones de sélection à prendre en considération :

• Scénario 1 : « Personnes employées au ministère A occupant un poste dans la région de la capitale nationale »
  • L'employé est admissible au processus de nomination, car le lieu de travail désigné de son poste est Ottawa.
• Scénario 2 : « Personnes employées au ministère A occupant un poste dans la région du Grand Toronto »
  • L'employé n'est pas admissible au processus de nomination, car le lieu de travail désigné de son poste est Ottawa.
• Scénario 3 : « Personnes employées au ministère A occupant un poste ou résidant dans la région du Grand Toronto »
  • L'employé est admissible au processus de nomination, car il réside dans la région du Grand Toronto.

Pour être admissible au processus de nomination, un candidat doit faire partie de la zone de sélection. Si aucun critère géographique n'est précisé, les personnes qui satisfont à tous les autres critères sont alors admissibles au processus, peu importe leur lieu de résidence ou de travail.

Zone nationale de sélection

L'énoncé « les personnes résidant au Canada, ainsi que résidents permanents et citoyens canadiens résidant à l'étranger » détermine la zone nationale de sélection requise pour les processus de nomination externe annoncés. L'utilisation de cette formulation garantit que les processus de nomination externes annoncés sont ouverts à une vaste population qui répond à l'exigence d'une zone nationale de sélection.

L'annexe A de la Politique de nomination énonce les exclusions et exceptions à l'exigence d'une zone nationale de sélection.

Exigences en matière de lois et de politiques

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Le paragraphe 36(1) de la LEFP énonce que la Commission peut avoir recours à toute méthode d'évaluation qu'elle estime indiquée pour décider si une personne possède les qualifications visées à l'alinéa 30(2)(a) et au sous-alinéa 30(2)(b)(i).

Le paragraphe 36(2) énonce que, avant d'avoir recours à une méthode d'évaluation, la Commission doit procéder à une évaluation afin d'établir si la méthode envisagée et la façon dont elle sera appliquée comportent ou créent des préjugés ou des obstacles qui désavantagent les personnes qui proviennent de tout groupe en quête d'équité et, le cas échéant, elle doit déployer des efforts raisonnables pour les éliminer ou atténuer leurs effets sur ces personnes.

Le paragraphe 37(1) énonce que les examens ou entrevues, lorsqu'ils ont pour objet d'évaluer les qualifications visées à l'alinéa 30(2)a) et au sous-alinéa 30(2)b)(i), à l'exception de la langue, se tiennent en français ou en anglais, ou dans les deux langues, au choix du candidat.

Le paragraphe 37(2) énonce que si les examens ou entrevues ont pour objet d'apprécier dans quelle mesure le candidat connaît et utilise soit le français soit l'anglais, ces deux langues ou une troisième langue, ils se tiennent dans la ou les langues en question.

Politique de nomination

L'objectif de la Politique de nomination est que les nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci soient fondées sur le mérite et indépendantes de toute influence politique. Certains des résultats attendus de cette politique sont :

• Des processus de nomination inclusifs, exempts de discrimination, et dans lesquels des efforts raisonnables ont été déployés pour éliminer les préjugés ou les obstacles, ou en atténuer les effets;
• Des processus de nomination menés de manière juste, transparente et de bonne foi;
• Les nominations de personnes hautement compétentes qui répondent aux besoins de l'organisation.

La Politique exige également que les administrateurs généraux évaluent les bénéficiaires de priorité avant de prendre en considération d'autres candidats.

En ce qui concerne l'évaluation plus particulièrement, les administrateurs généraux doivent :

• Obtenir l'autorisation de la CFP avant d'utiliser des tests psychologiques d'intelligence, de personnalité, d'intégrité et d'aptitude, de même que des tests visant à évaluer la santé mentale.
• Informer les candidats, avant l'évaluation ou les évaluations, des méthodes et/ou outils qui seront utilisés, de la possibilité de demander des mesures d'adaptation et du processus à suivre pour ce faire.
• S'assurer que les personnes qui effectuent l'évaluation possèdent les compétences requises, y compris la compétence dans la ou les langue(s) officielle(s), pour évaluer les qualifications.
• Utiliser les tests d'Évaluation de langue seconde approuvés par la CFP pour l'évaluation de la compétence dans la seconde langue officielle.

Conformément à l'Annexe B, les administrateurs généraux doivent s'assurer que certaines informations sont accessibles, soit par voie électronique ou par d'autres moyens, pendant une période minimale de cinq ans suivant la dernière mesure administrative (s'il y a lieu) pour chaque nomination. Cela comprend l'évaluation et résultats des bénéficiaires de priorité et des candidats, ainsi que l'évaluation des méthodes d'évaluation visant à identifier des préjugés et obstacles. Cela s'applique aux évaluations faites à l'interne et à toute évaluation faite avec l'aide d'un fournisseur de services externe.

Éléments à prendre en considération

Le processus d'évaluation vise à s'assurer que la personne sélectionnée possède les qualifications nécessaires pour exercer les fonctions du poste. La qualité du processus d'évaluation et les outils utilisés constituent donc des éléments essentiels pour repérer les candidats qualifiés.

La LEFP confère aux gestionnaires d'embauche un vaste pouvoir discrétionnaire qui leur permet de déterminer les outils d'évaluation à utiliser et la manière de les appliquer. Par exemple, des gestionnaires peuvent choisir de suivre un modèle plus traditionnel (présélection, examen, entrevue, puis vérification des références) ou d'utiliser les outils d'évaluation selon un ordre différent. Des gestionnaires peuvent également décider de gérer le processus en faisant preuve d'une certaine souplesse, comme en ayant recours à des stratégies de gestion de volume (p. ex. approche descendante, notes de passage, pondération accrue accordée à une qualification particulière).

Selon la LEFP, chaque qualification essentielle doit être évaluée séparément. Les qualifications essentielles ne peuvent pas faire l'objet d'une évaluation globale, car les forces démontrées dans une qualification ne peuvent pas compenser pour une qualification que la personne ne possède pas.

Un plan d'évaluation permet d'établir un lien entre chaque critère de mérite et les outils d'évaluation. Il peut également préciser la façon dont les critères de mérite sont définis, les critères de notation et l'échelle d'évaluation, la manière dont les résultats de l'évaluation seront utilisés dans l'ensemble du processus de nomination, ainsi que les critères de mérite autres que les qualifications essentielles qui seront appliqués.

Outils et méthodes d'évaluation

L'évaluation porte sur les qualifications requises pour le poste. Les outils et méthodes sont choisis ou élaborés en fonction de la qualité des renseignements qu'ils permettent de recueillir.

L'évaluation doit offrir aux candidats une possibilité égale de démontrer leurs qualifications. Les gestionnaires doivent ensuite s'assurer que les méthodes et les sources d'information utilisées pour chaque candidat permettent de réaliser une évaluation équitable et qu'elles leur donnent accès à des renseignements comparables.

