Vous pouvez fournir une allocation ou un remboursement  à votre employé pour compenser les frais de déplacement (autres que les frais d'automobile ou de véhicule à moteur) qu'il engage dans le cadre de ses fonctions, de sa charge ou de son emploi.

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• Étapes
• Références

Étapes

1. Déterminer si l'employé est tenu de se déplacer dans le cadre de ses fonctions d'emploi

   Vous devez déterminer si l'employé était tenu de se déplacer dans le cadre de ses fonctions d'emploi.

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   •  Si vous n'avez pas exigé de votre employé qu'il se déplace dans le cadre de ses fonctions d'emploi, l'allocation ou le remboursement fourni à votre employé est imposable.

      Passez à : Étape 5 - Calculer la valeur à inclure dans le feuillet T4.

   •  Si vous avez exigé de votre employé qu'il se déplace dans le cadre de ses fonctions d'emploi, l'allocation ou le remboursement fourni à votre employé pourrait ne pas être imposable.

      Passez à : Étape 2 - Déterminer si des exceptions s'appliquent à l'allocation ou au remboursement de frais de déplacement que vous fournissez.

2. Déterminer si des exceptions s'appliquent à l'allocation ou au remboursement de frais de déplacement que vous fournissez

   L'allocation ou le remboursement que vous fournissez à votre employé pour ses frais de déplacement pourrait ne pas être imposable si l'une des exceptions suivantes s'applique :

   • Votre employé travaille dans une région éloignée
   • Votre employé travaille sur un chantier particulier, y compris un chantier situé dans une zone visée par règlement

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   •  Si l'une des exceptions ci-dessus s'applique, ne passez pas à l'étape suivante.

     Pour en savoir plus sur les exceptions mentionnées ci-dessus, cliquez sur les liens en fonction de votre situation.

   •  Si l'une des exceptions ci-dessus ne s'applique pas, l'allocation ou le remboursement de déplacement que reçoit votre employé peut être imposable.

      Passez à : Étape 3 - Déterminer si l'allocation de déplacement ou le remboursement est raisonnable.

3. Déterminer si l'allocation de déplacement ou le remboursement est raisonnable

   En règle générale, l'ARC considère qu'une allocation ou un remboursement est raisonnable si toutes les conditions sont remplies :

   • Allocation

     Si vous fournissez une allocation à votre employé pour ses frais de déplacement, vous devez tenir compte de tous les faits relatifs à la situation de votre employé pour déterminer si le montant de l'allocation est raisonnable ou, dans certains cas, s'il ne dépasse pas un montant raisonnable.

     Pour déterminer si le montant de l'allocation est raisonnable, vous devez comparer les frais de déplacement raisonnables que vous attendez de votre employé avec l'allocation que vous lui versez pour le déplacement.

     Le montant de l'allocation couvre les dépenses que vous pouvez raisonnablement attendre de votre employé et vous pouvez justifier votre position.

   • Remboursement ou avance comptable

     Si vous fournissez un remboursement à votre employé pour ses frais de déplacement, vous devez déterminer si le montant du remboursement est raisonnable. Le montant du remboursement ou de l'avance comptable est considéré comme raisonnable si toutes les conditions suivantes sont remplies :

     • Ce montant couvre les dépenses réelles liées à l'emploi que votre employé a engagées dans le cadre de l'activité de votre entreprise.
     • Votre employé a tenu des registres et vous en avez reçu une copie pour justifier ces montants.

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   •  Si le montant de l'allocation de déplacement ou du remboursement que vous fournissez n'est pas raisonnable, l'allocation ou le remboursement est imposable.

      Passez à : Étape 5 - Calculer la valeur à inclure dans le feuillet T4.

   •  Si le montant de l'allocation de déplacement ou du remboursement que vous fournissez est raisonnable, l'allocation ou le remboursement pourrait ne pas être imposable.

      Passez à : Étape 4 - Déterminer si l'allocation de déplacement ou le remboursement est imposable.

4. Déterminer si l'allocation de déplacement ou le remboursement est imposable

   En règle générale, si vous fournissez un allocation ou un remboursement pour frais de déplacement à un employé qui n'est pas tenu de se déplacer dans le cadre des tâches relatives à son emploi ou pour ses déplacements personnels, l'allocation ou le remboursement est imposable. Selon votre situation, l'allocation ou le remboursement pourrait ne pas être imposable selon la Loi de l'impôt sur le revenu ou de la politique administrative de l'ARC.