Utilisées ensemble, les méthodes d'évaluation doivent permettre d'obtenir des résultats pertinents pour l'ensemble des qualifications évaluées. Le recours à un plus grand nombre d'outils donne généralement lieu à une évaluation des qualifications plus équitable, plus valide et plus fiable. Cela permet également d'offrir aux candidats davantage d'occasions de démontrer leurs compétences, et contribue à réduire les obstacles.

La normalisation des évaluations constitue une bonne pratique. Il arrive cependant que les méthodes d'évaluation doivent être adaptées afin que soit assurée l'équité (p. ex. en offrant des mesures d'adaptation ou en tenant compte des besoins des personnes issues de groupes en quête d'équité). La LEFP et la Politique de nomination n'exigent pas de la part des gestionnaires qu'ils utilisent les mêmes outils ou sources d'information pour évaluer toutes les candidatures. Les gestionnaires doivent plutôt s'assurer d'évaluer chaque qualification de chaque personne en fonction des mêmes définitions, indicateurs et normes.

Les gestionnaires d'embauche doivent recueillir suffisamment de renseignements sur chaque qualification afin de prendre une décision éclairée à l'égard de chaque candidature. Le type et la quantité de renseignements nécessaires dépendent de la nature et de l'importance de la qualification requise pour le poste à doter.

Les gestionnaires doivent tenir compte de tous les renseignements disponibles, valides et fiables, quelle que soit leur source. Il existe des facteurs précis à considérer au moment de décider d'utiliser les évaluations du rendement, les connaissances personnelles ou les résultats de processus de nomination antérieurs.

Lors de l'utilisation des évaluations du rendement :

• Un rendement élevé ne signifie pas automatiquement qu'une personne est qualifiée ou prête pour une promotion.
• Un lien clair doit être établi entre les éléments évalués dans l'évaluation du rendement et les qualifications requises pour le poste. Cela permet de s'assurer que les données des évaluations de rendement sont traitées de façon cohérente pour l'ensemble des candidatures.
• Si l'information sur le rendement d'un candidat n'est pas disponible, d'autres sources fiables doivent être utilisées pour évaluer les qualifications.

Lors de l'utilisation de la connaissance personnelle :

• La connaissance personnelle doit porter sur les qualifications pour le poste.
• Elle doit être réalisée de manière équitable, de bonne foi et, idéalement, être utilisée en complément d'autres sources afin d'accroître la fiabilité et la validité.

Lors de l'utilisation des résultats d'un processus de nomination antérieur, les éléments suivants doivent être pris en compte :

• La qualité des outils d'évaluation et des résultats du processus de nomination antérieur.
• Si les tests étaient standardisés ou non, ainsi que la date d'expiration des résultats, le cas échéant.
• La pertinence continue des outils d'évaluation dans le temps (ils doivent refléter les connaissances et les compétences actuelles).
• Toute modification aux qualifications, besoins organisationnels ou exigences opérationnelles.
• Si la durée de validité des résultats a été communiquée.
• Si les candidats ont eu des occasions d'améliorer leurs qualifications.

Utilisation de l'intelligence artificielle

Les gestionnaires d'embauche peuvent recourir à l'IA pour élaborer du matériel d'évaluation (par exemple, des questions d'entrevue ou des scénarios) ou pour les aider à évaluer les candidats au cours du processus de nomination. Toutefois, ils demeurent pleinement responsables de veiller à ce que les outils utilisés permettent de réaliser une évaluation équitable et de mesurer avec exactitude les qualifications requises pour le poste. Les gestionnaires sont également responsables de toutes les décisions prises tout au long du processus, y compris de la décision définitive concernant chaque candidature.

Dans le cadre de l'évaluation des candidats, l'IA peut être utilisée (par exemple, pour le classement ou le tri automatisés durant la présélection, ou pour la notation automatisée des examens ou des entrevues) uniquement si les gestionnaires d'embauche sont en mesure d'expliquer clairement les aspects suivants :

1. Le rôle que l'outil d'IA a joué dans le processus de décision
2. Les critères, données ou mécanismes qui ont été utilisés par l'outil d'IA pour évaluer les réponses des candidats
3. L'évaluation ou la rétroaction individuelle réalisée par l'outil d'IA pour chaque candidat
4. La façon dont le gestionnaire d'embauche a interprété et utilisé les renseignements générés par l'IA dans le contexte de ses décisions concernant les candidats.

Il est important de noter chaque fois que vous utilisez l'IA pour recommander ou appuyer une décision en matière de dotation, vous devez satisfaire aux exigences de la Directive sur la prise de décisions automatisée.

Cela signifie que vous devrez :

• réaliser une Évaluation de l'incidence algorithmique avant d'utiliser tout système décisionnel automatisé;
• aviser les candidats que la décision sera prise ou appuyée par un système décisionnel automatisé;
• fournir aux candidats une explication claire et significative de la manière dont la décision a été prise et les raisons qui la motivent
• indiquer aux candidats la marche à suivre s'ils souhaitent faire part de leurs préoccupations concernant la décision ou la contester; les mécanismes de recours doivent être rapides, efficaces et faciles d'accès.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière dont les gestionnaires d'embauche et les candidats peuvent utiliser l'IA au cours d'un processus d'embauche, consultez le guide intitulé L'intelligence artificielle dans les processus d'embauche.

Identification des préjugés et des obstacles

Le paragraphe 36(2) de la LEFP a pour objectif d'assurer que les gestionnaires d'embauche réfléchissent aux préjugés et obstacles potentiels lors de la conception et du développement des évaluations, et, le cas échéant, prennent des mesures pour les corriger ou les atténuer avant leur utilisation. Cette disposition vise ultimement à favoriser un processus d'embauche plus inclusif pour l'ensemble des membres des groupes en quête d'équité.

Les administrateurs généraux doivent consigner l'identification des préjugés et obstacles. Pour ce faire, les administrateurs généraux doivent démontrer qu'avant l'utilisation d'une méthode d'évaluation, l'organisation a examiné et réfléchi aux préjugés ou obstacles susceptibles de désavantager les personnes appartenant à un groupe en quête d'équité, tant dans la méthode elle-même que dans la façon dont elle sera appliquée. La documentation doit également présenter les stratégies envisagées et/ou mises en place pour éliminer ces préjugés ou obstacles, ou atténuer leurs effets.

Plus précisément, les gestionnaires d'embauche doivent consigner :

• le guide, l'outil ou la référence utilisés pour identifier les préjugés et obstacles dans chaque méthode d'évaluation et son application;
• les préjugés et obstacles identifiés dans chaque méthode d'évaluation et son application; ou, en l'absence de préjugés ou obstacles identifiés, une justification claire expliquant cette conclusion;
• les efforts déployés ou mesures prises pour éliminer les préjugés ou obstacles identifiés, ou pour en réduire l'impact, incluant une explication lorsque aucune stratégie d'atténuation n'a été adoptée.

Il est important de noter que ces exigences s'appliquent également à l'utilisation de tests commerciaux. Les gestionnaires subdélégués demeurent responsables de veiller au respect du paragraphe 36(2) de la LEFP, notamment en approuvant l'évaluation et les stratégies d'atténuation, ainsi qu'en garantissant l'accessibilité à l'information, par voie électronique ou autre, pour une durée minimale de cinq ans.

Pour davantage d'informations et de ressources pour faciliter la mise en œuvre des exigences relatives à l'identification et l'atténuation des préjugés et obstacles, veuillez consulter :

• Définitions : préjugés et obstacles qui désavantagent les personnes qui proviennent de tout groupe en quête d'équité
• Guide sur l'atténuation des préjugés et obstacles en matière d'évaluation
• Outil sur l'atténuation des préjugés et obstacles en matière d'évaluation

D'autres ressources sont disponibles sur notre site Intranet du gouvernement du Canada.

Évaluateurs

Les gestionnaires subdélégués établissent les critères de mérite, sélectionnent la ou les personnes qui seront nommées et doivent rendre les décisions finales concernant le processus de nomination. Un gestionnaire peut toutefois décider de faire appel à d'autres personnes, tel qu'un comité d'évaluation, un supérieur hiérarchique ou un spécialiste de l'évaluation pour l'aider à évaluer les candidats. Le rôle de ces personnes est d'évaluer les candidats par rapport aux critères de mérite et fournir au gestionnaire les renseignements nécessaires pour prendre une décision de sélection équitable et fondée sur le mérite.

Les évaluateurs peuvent être des personnes extérieures à l'organisation et il est possible que différentes personnes interviennent à différentes étapes. L'essentiel est de s'assurer qu'ils possèdent les compétences requises, notamment en matière de langues officielles, et qu'ils sont en mesure d'évaluer les qualifications de manière équitable.

La constitution de comités d'évaluation diversifiés chargés d'évaluer les candidatures dans le cadre du processus d'embauche peut contribuer à promouvoir l'équité et à réduire les préjugés. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le produit d'orientation Pleins feux sur les comités d'évaluation diversifiés.

Demandes de mesures d'adaptation

Le fait d'indiquer à l'avance aux candidats les méthodes et outils d'évaluation qui seront utilisés et de leur expliquer la marche à suivre pour demander des mesures d'adaptation renforce la transparence et leur permet de se préparer en conséquence. Il n'est pas nécessaire qu'un candidat soit en situation de handicap ou ait rempli le formulaire d'auto-identification pour demander des mesures d'adaptation au cours du processus de nomination.

Lorsque la ou les personnes chargées de l'évaluation recueillent des renseignements sur les besoins d'adaptation des candidats dès le premier contact, l'organisation peut ainsi déterminer les mesures d'adaptation les plus appropriées avant l'évaluation, ce qui permet d'éviter d'éventuels retards dans le processus.

Cette démarche ne doit pas être précipitée, car elle vise à s'assurer que l'évaluation est exempte de préjugés et obstacles et que toutes les candidatures sont traitées de manière juste et équitable.

Les mesures d'adaptation ou modifications demandées ne doivent pas :

• modifier le niveau ou la nature de la qualification évaluée;
• donner au candidat un avantage injuste.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation et sur l'évaluation équitable des personnes ayant des expériences diverses dans les documents suivants :

• Obligation de prendre des mesures d'adaptation : Démarche générale à l'intention des gestionnaires.
• Foire aux questions – Demandes de mesures d'adaptation
• Accroître l'équité et réduire la partialité dans le contenu des outils d'évaluation

Évaluation des compétences dans les langues officielles

Nomination à un poste unilingue

Pour un poste unilingue, la compétence en anglais ou en français doit être évaluée selon les exigences linguistiques du poste (français essentiel, anglais essentiel, ou français ou anglais essentiel).

Les gestionnaires d'embauche ont la responsabilité d'évaluer la compétence des candidats dans la langue officielle requise pour le poste, et de déterminer la méthode d'évaluation. Ils peuvent mener l'évaluation en utilisant :

• la ou les mêmes méthodes que celles utilisées pour évaluer les autres qualifications (entrevue, examen écrit);
• une méthode distincte pour évaluer uniquement la langue du poste.

Nomination à un poste bilingue

Pour un poste bilingue, la compétence dans la première et la seconde langue officielle doit être évaluée.

La personne détermine sa première langue officielle en fonction de la langue dans laquelle elle estime être actuellement la plus compétente. En cas de doute, la personne peut choisir l'une ou l'autre. La première langue à laquelle une personne a été exposée (langue maternelle), qu'il s'agisse de l'anglais ou du français, peut être distincte de la première langue officielle de cette personne; de même, sa première langue officielle peut changer au fil du temps.

Les gestionnaires d'embauche ont la responsabilité de déterminer la méthode d'évaluation qu'ils utiliseront, d'évaluer la première langue officielle des candidats, et de décider si la compétence en matière de langues officielles est satisfaite. Pour ce faire, ils peuvent mener l'évaluation en utilisant:

• la ou les mêmes méthodes que celles utilisées pour évaluer les autres qualifications (entrevue, examen écrit);
• une méthode distincte pour évaluer uniquement la première langue officielle.

Seuls les tests d'évaluation de langue seconde approuvés par la CFP sont utilisés pour évaluer la compétence dans la seconde langue officielle, conformément à la Politique de nomination. Il convient de ne pas administrer les tests d'évaluation de langue seconde de la CFP dans les 2 langues officielles pour déterminer la première et la seconde langue officielle d'un candidat, sauf si le candidat lui-même éprouve des difficultés à déterminer sa première langue officielle et sollicite de l'aide en ce sens.

• Les gestionnaires d'embauche ou le personnel autorisé des ressources humaines doivent vérifier ces résultats auprès de la CFP, avant de procéder à toute nomination. La vérification se fait généralement au début du processus de nomination.
• Les résultats de l'évaluation de langue seconde sont valides pendant 5 ans. À l'expiration de cette période, les résultats demeurent valides pour une période indéterminée pour le titulaire du poste seulement, sous réserve que le profil linguistique n'ait pas été haussé au-delà du niveau de compétence de ce titulaire.
• Les résultats d'évaluation de langue seconde de plus de 5 ans peuvent être valides pour une nomination lorsque :
  • Les candidats sont en poste à l'étranger et qu'ils ne sont pas en mesure de passer les tests d'évaluation durant les heures normales de travail de la CFP dans la région de la capitale nationale;
  • Le titulaire d'un poste bilingue est nommé à son propre poste reclassifié, et que le profil linguistique du poste n'a pas été rehaussé au-delà de ses résultats de tests;
    • Il convient de ne pas confondre une reclassification avec un nouveau profil linguistique de poste. Pour tout renseignement sur la modification des exigences ou du profil linguistique, consultez la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes du Secrétariat du Conseil du Trésor (annexe 2).
• Les candidats ayant obtenu une exemption (résultat E) n'ont pas besoin d'être évalués à nouveau.
• Pour les processus internes, les résultats des tests d'évaluation de langue seconde doivent êtres valides au moment de la publication de la notification de nomination ou de proposition de nomination (seconde notification), mais pourraient expirer après la seconde notification. Pour les processus externes, les résultats d'évaluation de langue seconde doivent être valides à la date d'entrée en fonction convenue, par écrit, par les parties concernées.
• Le Centre de psychologie du personnel de la CFP peut informer les gestionnaires et spécialistes en ressources humaines sur les mesures d'adaptation en matière d'évaluation et sur l'évaluation de langue seconde.