   Situations

   Situation : Votre employé travaille à temps partiel

   Situation non imposable

   Selon la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR), si vous fournissez une allocation ne dépassant pas un montant raisonnable(étape 3) ou un remboursement à votre employé à temps partiel pour ses frais de déplacement, l'allocation ou le remboursement n'est pas imposable si toutes les conditions suivantes sont remplies :

   • Votre employé engage des frais de déplacement pour se rendre à son emploi à temps partiel et en revenir.
   • Les frais de déplacement sont des frais autres que ceux engagés dans l'exercice des tâches relatives à l'emploi à temps partiel de l'employé.
   • Vous et votre employé n'avez aucun lien de dépendance. 
   • Pendant toute la période au cours de laquelle les frais de déplacement sont engagés, votre employé se trouve dans l'une des situations suivantes :
     • L'employé est un enseignant ou un professeur qui travaille à temps partiel et toutes les conditions suivantes s'appliquent :
       • Il travaille dans un établissement d'enseignement agréé au Canada.
       • Il vous fournit des services en tant qu'enseignant ou professeur.
       • Le lieu de travail est situé à 80 kilomètres ou plus de son domicile.
     • L'employé travaille à temps partiel et toutes les conditions suivantes s'appliquent :
       • L'employé a un autre emploi ou exerce une activité professionnelle en dehors de son emploi pour vous.
       • Le lieu de son emploi est situé à 80 kilomètres ou plus de son domicile et du lieu de son autre emploi ou entreprise.
   • Le montant de l'allocation ou du remboursement est raisonnable (étape 3).

   Un examen approfondi des faits relatifs à chaque situation spécifique doit être effectué afin de déterminer si l'allocation ou le remboursement est imposable. Il s'agit notamment de déterminer si l'allocation de déplacement que vous avez fournie ne dépasse pas un montant raisonnable.

   Apprenez-en plus : Folio de l’impôt sur le revenu S1-F5-C1, Personnes liées et personnes sans lien de dépendance entre elles.

   Situation imposable

   Si l'allocation ou le remboursement que vous fournissez à votre employé pour ses frais de déplacement ne remplit pas toutes les conditions mentionnées ci-dessus, l'allocation ou le remboursement est imposable.

   Situation : Votre employé est un agent qui vend des biens ou négocie des contrats, ou est membre du clergé

   Situation non imposable

   Selon la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR) si, pour couvrir ses frais de déplacement, vous fournissez une allocation raisonnable ou un remboursement à votre employé qui est un agent chargé de vendre des biens ou de négocier des contrats, ou qui est un membre du clergé, l'allocation ou le remboursement n'est pas imposable si toutes les conditions suivantes sont remplies :

   • Les dépenses sont liées à l'exercice des tâches relatives à son emploi (étape 2).
   • Le montant de l'allocation ou du remboursement est raisonnable (étape 3).

   Situation imposable

   Si l'allocation ou le remboursement que vous fournissez à votre employé pour ses frais de déplacement ne remplit pas toutes les conditions mentionnées ci-dessus, l'allocation ou le remboursement est généralement imposable.

   Situation : Vous fournissez une allocation à votre employé qui est membre des Forces canadiennes

   Situation où l'allocation est non imposable

   Selon la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR), si vous avez fourni une allocation à votre employé qui est membre des Forces canadiennes pour ses frais de déplacement, cette allocation pourrait ne pas être imposable.

   Apprenez-en plus auprès du ministère de la Défense nationale : Chapitre 209 – Frais de transport et de voyage.

   Situation : Vous fournissez une allocation à votre employé qui se trouve en dehors de la municipalité et de la région métropolitaine

   Situation où l'allocation est non imposable

   Selon la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR), si vous fournissez une allocation de déplacement raisonnable (autre qu'une allocation liée à l'utilisation d'un véhicule à moteur) à votre employé pour ses déplacements hors de la municipalité et de la région métropolitaine (s'il y en a une), l'allocation n'est pas imposable si toutes les conditions suivantes sont remplies :

   • L'allocation de déplacement est fournie pour les déplacements hors de la municipalité et de la région métropolitaine (s'il y en a une) où se trouve votre établissement et où votre employé se présente habituellement.
   • Les dépenses sont liées à l'exercice des tâches relatives à son emploi (étape 2).
   • Le montant de l'allocation est raisonnable (étape 3).