Méthodes alternatives pour évaluer la compétence en langue seconde

Les méthodes alternatives d'évaluation de la langue seconde ne sont plus autorisées depuis le 1^er octobre 2025. Cependant, les résultats existants des méthodes alternatives d'évaluation de la compétence orale (niveaux A, B et C) datant de moins de 5 ans pourront être utilisés pour des nominations dans un ministère ou un organisme, à la discrétion du ou de la gestionnaire d'embauche. Pour plus d'information, veuillez consulter les Questions et réponses pour les spécialistes en ressources humaines.

Évaluer la compétence en matière de langues officielles plus d'une fois dans le cadre d'un même processus

Selon les circonstances, les gestionnaires d'embauche ont le pouvoir discrétionnaire d'évaluer ou non la compétence en matière de langues officielles (ou toute autre qualification) plus d'une fois dans le cadre d'un même processus. Voici quelques facteurs à prendre en considération au moment de la prise de décision :

• Est-ce que les candidats peuvent postuler sur une base continuelle, ou est-ce qu'une date de clôture a été établie?
• Est-il possible que le candidat ait acquis de nouvelles expériences ou amélioré ses compétences depuis l'évaluation initiale?
• Existe-t-il de nouveaux résultats d'une ELS réalisée dans le cadre d'un autre processus qui pourraient être pris en considération?
• En quoi la réévaluation des compétences linguistiques peut-elle influer sur la perception de l'équité?
  • Pourrait-elle entraîner des conséquences pour d'autres candidatures qui ont été rejetées précédemment parce qu'elles ne répondaient pas aux exigences de cette qualification?
  • Permet-elle d'assurer l'égalité des chances pour l'ensemble des candidats?
  • Pourrait-elle avoir une incidence sur les personnes qui n'avaient pas présenté leur candidature au départ parce qu'elles ne possédaient pas la qualification, mais qui pourraient satisfaire à cette exigence au moment d'une réévaluation?
• Les candidats doivent attendre au moins 30 jours civils avant de repasser les tests d'évaluation de langue seconde de la CFP.

Évaluer la compétence d'une langue officielle liée à un poste de spécialiste ou d'expert (cote P d'un profil linguistique)

La cote P est pour des postes bilingues qui exigent des compétences techniques ou spécialisées en matière de langues officielles. Les candidats acquièrent généralement ces compétences au moyen d'une formation spécialisée ou de l'expérience.

• Les tests d'évaluation de langue seconde de la CFP ne peuvent pas être utilisés pour évaluer la compétence spécialisée ou d'expert.
• Avant l'évaluation, les gestionnaires d'embauche doivent fixer les niveaux de compétence linguistique du poste de spécialiste ou d'expert dans la langue requise pour le poste, conformément aux Normes de qualification relatives aux langues officielles du Secrétariat du Conseil du Trésor.
• Les gestionnaires d'embauche ont la responsabilité d'élaborer la méthode d'évaluation relative à la cote P et de mener l'évaluation.
• Ceux qui mènent l'évaluation doivent posséder les compétences linguistiques techniques ou spécialisées pour évaluer la cote P.
• Si un candidat est évalué pour un niveau de compétence linguistique de spécialiste ou d'expert dans le cadre d'un autre processus, le résultat de l'évaluation antérieure n'est pas transférable d'un poste à un autre.

Évaluer une langue autre que le français ou l'anglais

C'est le gestionnaire d'embauche qui détermine si la connaissance d'une langue autre que le français ou l'anglais est nécessaire pour exercer les fonctions du poste.

• La maîtrise de cette langue peut être une qualification essentielle (que le candidat doit rencontrer s'il veut être nommé au poste) ou une qualification constituant un atout.
• Avant l'évaluation, le gestionnaire d'embauche établit le niveau de compétence linguistique requis pour le poste. Il a la responsabilité d'élaborer une méthode d'évaluation, de réaliser l'évaluation et de déterminer si le niveau de compétence requis pour le poste est atteint.
• La personne qui réalise une évaluation linguistique autre que le français ou l'anglais doit posséder les compétences requises pour évaluer cette langue.
• Selon le paragraphe 37(2) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, l'examen ou l'entrevue visant à évaluer la connaissance et l'utilisation d'une troisième langue doit se tenir dans cette langue.

Évaluation des qualifications autres que celles liées aux compétences linguistiques

Toutes les qualifications, à l'exception de celles liées aux compétences linguistiques, doivent être évaluées dans la langue officielle choisie par le candidat (anglais ou français), indépendamment du lieu ou des exigences linguistiques du poste.

Les outils doivent être adaptés pour répondre aux exigences en matière de langues officielles. Par exemple, si un test informatique se déroule en français, le clavier et le correcteur orthographique doivent être disponibles en français. Les outils doivent être équivalents en anglais et en français, c'est-à-dire qu'ils doivent permettre de mesurer ou d'évaluer les mêmes exigences.

Exigences en matière de lois et de politiques

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

La vision énoncée dans le préambule de la LEFP inclut le principe d'une fonction publique qui se distingue par ses pratiques d'emploi équitables et transparentes, le respect de ses membres du personnel, sa volonté réelle de dialogue et ses mécanismes de recours destinés à résoudre les questions touchant les nominations. Ce principe est entre autres affirmé par le mécanisme de discussions informelles pour les processus de nomination internes.

L'article 47 de la LEFP énonce que, lorsqu'une personne est informée par la Commission, à toute étape du processus de nomination interne, que sa candidature n'a pas été retenue, la Commission peut, à la demande de cette personne, discuter de façon informelle de sa décision avec elle.

Dans les processus de nomination internes annoncés, les personnes peuvent demander une discussion informelle lorsqu'elles sont informées que leur candidature n'est pas retenue. Dans les processus de nomination internes non annoncés, toute personne dans la zone de sélection peut demander une discussion informelle.

Politique de nomination

Certains des résultats attendus de La Politique de nomination sont :

• des processus de nomination menés de manière juste, transparente et de bonne foi; et
• la correction, en temps opportun, des erreurs et des omissions.

La Politique précise également qu'avant de procéder à une nomination, les administrateurs généraux doivent informer les personnes dont la candidature n'a pas été retenue dans le cadre d'un processus de nomination interne de cette décision, après quoi elles peuvent demander la tenue d'une discussion informelle.

Éléments à prendre en considération

La discussion informelle est un échange d'information entre la personne dont la candidature n'a pas été retenue au cours d'un processus de nomination interne et la personne qui a pris la décision. La discussion informelle a pour but d'aider la personne dont la candidature n'a pas été retenue à comprendre les raisons de cette décision. Elle favorise la transparence et a pour objectif d'améliorer la communication durant le processus de nomination, avant qu'une décision finale ne soit prise au sujet d'une nomination, en réduisant le potentiel d'un besoin à un recours formel.

Une discussion informelle donne également aux gestionnaires l'occasion de :

• répondre aux préoccupations
• corriger les erreurs et les omissions
• mener à bien le processus de nomination de manière efficace.

La discussion informelle n'est pas requise dans le cas de processus de nomination externes annoncés et non annoncés. Cependant, dans un souci d'équité et de transparence, les gestionnaires sont encouragés, dans la mesure du possible, à discuter de leurs décisions avec les personnes dont la candidature n'a pas été retenue.

Échéancier

• Les personnes dont la candidature n'a pas été retenue doivent en être informées dès que possible afin qu'elles puissent demander une discussion informelle sans retarder le processus.
• Toute personne dont la candidature n'a pas été retenue à un stade quelconque d'un processus de nomination interne peut demander une discussion informelle, par exemple :
  • Après la présélection initiale :
    • lorsque la personne ne possède pas les qualifications essentielles ou les qualifications constituant un atout, telles que celles liées à l'éducation, aux attestations professionnelles ou à l'expérience;
    • lorsque la candidature est rejetée en raison d'exigences opérationnelles ou de besoins de l'organisation;
• Après avoir obtenu les résultats de l'évaluation, tels que les résultats de tests, d'examens ou de vérifications des références;
• Après la publication de la notification de candidature retenue : lorsque la candidature satisfait à tous les critères de mérite, mais qu'elle n'est pas retenue pour la nomination à ce moment-là.

Processus

La discussion informelle a lieu à la demande de la personne dont la candidature n'a pas été retenue. Elle se déroule dans un cadre souple, sans format préétabli. Elle peut avoir lieu en personne ou par téléphone, courriel ou vidéoconférence, selon la méthode la plus efficace.

• La discussion doit permettre de susciter un dialogue ouvert et transparent sur la décision de nomination, tout en respectant les exigences en matière de confidentialité. Il faut tout particulièrement s'assurer de respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels, c'est-à-dire que les renseignements personnels concernant d'autres personnes et les documents d'évaluation protégés ne doivent pas être divulgués, à moins d'avoir une autorisation claire.
• La conversation ne doit pas porter sur les résultats des autres candidats. Seuls les renseignements relatifs à la personne qui a demandé la discussion informelle doivent être abordés, notamment :
  • les documents présentés par la personne;
  • les parties pertinentes des guides de notation, les notes d'évaluation ou les explications concernant l'application des critères de mérite dans le cadre de l'évaluation de la personne;
  • les résultats de l'évaluation de la personne et l'interprétation des critères de mérite.
• La personne dont la candidature n'a pas été retenue et le gestionnaire peuvent être accompagnés d'une autre personne pour les aider au cours de la discussion.
• Les gestionnaires ne devraient pas prendre de décision sur-le-champ et peuvent consulter le comité d'évaluation, les ressources humaines ou des spécialistes en la matière avant de décider des prochaines étapes.
• L'objectif général d'une discussion informelle est de soutenir un processus équitable, transparent et cohérent pour toutes les personnes qui y participent.

Traitement de renseignements nouveaux ou différents

Les discussions informelles permettent parfois de prendre connaissance de nouveaux renseignements ou d'obtenir des éclaircissements au sujet du candidat. Il n'existe pas de règles fixes concernant le traitement de ces renseignements. Chaque situation doit être évaluée individuellement, en fonction des politiques et des pratiques de l'organisation, ainsi que des circonstances.

Par exemple, un candidat peut fournir des renseignements qui ne figuraient pas dans son dossier de candidature initial ou clarifier des renseignements qu'il avait déjà fournis. La discussion peut également faire ressortir des lacunes dans le processus d'évaluation, telles que :

• une notation incorrecte ou incohérente;
• des critères de mérite flous, appliqués incorrectement ou non évalués;
• d'autres erreurs d'évaluation.

Les gestionnaires disposent de la latitude nécessaire pour régler ces situations, ce qui permet d'obtenir des résultats équitables et exacts. Cependant, chaque situation doit toujours être examinée attentivement en fonction des aspects suivants :

• les raisons pour lesquelles les renseignements n'ont pas été fournis dès le départ;
• l'existence de circonstances atténuantes expliquant l'omission;
• la possibilité que d'autres candidats se trouvent dans une situation similaire;
• la gravité de l'erreur qui pourrait justifier l'annulation ou la modification de la décision, le cas échéant;
• le niveau de confiance en la décision initiale et l'éventualité que les nouveaux renseignements fournis modifient la décision.

La détection et la correction rapides des erreurs permettent d'assurer le déroulement efficace du processus de nomination et de procéder au réexamen d'une décision, au besoin. Cependant, le fait d'apporter des corrections dans le cas d'un candidat peut entraîner des répercussions sur d'autres personnes. C'est pourquoi la situation doit être évaluée avec soin. Par exemple, une lacune relevée dans un outil d'évaluation pourrait entraîner la réévaluation des autres candidats afin que soit préservée l'équité du processus de nomination.

Exigences en matière de lois et de politiques

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

La LEFP ne précise pas comment la sélection doit être effectuée, mais l'article 30 exige qu'au minimum, un candidat nommé réponde aux qualifications essentielles et à tout autre critère de mérite applicable au poste à pourvoir.

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Conformément aux modalités et conditions énoncées dans l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, les administrateurs généraux doivent établir les exigences pour les personnes subdéléguées de formuler, par écrit, la décision de sélection. Les gestionnaires d'embauche doivent ainsi s'assurer que leur décision de sélection est conforme aux exigences établies par leur organisation, et qu'elle est formulée par écrit.

Éléments à prendre en considération

Options de sélection

Une fois le processus d'évaluation terminé, l'ordre de préséance défini dans le chapitre sur les préférences et droits de priorités doit toujours être respecté lors de la sélection des personnes qualifiées en vue d'une nomination. De plus, l'administrateur général peut avoir établi des critères de sélection. Sous réserve de ces critères, un responsable dispose de plusieurs options pour choisir, parmi les candidats qualifiés, la personne la plus apte à occuper le poste. Par exemple, il pourrait :

• choisir la personne ayant démontré le plus grand niveau de maîtrise relativement à un critère de mérite particulier;
• s'appuyer sur la pertinence ou l'étendue de l'expérience de la personne en lien avec le poste à pourvoir;
• appliquer une qualification constituant un atout;
• tenir compte d'un besoin organisationnel, par exemple lié aux objectifs d'équité en matière d'emploi.

Une décision de sélection ne peut être prise en fonction de la langue officielle du candidat. Par exemple, pour augmenter le nombre d'employés au sein d'une équipe dont la première langue officielle est le français ou l'anglais, le gestionnaire d'embauche ne peut pas choisir un candidat en fonction de sa première langue officielle. La décision ne serait pas prise de manière objective selon les fonctions du poste, conformément à la Loi sur les langues officielles, mais plutôt selon la première langue officielle de la personne.

Dans certaines situations, il pourrait être acceptable de fonder la décision de sélection sur d'autres facteurs que les critères de mérite établis pour sélectionner une personne parmi des candidats qualifiés. Une décision de sélection peut tenir compte d'autres facteurs comme la gestion des talents, le maintien en poste des employés et la composition de l'équipe.