   Situation où l'allocation est imposable

   Si l'allocation que vous fournissez à votre employé pour ses frais de déplacement ne remplit pas toutes les conditions mentionnées ci-dessus, l'allocation est généralement imposable.

   Situation : Vous fournissez une allocation à votre employé qui se trouve à l'intérieur de la municipalité et de la région métropolitaine

   Situation où l'allocation est non imposable

   Selon la politique administrative de l'ARC, si vous fournissez une allocation de déplacement raisonnable (autre qu'une allocation liée à l'utilisation d'un véhicule à moteur) à votre employé pour ses déplacements à l'intérieur de la municipalité et de la région métropolitaine (s'il y en a une), l'allocation n'est pas imposable si toutes les circonstances suivantes s'appliquent :

   • La municipalité ou la région métropolitaine (s'il y en a une) est l'endroit où votre établissement est situé et où votre employé se présente habituellement.
   • L'allocation de déplacement est fournie à votre employé pour lui permettre d'exercer ses fonctions de manière plus efficace au cours d'une période de travail.
   • Votre employé se déplace hors du bureau.
   • Le montant de l'allocation est raisonnable (étape 3) ; pour les frais de repas, il s'agit généralement d'un montant maximum de 23 $ taxes comprises (des montants plus élevés pourraient être raisonnables si le coût des repas est plus élevé à un endroit donné).
   • Vous pouvez justifier votre position au sujet du caractère raisonnable du montant (étape 3).
   • Vous êtes le principal bénéficiaire de l'allocation.
   • L'allocation de déplacement n'est pas une forme de rémunération supplémentaire et n'est pas une forme d'évasion fiscale.

   Cela signifie que vous ne devez pas inclure ce type d'allocation de déplacement dans le revenu de votre employé si sa principale raison d'être est de permettre à votre employé de s'acquitter plus efficacement de ses tâches au cours d'une période de travail.

   Exemples

   Examples

   Exemples	Résultats
   Antoine installe et répare des lignes électriques pour une compagnie hydroélectrique. Il travaille dans une zone de la municipalité située à plus d'une heure de son bureau, où il prendrait normalement son repas de midi. Plutôt qu'Antoine se rende au bureau pour manger son repas de midi et retourne ensuite à son lieu de travail, l'employeur lui verse une allocation de repas raisonnable pour lui permettre de manger dans un restaurant situé plus près de l'endroit où il exerce ses fonctions. L'employeur est le principal bénéficiaire de cet arrangement et l'allocation ne devrait pas être incluse dans le salaire d'Antoine.	L'allocation n'est pas imposable.
   Jeannine travaille pour la société DEF et doit, dans le cadre de ses fonctions, utiliser occasionnellement son véhicule pour se rendre dans la municipalité afin de s'approvisionner. Cela occupe normalement la majeure partie de sa journée. DEF verse à Jeannine une indemnité journalière de 50 $ pour couvrir les frais de véhicule et tous les frais de nourriture et de boisson qu'elle peut engager dans l'exercice de ses fonctions en dehors de son lieu de travail habituel. Étant donné que cette politique ne prévoit pas d'allocations pour les véhicules à moteur, nous considérons que l'allocation de 50 $ couvrant ses repas et ses frais de véhicule à moteur est déraisonnable.	La totalité de l'allocation est imposable pour Jeannine, sauf si la société DEF peut prouver que la portion liée aux repas est raisonnable compte tenu des circonstances.
   Un employeur verse à ses employés une allocation de déplacement qui couvre les frais de nourriture lorsque les employés se déplacent en dehors de leur lieu de travail habituel pour exercer leurs fonctions. L'un des employés rentre au bureau avant midi et y reste jusqu'à ce qu'il doive se rendre à un rendez-vous dans l'après-midi. C'est dans l'intérêt de l'employé de retourner au bureau pour prendre son repas.	L'allocation est imposable. En choisissant de retourner au bureau pour le déjeuner, l'employé en est le principal bénéficiaire. Toutefois, s'il arrive que l'employé soit légitimement absent du bureau pendant sa pause repas-normale, l'allocation pour ces jours peut être exclue de son revenu.