Différentes stratégies de sélection peuvent être appliquées à différents postes au sein d'un même processus de nomination annoncé. Par exemple, une nomination pourrait répondre à un besoin organisationnel pour ce qui est de la réalisation des objectifs d'équité en matière d'emploi, ce qui constituerait le fondement de la décision en vue de choisir une personne pour doter ce poste. Pour une autre nomination dans le cadre du même processus de sélection, le gestionnaire pourrait décider qu'une qualification constituant un atout, par exemple avoir de l'expérience en négociation de contrats, servira à choisir une personne.

La formulation de la décision de sélection

En plus de devoir respecter les exigences établies par l'organisation et être formulée par écrit, la décision de sélection doit également :

• démontrer clairement les raisons pour lesquelles un candidat a été sélectionné, et par le fait même, permettre de comprendre pourquoi les autres candidats qualifiés, le cas échéant, n'ont pas été sélectionnés;
• constituer une décision distincte de celles portant sur l'évaluation du mérite et le choix de processus de nomination;
• être raisonnable, prise de bonne foi, et conforme aux lois et instruments applicables, notamment la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Également, la consignation des raisons ayant mené à la décision de sélection contribue à assurer la transparence du processus de nomination et renforce la responsabilité des gestionnaires subdélégués à l'égard de la décision prise. Cette consignation peut également s'avérer utile dans divers contextes, notamment lors de discussions informelles, en cas de plaintes déposées auprès de la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF), ou encore dans le cadre d'activités de surveillance menées par les ministères et organismes et par la CFP, y compris des enquêtes portant sur des allégations d'erreur, omission ou conduite irrégulière découlant de préjugés et obstacles qui désavantagent les personnes qui proviennent d'un groupe en quête d'équité.

Exigences en matière de lois et de politiques

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

L'article 48 de la LEFP prévoit que, dans le cadre d'un processus de nomination interne, le nom de la personne retenue pour chaque nomination doit être communiqué à :

• dans le cas d'un processus de nomination interne annoncé, toutes les personnes qui sont dans la zone de sélection et qui ont participé au processus; et
• dans le cas d'un processus de nomination interne non annoncé, toutes les personnes qui sont dans la zone de sélection.

L'article 48 prévoit également :

• que l'évaluation des candidats doit être terminée avant que toute notification de candidature retenue pour chaque nomination soit émise;
• qu'aucune nomination ne peut être effectuée ou proposée pendant la période d'attente; et
• qu'à l'expiration de la période d'attente, toutes les personnes à notifier doivent être informées du nom de toute personne nommée ou proposée pour une nomination, qu'elles aient ou non été précédemment été retenues.

La période d'attente commence à la date à laquelle les personnes à notifier sont informées des noms des personnes dont la nomination est envisagée. Pendant cette période, aucune nomination ne peut être effectuée ou proposée.

Politique de nomination

La Politique de nomination établit que :

• la durée de la période d'attente doit être d'au moins cinq jours civils;
• les notifications de candidature retenue doivent inclure la date de fin de la période d'attente;
• les notifications de nomination ou de proposition de nomination doivent inclure des renseignements sur le droit de présenter une plainte devant la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral, les motifs pour lesquels une plainte peut être présentée, ainsi que les modalités et les délais à respecter pour présenter une plainte.

Règlement sur l'emploi dans la fonction publique

L'article 13 du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique exige que, lorsque certaines nominations intérimaires sont faites ou proposées dans le cadre d'un processus de nomination interne, les personnes qui sont dans la zone de recours soient avisées par écrit du nom de la personne qu'elle propose ainsi de nommer ou qu'elle a ainsi nommée. Cela s'applique à :

• la nomination intérimaire de quatre mois ou plus;
• la nomination intérimaire portant la durée cumulative de la nomination intérimaire d'une personne à quatre mois ou plus.

Éléments à prendre en considération

La notification est un processus en deux étapes qui s'applique à chaque processus de nomination interne, annoncé ou non annoncé. Elle ne s'applique pas aux processus de nomination externes.

La première notification, identifiant la ou les candidature(s) retenue(s) pour une nomination (NCR), vise à laisser aux gens l'occasion de soulever leurs préoccupations lors de la discussion informelle. Le gestionnaire a ainsi une dernière chance de voir si des erreurs ont été commises et si oui, de les corriger, puisque la décision n'est pas finale à cette étape. La première notification, par conséquent, fournit l'occasion de discuter et de résoudre des problèmes avant d'entreprendre un recours.

Une offre ne peut être faite avant la fin de la période d'attente prévue dans la NCR. Cela vaut également pour les offres conditionnelles. La candidature des bénéficiaires de priorité doit être considérée si ceux-ci se manifestent à tout moment avant la publication de la notification nomination ou de proposition de nomination (NNPN).

La seconde notification, identifiant la personne nommée ou proposant la nomination d'une personne (NNPN), est une décision finale et décrit les modalités et le délai fixé pour présenter une plainte.

Ce processus à deux étapes ne s'applique pas aux nominations intérimaires. Plutôt, l'article 13 du REFP énonce un processus à une étape qui requiert la notification par écrit pour une nomination intérimaire de quatre mois ou plus, et une nomination intérimaire portant la durée cumulative de la nomination intérimaire d'une personne à quatre mois ou plus. Cet avis de nomination intérimaire (ANI) avise les personnes qui sont dans la zone de recours du nom de la personne proposé pour une nomination intérimaire, ou qui a été nommée. Il comprend également la durée de la nomination intérimaire et décrit les modalités et du délai fixé pour présenter une plainte.

La proposition de nomination ou la nomination d'une personne constitue une décision définitive, et la notification de cette décision déclenche la procédure de recours officielle.

Période d'attente

La période d'attente commence le jour de la première notification. Ce jour est considéré comme le « premier jour » de la période d'attente minimale d'au moins cinq jours civils. Par exemple, si une notification de candidature retenue est envoyée le 16 janvier, la période d'attente commencera également ce jour-là. La période d'attente minimale se termine donc le 20 janvier.

Bien que la période d'attente doive être d'au moins cinq (5) jours civils, une période plus longue pourrait être utilisée en fonction de facteurs tels que :

• la taille de l'organisation,
• la répartition géographique des membres du personnel,
• les types d'horaires de travail et
• l'accès aux ordinateurs et au courrier électronique par les membres du personnel.

La période d'attente devrait fournir aux personnes visées par une notification la possibilité de manifester leur intérêt de discuter de la ou des nominations envisagées avec le gestionnaire responsable.

Exigences en matière de lois et de politiques

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Le paragraphe 15(1) de la LEFP énonce que la Commission peut autoriser l'administrateur général à exercer à l'égard de l'administration dont il est responsable plusieurs attributions que lui confère la LEFP (référez-vous à l'Annexe A de l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination).

Le paragraphe 15(3) de la LEFP établit que les administrateurs généraux peuvent mener une enquête sur toute erreur, omission ou conduite irrégulière dans un processus de nomination interne et ont le pouvoir de révoquer et de prendre des mesures correctives. Cela permet aux organisations de gérer elles-mêmes leurs processus de nomination, et si nécessaire, de corriger les erreurs éventuelles.

Le paragraphe 15(6) de la LEFP traite des cas où la nomination d'une personne a été révoquée par un administrateur général à la suite d'une enquête. Ce paragraphe permet à la CFP de nommer cette personne même si elle ne rencontre pas toutes les exigences relatives au mérite, pour autant que la CFP soit convaincue qu'elle possède les qualifications essentielles.

Le paragraphe 29(1) de la LEFP énonce que la Commission a compétence exclusive pour nommer à la fonction publique des personnes, y appartenant ou non, dont la nomination n'est régie par aucune autre loi fédérale.

Le paragraphe 39(1) de la LEFP, dans le cadre d'un processus de nomination externe annoncé, accorde une préférence de nomination aux anciens combattants admissibles en premier, puis aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à condition qu'ils possèdent les qualifications essentielles.

L'article 54 de la LEFP exige que toute personne recrutée, par nomination ou mutation, hors de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la Commission prête et souscrit un serment ou une affirmation solennelle.

L'article 55 de la LEFP énonce que toute nomination ou mutation d'une personne dont il est question à l'article 54 prend effet à la date dont sont convenus par écrit l'administrateur général et la personne ou, si elle est postérieure, à la date où la personne prête et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle.

Le paragraphe 56(1) de la LEFP énonce que toute nomination d'une personne appartenant à la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la Commission prend effet à la date dont sont convenus par écrit l'administrateur général et la personne, indépendamment de la date de l'entente.

L'article 73 de la LEFP stipule qu'une personne dont la nomination est révoquée à la suite d'une enquête de la CFP peut être nommée à un autre poste si la Commission estime qu'elle possède les qualifications essentielles requises pour cette nouvelle nomination.

Politique de nomination

La Politique de nomination établit que, lors de la nomination:

• les personnes à nommer :
  • possèdent chacune des qualifications essentielles, y compris la compétence dans les langues officielles;
  • possèdent toute qualification constituant un atout utilisée pour prendre la décision de nomination;
  • satisfont à toute exigence opérationnelle et/ou tout besoin organisationnel utilisé pour prendre la décision de nomination.
• les personnes à nommer remplissent le Formulaire d'affirmation de l'identité autochtone lorsque l'auto-déclaration à titre d'Autochtone est utilisée dans le cadre d'un processus de nomination où l'une des conditions suivantes s'applique :
  • la zone de sélection est restreinte aux Autochtones;
  • le besoin organisationnel est utilisé pour accroître la représentation des Autochtones;
  • un répertoire de candidats Autochtones ou un programme d'emploi étudiant approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est utilisé pour accroître la représentation des Autochtones.
• les offres de nomination :
  • sont faites par écrit, par une personne subdéléguée;
  • énoncent toutes les conditions relatives à la nomination.
• les renseignements relatifs à la nomination sont documentés conformément à l'Annexe B.

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Les modalités et conditions de l'IRDN établissent que les administrateurs généraux doivent voir à ce que leur personnel transmette à la CFP :

• les cas où il y a des raisons de croire que la nomination ou la proposition de nomination ne s'est pas faite indépendamment de toute influence politique ou les cas où il aurait pu y avoir fraude dans le processus de nomination; et
• les cas où il y a des raisons de croire qu'une conduite irrégulière a influé sur le choix de la personne nommée ou dont la nomination est proposée dans un processus de nomination externe.

L'Annexe A de l'IRDN établit que le pouvoir de révoquer une nomination à la suite d'une enquête menée par l'administrateur général ne peut pas être subdélégué et peut être exercé uniquement par l'administrateur général.

Il précise également que le pouvoir d'enquêter et de prendre des mesures correctives peut être subdélégué au sein d'une organisation.

Éléments à prendre en considération

Lorsque l'administrateur général prend une décision de nomination, il pourrait prendre en considération les facteurs suivants:

• Avant d'effectuer une nomination interne à la suite d'un processus non annoncé, les gestionnaires devraient s'assurer que la personne retenue fait partie de la zone de sélection.
• Les nominations à la suite d'un processus externe de nomination ne devraient normalement pas avoir lieu tant que l'évaluation du mérite de toutes les personnes participant à ce processus n'est pas menée à terme. Cela pourrait ne pas s'appliquer dans le cas des processus annoncés dans le cadre desquels l'organisation concernée sait qu'elle pourra nommer toutes les personnes qui font partie de la zone de sélection et qui satisfont aux critères de mérite ainsi que les processus dans le cadre desquels les demandes d'emploi sont acceptées sur une base continuelle.
• Les nominations ou les mutations de personnes qui ne sont pas déjà employées en vertu de la LEFP ne peuvent entrer en vigueur avant l'administration du serment ou de l'affirmation solennelle. Ainsi, les administrateurs généraux pourraient envisager la tenue d'un processus organisationnel visant à ce que cette démarche se fasse dans les meilleurs délais.
• Les offres de nomination doivent définir clairement les conditions pertinentes afin de fournir à la personne visée toute l'information dont elle a besoin pour prendre une décision éclairée quant à l'acceptation ou au rejet de l'offre.
• Si d'autres critères de mérite, tels que les qualifications constituant un atout, ont été établis et sont utilisés pour procéder à la nomination, ils doivent être satisfaits avant que la nomination ne soit effectuée. Toutefois, les bénéficiaires de priorité ne sont tenus de satisfaire qu'aux qualifications essentielles.

Exigences en matière de renseignements

L'Annexe B de la Politique de nomination énonce l'exigence pour les administrateurs généraux de s'assurer que certains renseignements sont accessibles, soit par voie électronique ou par d'autres moyens, pendant une période minimale de cinq ans suivant la dernière mesure administrative (s'il y a lieu) pour chaque nomination.

Avant de faire une offre de nomination, il est important de s'assurer que le dossier de dotation est complet et en règle.

Offre de nomination

Une offre de nomination précise les conditions de nomination et, lorsqu'elle est signée par une personne disposant d'un pouvoir subdélégué, devient un document juridiquement contraignant. L'offre d'emploi comprend des informations clés concernant :

• le poste (par exemple, le titre et le numéro du poste, le groupe et le niveau, les exigences linguistiques, le lieu de travail, la durée de l'emploi)
• la rémunération et les avantages sociaux (par exemple, les cotisations syndicales, le salaire et les indemnités)
• la dotation (par exemple, la prime de bilinguisme, l'équité en matière d'emploi, les exigences opérationnelles)
• les valeurs et l'éthique
• les conditions d'emploi

Serment ou affirmation solennelle

Le serment ou l'affirmation solennelle est une condition de nomination qui s'applique dans le cas des nominations de personnes hors de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la CFP. Dans un tel cas, la date d'entrée en vigueur est la date dont ont convenu par écrit l'administrateur général et la personne nommée ou, si elle est postérieure, la date où la personne prête et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle.