   Situation où l'allocation est imposable

   Si l'allocation que vous fournissez à votre employé pour ses frais de déplacement ne remplit pas toutes les conditions mentionnées ci-dessus, le montant total est imposable.

   Situation : Votre employé est envoyé en voyage d'affaires

   Situation non imposable

   Selon la politique administrative de l'ARC, si vous fournissez une allocation ou un remboursement pour des frais de déplacement pour un voyage d'affaires effectué par votre employé et que les frais sont des frais de déplacement liés à son emploi, l'allocation ou le remboursement n'est pas imposable si toutes les conditions suivantes sont remplies :

   • Le montant des frais de déplacement est raisonnable (étape 3).
   • Vous avez besoin de la présence de l'employé lors du voyage d'affaires pour atteindre les objectifs professionnels du voyage et il s'agit de l'objectif principal du voyage.
   • Votre employé consacre plus de 50 % de son temps à des activités liées à son emploi.

   Situation imposable

   Si l'allocation ou le remboursement que vous fournissez à votre employé pour ses frais de déplacement ne remplit pas toutes les conditions mentionnées ci-dessus, l'allocation ou le remboursement est imposable.

   Si votre employé est tenu d'effectuer des tâches professionnelles dans le cadre du voyage, le montant inclus dans le revenu de votre employé peut être réduit pour toute activité liée à l'emploi.

   Par exemple, lorsqu'un voyage d'affaires est prolongé par votre employé, seul le montant lié à la prolongation du voyage est imposable.

   Situation : Vous remboursez les frais de déplacement de l'époux ou conjoint de fait de votre employé lors d'un voyage d'affaires effectué par votre employé

   Situation où le remboursement est non imposable

   Selon la politique administrative de l'ARC, si vous remboursez les frais de déplacement de l'époux ou conjoint de fait de votre employé, le remboursement n'est pas imposable si toutes les conditions suivantes sont remplies :

   • Le montant des frais de déplacement payés pour le conjoint est raisonnable.
   • Vous avez demandé à l'époux ou conjoint de fait d'être présent lors du voyage d'affaires.
   • L'époux ou conjoint de fait était principalement engagé dans des activités liées à l'entreprise.

   Situation où le remboursement est imposable

   Si le remboursement que vous fournissez à votre employé pour les frais de déplacement de son époux ou conjoint de fait ne remplit pas toutes les conditions mentionnées ci-dessus, le remboursement est généralement imposable pour l'employé.

   •  Si l'allocation ou le remboursement n'est pas imposable, vous n'avez pas besoin de faire de calculs.

     Ne passez pas à l'étape suivante.

   •  Si l'allocation ou le remboursement est imposable, passez à : Étape 5 - Calculer la valeur à inclure dans le feuillet T4.

5. Calculer la valeur à inclure dans le feuillet T4.

   Si l'allocation ou le remboursement est imposable, la valeur est égale à :

   • Valeur totale de l'allocation ou du remboursement que votre employé a reçu ou dont il a bénéficié
   • moins Tout montant que votre employé vous a remboursée 
      
   • égale Valeur à inclure dans le feuillet T4 à la case 14 et au code 40 

   Les montants doivent être inclus dans la période de paie au cours de laquelle ils ont été reçus ou bénéficiés.

   Exemple 1 - Sans calcul 

   Un employeur a versé une allocation de 4 000 $ à son employé pour ses frais de déplacement. L'employé est envoyé à Toronto en Ontario pendant 9 jours pour rencontrer des partenaires clés. Il doit être présent tous les jours et dispose de temps libre pour visiter Toronto à ses propres frais. Le billet d'avion de l'employé s'élève à 1 300 $. Les frais d'hôtel s'élèvent à 300 $ par nuit pour 9 nuits, soit un total de 2 700 $.

   L'allocation versée par l'employeur n'est pas imposable car, il s'agit d'allocations de déplacement dans le cadre des fonctions de la charge ou de l'emploi de l'employé.