Par exemple, si une personne commence à travailler un lundi mais qu'elle ne prête et souscrit pas le serment ou l'affirmation solennelle que le mercredi, la date d'entrée en vigueur de la nomination est le mercredi. Une personne doit être rémunérée pour le travail qu'elle a accompli même si elle n'a pas prêté serment et que sa nomination n'a pas pris effet. Cette situation rappelle l'importance pour les organisations de disposer d'un processus efficace afin de s'assurer que serment ou l'affirmation solennelle sont administrés dans les meilleurs délais.

Le serment ou l'affirmation solennelle doit être déclaré en personne ou par vidéoconférence en présence d'une personne ayant l'autorisation ou le pouvoir délégué pour faire prêter serment ou recevoir l'affirmation solennelle. La personne peut signer le serment ou l'affirmation solennelle par voie électronique, à condition que le serment lui-même soit prêté en personne ou par vidéoconférence. Ces exigences permettent à la personne qui fait prêter le serment ou qui reçoit l'affirmation solennelle de confirmer l'identité de la personne qui prête et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle. Ces exigences témoignent également du sérieux de la déclaration de serment ou de l'affirmation solennelle.

Formulaire d'affirmation de l'identité autochtone

Conformément à la Politique de nomination de la CFP du Canada, tous les ministères et organismes assujettis à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique doivent utiliser le Formulaire d'affirmation de l'identité autochtone lorsqu'ils procèdent à la nomination d'un candidat s'étant autodéclaré comme Autochtone dans les cas où une des conditions suivantes s'applique :

• la zone de sélection est restreinte aux Autochtones;
• le besoin organisationnel est utilisé pour accroître la représentation des Autochtones;
• un répertoire de candidats Autochtones ou un programme d'emploi pour les étudiants approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est utilisé à cette même fin.

Si l'une de ces circonstances s'applique, le Formulaire d'affirmation de l'identité autochtone fait partie des conditions pour la nomination. Il affirme l'identité autochtone de la personne nommée et doit être signé avant ou au moment de la signature de la lettre d'offre. La nomination ne peut prendre effet avant que la personne dont la nomination est proposée ait rempli et signé ce formulaire.

À l'origine, ce formulaire a été créé en réponse aux préoccupations exprimées par des groupes autochtones et en consultation avec ces derniers. Le formulaire a d'abord été présenté comme projet pilote le 1er janvier 2010 et a fait l'objet de révisions en 2011, 2014 et 2020–2021. Les évaluations relatives à cette exigence de la politique ont donné lieu à des consultations avec divers groupes autochtones œuvrant au sein et à l'extérieur de la fonction publique, avec la communauté des ressources humaines, et avec les agents négociateurs.

Lors de ces consultations, les participants se sont montrés favorables à l'utilisation continue du formulaire d'affirmation, lequel sert à reconnaître le caractère unique de l'identité autochtone et à dissuader les personnes qui ne sont pas autochtones de remplir une fausse déclaration pour profiter des possibilités d'emploi à l'intention des candidats Autochtones.

Offres d'emploi conditionnelles

Une offre d'emploi conditionnelle est une offre visant la nomination d'une personne à un poste, sous réserve de satisfaire à certaines exigences dans un délai précis. Ces offres peuvent être faites sur-le-champ dans le cadre de salons de carrière ou d'autres initiatives d'embauche.

Les offres d'emploi conditionnelles sont similaires à d'autres offres de nomination :

• elles sont assujetties aux mêmes exigences relatives à la loi et aux politiques – la LEFP, le REFP et le Cadre de nomination de la CFP;
• elles sont fondées sur le mérite et exemptes d'influence politique;
• les candidats doivent répondre aux qualifications du poste avant d'être nommés et d'entrer en fonction.

Dans le cadre d'un processus de nomination interne, il est préférable de formuler les offres conditionnelles après la publication de la NNPN pour s'assurer que :

• les candidats ont été évalués sur tous les critères de mérite qui s'appliquent à la nomination;
• la notification de candidature retenue (NCR) a été affichée;
• la période d'attente précisée dans la NCR est écoulée;
• la notification des personnes nommées ou proposées pour une nomination (NNPN) a été publiée.

Les gestionnaires d'embauche peuvent décider comment et quand recourir aux offres d'emploi conditionnelles, conformément aux orientations établies par leur administrateur général. Pour plus d'informations, veuillez consulter le produit d'orientation Offres d'emploi conditionnelles.

Enquêtes

La LEFP prévoit que les administrateurs généraux peuvent enquêter sur une erreur, une omission ou une conduite irrégulière survenue dans le cadre d'un processus de nomination interne. La LEFP leur confère également le pouvoir de révoquer une nomination et de prendre des mesures correctives. Ainsi, les organisations peuvent gérer leurs propres processus de nomination et, le cas échéant, corriger les erreurs commises. La CFP dispose d'un pouvoir général qui lui permet d'enquêter sur :

• les processus externes;
• tout processus interne pour lequel l'administrateur général n'a pas de pouvoir délégué;
• tout processus de nomination entaché d'un soupçon de fraude ou d'influence politique.

Conformément à l'IDRN, les administrateurs généraux doivent s'assurer que les enquêtes et le processus de prise de mesures correctives ou de révocation d'une nomination respectent les principes d'équité procédurale, notamment :

• le droit de se faire entendre;
• le droit à une enquête impartiale;
• le droit de se faire représenter;
• le droit de recevoir une décision motivée.

Une mesure corrective vise à corriger une irrégularité dans le processus de nomination et à rétablir le système tel qu'il aurait été si l'irrégularité n'avait pas eu lieu. L'administrateur général a le pouvoir discrétionnaire de corriger chaque irrégularité au cas par cas. Par exemple, une nomination peut être révoquée en raison d'une irrégularité commise par l'équipe d'embauche, même si la personne nommée n'a rien à se reprocher. Dans ce cas, l'administrateur général peut envisager de nommer à nouveau la personne au même poste si elle est qualifiée. Cependant, il ne convient pas toujours de nommer à nouveau une personne. Par exemple, si l'administrateur général révoque une nomination pour corriger un cas de favoritisme personnel, il se peut que la nouvelle nomination ne tienne pas compte du motif de la révocation. Il n'y a pas d'approche universelle.

Dans le cadre de son mandat de surveillance de l'intégrité du système de dotation, la CFP enquête sur les préoccupations soulevées concernant certains processus de nomination. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la publication intitulée Enquêtes sur les processus de nomination.

Plaintes en matière de dotation

La Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF) est un tribunal administratif indépendant chargé de régler les plaintes relatives aux nominations internes dans la fonction publique fédérale.

Les administrateurs généraux sont informés lorsque des plaintes déposées auprès de la CRTESPF. L'équipe des ressources humaines informera les gestionnaires délégués qui ont procédé à la nomination en question de la plainte. Le spécialiste des ressources humaines travaillera en étroite collaboration avec les gestionnaires subdélégués pour s'assurer qu'ils disposent de tous les renseignements pertinents et que les délais de procédure sont respectés.

Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant cette étape, veuillez consulter les ressources suivantes :

• Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral
• Guide de procédures pour les plaintes relatives à la dotation