    Vous n'avez pas besoin de faire de calcul

   Exemple 2 - Avec calcul 

   Un employeur a versé une allocation de 5 200 $ à son employé pour ses frais de déplacement. L'employé est envoyé à Niagara Falls en Ontario pendant 9 jours pour rencontrer des partenaires clés. L'employé a demandé à rester quatre nuits supplémentaires après la fin des réunions et l'employeur l'a autorisé à le faire. Les jours supplémentaires n'ont pas entraîné d'augmentation du coût des vols, mais quatre nuits d'hébergement supplémentaires. La présence est requise tous les jours, avec du temps libre pour visiter les chutes du Niagara à ses propres frais. Le billet d'avion pour l'employé s'élève à 1 300 $. Le coût de l'hôtel est de 300 $ par nuit pour 13 nuits, soit un total de 3 900 $.

   • 5 200 $ est la valeur totale des allocations de déplacement 
   • moins 4 000 $ (2 700 $ pour 9 nuits + 1 300 $ pour le billet d'avion) est le montant de l'allocation de déplacement qui n'est pas imposable
      
   • égale La valeur de l'allocation est de 1 200 $ (quatres nuits)
   • moins 0 $ parce que l'employé ne rembourse pas l'employeur
      
   • égale 1 200 $ est la valeur de l'allocation à inclure dans le feuillet T4 de l'employé
   Exemple 3 - Avec calcul

   Un employeur a versé une allocation de 200 $ par mois (2 400 $ par an) à son employé à temps partiel pour ses frais de déplacement. L'employé est enseignant dans un établissement d'enseignement agréé. L'école est située à 60 kilomètres de son domicile.

   • 2 400 $ est la valeur totale des allocations de déplacement 
   • moins 0 $ parce que l'employé ne rembourse pas l'employeur 
      
   • égale 2 400 $ est la valeur de l'allocation à inclure dans le feuillet T4 de l'employé

6. Déterminer si vous devez remplir le formulaire T2200.

   Si l'allocation a été incluse dans le revenu de votre employé, celui-ci peut être admissible à la déduction des dépenses d'emploi si certaines conditions sont remplies. Vous devez peut-être remplir le formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail.

   C'est la responsabilité de votre employé de demander le remboursement des dépenses dans sa déclaration de revenus et de prestations et de conserver les registres permettant de justifier la demande.

7. Effectuer les retenues sur la paie et verser la TPS/TVH

   Les retenues et les versements exigés dépendent du type de rémunération : en espèces, autres qu'en espèces quasi-espèces.

   Vous devez retenir les déductions suivantes :

   • Avantage autre qu'en espèces et quasi-espèces: Option 1

     Retenir :

     • Impôt sur le revenu
     • RPC
     • AE (ne pas retenir)

     Verser :

     • TPS/TVH dans certaines situations

   • Avantage en espèces

     : Option 2

      

     Retenir :

     • Impôt sur le revenu
     • RPC
     • AE

     Ne pas verser :

     • TPS/TVH (ne pas verser)

   Les montants doivent être inclus dans la période de paie au cours de laquelle ils ont été reçus ou bénéficiés.

    Apprenez comment calculer les retenues et la TPS/TVH à verser sur les avantages : Comment calculer – Calculer les retenues sur la paie et les cotisations.

8. Déclarer l'avantage dans un feuillet

   Si l'avantage est imposable, vous devez déclarer les montants suivants dans le feuillet T4 :

   • Avantage autre qu'en espèces et quasi-espèces: Option 1

     Déclarer :

     • Case 14 – Revenus d'emploi
     • Case 26 – Gains ouvrant droit à pension RPC/RRQ
     • Code 40 – Autres renseignements

   • Avantage en espèces

     : Option 2

      

     Déclarer :

     • Case 14 – Revenus d'emploi
     • Case 24 – Gains assurables d'AE
     • Case 26 – Gains ouvrant droit à pension RPC/RRQ
     • Code 40 – Autres renseignements 

    Apprenez comment déclarer l'avantage dans un feuillet : Remplir les feuillets et les sommaires – Déclarations de renseignements (feuillets et sommaires).

Références

Lois et mesures législatives